บริหารต้นทุนให้ดี โรงแรมก็รอด

วันนี้มาคุยเรื่องต้นทุนในการบริหารจัดการโรงแรมกันอีกสักครั้งว่า การทำโรงแรมที่พักขนาดเล็กนั้น อย่าคิดว่าต้นทุนไม่สำคัญ หรือคิดว่าไม่เป็นไร นิดนิด หน่อยหน่อย ตัวเลขทีละเล็กทีละน้อยนี่แหละ เมื่อรวมกันไปหลายๆเดือน นอกจากจะเพิ่มพูนขึ้นแล้ว ยังจะกลายเป็นปัญหาสะสมที่จะแก้ไขได้ยากขึ้นหากปล่อยไว้นาน

ค่อยๆ ตามกันไปทีละขั้น ทีละตอน จะไม่งงนะคะ

มาเริ่มจากการแยกแยะก่อนว่าต้นทุนในการบริหารจัดการมีอะไรบ้าง

โดยทั่วไปก็จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่

ต้นทุนคงที่ (Fixed Cost – FC) หรือค่าใช้จ่ายประจำ คือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำเดือนในจำนวนเท่ากันทุกเดือน ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือเปลี่ยนแปลงน้อยมาก เมื่ออัตราเข้าพักเปลี่ยนแปลง ที่เห็นชัดเจนและเป็นตัวเลขที่มีสัดส่วนมากที่สุดในค่าใช้จ่ายก็ได้แก่
- เงินเดือนค่าจ้างพนักงาน ไม่ว่าโรงแรมจะมีอัตราการเข้าพัก (Occupancy Rate) มากหรือน้อย โรงแรมก็ต้องจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานทุกคนประจำเดือน
- ค่าประกันภัยต่างๆ
- ค่าสัญญาญอินเตอร์เน็ตรายเดือน
- ค่าเคเบิ้ลทีวี
- ค่าจ้างทำบัญชี กรณีจ้างบริษัทบัญชีภายนอกเป็นผู้ปิดบัญชีประจำเดือน
- ค่าดูแลทำความสะอาดสระว่ายน้ำ หรือดูแลต้นไม้ จัดสวน กรณีที่จ้างผู้ให้บริการภายนอก
- ค่าบริหารโรงแรม กรณีจ้างบริษัทบริหารจัดการโรงแรม
- เงินต้นและดอกเบี้ย กรณีที่กู้ยืมเงินมาสร้างโรงแรม ก็ย่อมมีภาระในการผ่อนชำระต่อเดือน มีลูกค้าไม่มีลูกค้า ก็ต้องผ่อนชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกับสถาบันการเงิน
ต้นทุนผันแปร (Variable Cost – VC) คือค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นหรือลดลงตามจำนวนลูกค้า หรืออัตราการเข้าพักในแต่ละเดือน ได้แก่อะไรบ้าง ลองมาดูกัน
- ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า อันที่จริงเรียกได้ว่า 50% ของค่าใช้จ่ายในหมวดนี้ค่อนข้างจะคงที่เพราะไม่ว่าจะมีลูกค้าหรือไม่มีลูกค้า เราก็ต้องใช้ไฟฟ้าทั้งในส่วนหลังบ้าน (Back-of-the-House) พื้นที่ส่วนกลาง บริเวณสวน และเมื่อมีลูกค้าเข้าพักก็จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตามจำนวนห้องพักที่มีการใช้งาน
- ค่าอาหารเช้าของแต่ละห้อง และค่าอาหาร/เครื่องดื่มอื่นๆ
- ค่าซักผ้าประเภทต่างๆ เมื่อเปิดห้องใช้แล้ว รายการผ้าทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นผ้าเช็ดตัว เช็ดหน้า เช็ดผม เช็ดเท้า รวมไปถึงผ้าปูที่นอน ปลอกหมอน ผ้ารอง ฯลฯ ต้องถูกส่งไปซัก
- สิ่งของเครื่องใช้ในห้องพัก เช่น กระดาษทิชชู แชมพู สบู่ เจลอาบน้ำ สำลีเช็ดหู ฯลฯ แล้วแต่ที่โรงแรมจัดให้ แม้กระทั่งถุงขยะที่ใส่ขยะในห้องพัก ก็อย่าลืมนับเป็นส่วนของใช้สิ้นเปลืองด้วยเช่นกัน
- ค่าน้ำยาทำความสะอาดประเภทต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นพื้น ผนัง กระจก

