ไม่ว่าโรงแรมจะขนาดเล็ก ขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ เมื่อมีสื่อติดต่อมาเจ้าของโรงแรมมักดีใจที่มีสื่อให้ความสนใจ สื่อในที่นี้ ไม่ได้จำกัดเฉพาะสื่อทางทีวี แต่หมายความรวมไปถึงสื่อออนไลน์ทุกประเภท ทุกกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นบล๊อกเกอร์ หรือผู้ที่อยากจะเป็นบล๊อกเกอร์ทั้งไทยและต่างชาติ แม๊กกาซีนออนไลน์ว่าด้วยการท่องเที่ยว ชวนท่องเที่ยว เพจท่องเที่ยวทั้งหลาย และแม๊กกาซีนแบบเป็นเล่มๆ ที่เน้นการท่องเที่ยว หรือการออกแบบชมบ้าน ชมสวน ตกแต่งภายใน เราหมายรวมหมดทุกประภทค่ะ

เมื่อเจ้าของดีใจมาก บางครั้งก็อาจจะลืม หรือพลาดในรายละเอียดบางจุดและเมื่อสื่อเหล่านั้นเผยแพร่ภาพและข้อความออกไปแล้วก็ไม่อาจแก้ไขได้ หรือแก้ไขได้บ้างแต่ก็เพียงบรรเทาเหตุได้เพียงเล็กน้อย

วันนี้เลยจะมาแบ่งปันข้อควรระวังเมื่อโรงแรมได้รับการติดต่อจากสื่อต่างๆ เราควรจะทำอะไรบ้าง

1. ขอรายละเอียดให้ครบถ้วน

รายละเอียดอะไรบ้างที่ควรจะขอ โดยทั่วไป “สื่อที่ดี” ก็จะมีการทำหนังสือ หรือเขียนอีเมล์ติดต่อเข้ามายังโรงแรมพร้อมแจ้งวัตถุประสงค์ และระบุความต้องการว่าต้องการมาถ่ายทำอะไร รายการอะไร คอนเซ็ปต์รายการเป็นอย่างไร ทำไมถึงสนใจโรงแรมเรา กลุ่มผู้ชมหรือผู้อ่านประมาณไหน

นอกจากนี้สื่อก็จะแจ้งวันและเวลาที่ต้องการจะเข้ามาถ่ายทำ มีทีมงานกี่คน พิธีกรเป็นใคร ต้องการให้ทางโรงแรมช่วยเตรียมอะไรเพื่อเข้าฉากบ้าง หรือหากต้องการสัมภาษณ์ผู้บริหารหรือเจ้าของโรงแรม อยากให้พูดให้ประเด็นไหนบ้าง หรือมีคำถามคร่าวๆมาให้เพื่อให้ทางโรงแรมได้เตรียมตัว หรือหากโรงแรมมีเอกสารเบื้องต้นเกี่ยวกับโรงแรมก็สามารถส่งกลับไปให้เป็นข้อมูลเบื้องต้นได้

หากวันและเวลาไม่สะดวกสำหรับทางโรงแรม เราก็สามารถเจรจาขอเลื่อนหรือปรับวันได้ หากทีมงานสื่อสามารถปรับเปลี่ยนได้ ส่วนใหญ่ก็จะปรับตามวันและเวลาที่โรงแรมสะดวก ดังนั้น โรงแรมควรพิจารณาเลือกวันและเวลาให้ดีๆ ที่ไม่รบกวนลูกค้ามาจนเกินไป และพนักงานของเราจะไม่วิ่งวุ่นจนเกินไปเช่นกัน

แต่ถ้าโรงแรมไปเจอ “สื่อที่ไม่ดี” กลุ่มนี้เขามักจะไม่มีรายละเอียดอะไรให้เลย พูดแค่สั้นๆว่า “ก็มาถ่ายรูปโรงแรม ถ่ายห้องพัก แล้วก็อาหารตามที่โรงแรมอยากนำเสนอค่ะ ใช้เวลาไม่นานหรอกค่ะ ” แบบนี้เป็นต้น สอบถามอะไรก็มักจะไม่ได้ความ ถามกลุ่มผู้ชม ผู้อ่าน อาจจะไม่ตอบ หรือตอบวนๆกว้างๆ ถ้าเจอประมาณนี้ก็ขอให้พิจารณาให้ดี

    2. ศึกษากลุ่มลูกค้าของสื่อ

ฐานลูกค้าหรือผู้ชมรายการของสื่อเป็นกลุ่มไหน ใช่กลุ่มที่จะสนใจโรงแรมของคุณหรือเปล่า หรือคนละประเภทกันเลย ห่างไกลกันพอสมควร เช่น โรงแรมคุณเหมาะสำหรับคู่รักฮันนีมูน แต่รายการในภาพรวมจะเน้นกินเที่ยวเล่นในกลุ่มวัยรุ่น วัยเรียน อันนี้อาจจะจับคู่กันลำบาก และอาจทำให้การนำเสนอภาพลักษณ์ของโรงแรมคุณเพี้ยนไปจากสิ่งที่ควรจะเป็น

หากโรงแรมคุณเน้นความสงบ อยู่กับธรรมชาติ ไม่อึกทึกโครมครามหรือมานั่งตั้งวงดื่มและร้องเพลงกัน กรณีนี้ควรพิจารณาเลือกสื่อให้ดี โรงแรมอย่าไปมุ่งแต่จำนวนผู้ชม จำนวนผู้ติดตาม ถ้าฐานคนดูไม่ใช่สิ่งที่เหมาะสมกับโรงแรมของคุณ ก็ควร “ปฎิเสธ” ไป