จะเห็นว่าในแต่ละเดือนโรงแรมไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินทั้งที่เป็นต้นทุนคงที่หรือค่าใช้จ่ายประจำและต้นทุนที่แปรผันตามจำนวนที่เข้าพัก

ถ้าเราสมมติว่า ค่าใช้จ่ายประจำมีสัดส่วน 70% และ ค่าใช้จ่ายผันแปร 30% แปลว่าทุกๆ 100 บาทที่เป็นค่าใช้จ่ายประจำเดือน จะเป็น FC = 70 บาท และ VC = 30 บาท

สมมติโรงแรมมี 35 ห้อง มีอัตราการเข้าพักเฉลี่ย 50%  มีพนักงาน 15 คน ขายราคาห้องคืน ละ 1,500 บาท ถ้าโรงแรมนี้มีค่าใช้จ่ายประจำเดือนละ 350,000 บาท เท่ากับว่ามี FC ต่อ ห้องเท่ากับ 333 บาทต่อห้องต่อคืน (350,000 / 35 ห้อง / 30 วัน) ส่วน VC เฉลี่ยต่อห้องต่อคืนเท่ากับ 143 บาท

จำนวนห้องพักที่ขายได้ใน 1 เดือน = 35 x 30 วัน x 50%   เท่ากับ 525 คืน          (Room Night)

รายได้จากการขายห้องพัก = 525 x 1,500  เท่ากับ 787,500 บาท

ค่าใช้จ่ายผันแปร (VC) = 525 x 143      เท่ากับ  75,075 บาท

รายรับเบื้องต้น (Gross Margin)        เท่ากับ  712,425 บาท

หัก ค่าใช้จ่ายประจำ                         350,000 บาท  

กำไร                                    362,425 บาท

แล้วต้นทุน VC หมายความว่าอย่างไร ?

หมายความว่า ถ้าเราขายห้องพักในราคา 1,500 บาทและมีต้นทุน VC ที่ 143 บาท เท่ากับว่า ทุกๆห้องพักที่ขายได้จะมีรายได้ 1,357 บาท (1,500 – 143) กระจายไปช่วยในส่วนต้นทุนคงที่ (FC)

นั่นหมายความว่า ถ้าเราขายห้องพักเพิ่มขึ้นได้อีก 1 ห้อง เราจะมีรายรับเพิ่มขึ้น 1,357 บาท ดูเหมือนเป็นตัวเลขที่ไม่มากเมื่อเทียบเป็นสัดส่วนของกำไร แต่ถ้าเราสามารถทำอัตราการเข้าพักได้เพิ่มขึ้น ซัก 5% เท่ากับว่าจำนวน Room Night ต่อเดือนที่ขายได้จะเพิ่มขึ้นเป็น 577 Room Night ( 35 x 30 x 55%) หรือเพิ่มขึ้น 52 คืน

ลองมาคูณกับ 1,357 จะได้เท่ากับ 70,564 บาท (52 x 1,357) หรือจะทำให้กำไรเพิ่มขึ้นถึง 19.5% ทีเดียว

เพราะฉนั้น ยิ่งคุณสามารถควบคุม VC ให้อยู่ในอัตราที่ต่ำได้มากเท่าไหร่ ทุกๆห้องพักที่คุณขายได้ ก็จะมีรายได้ไปช่วยในส่วนค่าใช้จ่ายประจำมากขึ้น ในขณะเดียวกัน คุณก็ต้องไปทบทวนในส่วนค่าใช้จ่ายประจำว่ามีอะไรที่สามารถปรับลดได้บ้าง ที่แน่ๆ ในส่วนของค่าไฟฟ้าที่ครึ่งหนึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างจะคงที่ การเลือกสรรอุปกรณ์ประหยัดพลังงาน หรือการลงทุนในพลังงานสีเขียว พลังงานทางเลือก การกำหนดเวลาเปิด/ ปิดไฟส่องสว่างและเครื่องปรับอากาศ สิ่งเหล่านี้ล้วนจะช่วยให้คุณมีกำไรเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน

ว่าแต่ว่า วันนี้คุณทราบหรือยังว่า FC และ VC ของโรงแรมคุณมีสัดส่วนอย่างไร และจำนวนเท่าไหร่ในแต่ละเดือน…….ถ้ายัง ลองหยิบกระดาษ และนำรายงานประจำเดือนที่ผ่านมามานั่งดูกันได้เลยค่ะ