   3. เจรจาต่อรอง

เจรจาต่อรองในที่นี้หมายถึง โรงแรมได้รับการติดต่อขอใช้พื้นที่ในการถ่ายทำโฆษณา ถ่ายแบบ หรือทำหนังสั้นอะไรก็แล้วแต่ กรณีนี้จะมีค่าใช้จ่ายในการใช้สถานที่ ซึ่งโรงแรมควรกำหนดค่าเช่าพื้นที่ในการถ่ายทำไว้เป็นมาตรฐาน บริษัทที่รับผลิตสื่อเหล่านี้ บางครั้งจะ(แอบ)เข้ามาดูสถานที่ก่อน แล้วจึงค่อยติดต่อมา หรือบางบริษัทก็มีการโทร.นัดหมายล่วงหน้าด้วยความสุภาพว่าจะขอเข้ามาดูโลเคชั่นเพื่อถ่ายโฆษณา เราก็สามารถสอบถามข้อมูลตามข้อ  1 เพื่อให้เข้าใจว่าจะมาถ่ายอะไร ละเมิดต่อศีลธรรมอันดีงามของประเทศไทยหรือไม่อย่างไร ถ้าเห็นว่าไม่ดี ก็ให้รีบ “ปฏิเสธ” ไปได้เลย อย่าลังเลใจ

บริษัทที่รับผลิตรายการเหล่านี้ แน่นอนว่าเขาจะต้องมีงบประมาณที่ใช้ในการถ่ายทำอยู่แล้ว แต่เขามักจะบอกเราว่า “ผมมีงบน้อยจริงๆ งานนี้มีแค่…..บาทเองครับ” คือไม่ต้องสนใจตรงนี้ การตั้งราคาค่าใช้จ่ายในการใช้สถานที่ คือการตั้งราคาค่าเสียโอกาสของพื้นที่ของโรงแรมคุณ เพราะฉะนั้นตั้งราคาได้ ไม่ผิดกติกาอย่างไรค่ะ ยกเว้นในกรณีที่คุณเห็นว่า อาจจะเป็นโอกาสในการช่วยประชาสัมพันธ์โรงแรมของคุณ เนื่องจากกลุ่มผู้ชมรายการเป็นกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของคุณ คุณก็สามารถพิจารณาส่วนลด หรือลดราคาในการใช้สถานที่ได้

ข้อสำคัญ คือ ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจว่าให้ถ่ายทำหรือไม่ให้ถ่ายทำขอให้เป็นที่สุด ถ้าเจ้าของโรงแรมมอบหมายให้ทีมการตลาดมีหน้าที่ ก็ให้อำนาจเต็มที่ แต่ไม่ใช่พอทางทีมการตลาดหรือทีมขายเสนอราคาไปแล้ว เจ้าของโรงแรมกลับมาบอกว่า “ทำไมคิดราคาแค่นี้” หรือ “ทำไมคิดเขาแพงจัง”  เรื่องนี้ประเด็นอยู่ที่กลุ่มลูกค้าของทั้งสองฝ่ายและโอกาสทางธุรกิจในการประชาสัมพันธ์

4. ขอดูงานก่อนพิมพ์หรือออกอากาศ

โดยมารยาทแล้ว สำหรับสื่อสิ่งพิมพ์เมื่อเขียนบทความเสร็จเรียบร้อยจะส่งร่างที่จะตีพิมพ์มาให้โรงแรมพิจารณาอีกครั้ง เผื่อมีข้อผิดพลาด เช่น ใช้โลโก้ไม่ถูกต้อง หรืออธิบายคอนเซ็ปต์โรงแรมไม่ถูกต้อง เรียกชื่อห้องผิด สะกดผิด ทางโรงแรมก็สามารถท้วงติงไปได้  ทั้งนี้การท้วงติง ไม่ได้เป็นการไปเปลี่ยนสไตล์การเขียนของผู้เขียนแต่อย่างใด เราแค่ให้ข้อมูลที่ถูกต้องไปนำไปแก้ไขเท่านั้น

เรื่องขออ่านปรู๊ฟนั้นเป็นเรื่องปกตินะคะ ถ้าสื่อสิ่งพิมพ์ไหนไม่ให้อ่านสิคะ ผิดปกติ หรือมีอะไรไม่ชอบมาพากล หรือกลัวว่าจะต้องกลับไปแก้ไขงานอีก

ส่วนพวกรายการทีวี หรือผู้ผลิตรายการทั้งหลาย กรณีนี้อาจจะลำบากในการขอดูภาพที่ได้ถ่ายทำไป แต่ทางโรงแรมก็สามารถย้ำเตือนในประเด็นต่างๆที่ถือว่าเป็นสาระสำคัญเกี่ยวกับโรงแรมไปได้เช่นกัน

รายการที่ดีมีคุณภาพ จะมีความรอบคอบและพิถีพิถันในการนำเสนอภาพและคำพูด รวมถึงตัวอักษรประกอบเสมอ ส่วนรายการที่ไม่มีคุณภาพ ต่อให้มีชื่อเสียงมากขนาดไหน มีดาราชื่อดังเป็นพิธีกรขนาดไหน ก็ยังคงไม่มีคุณภาพ เพราะฉะนั้นอย่าไปหลงติดกับภาพลักษณ์เหล่านี้ ขอให้ย้อนกลับไปที่ข้อที่ 1 เสมอ คนที่ประสานงานติดต่อ ถ้าพูดจาไม่รู้เรื่อง อธิบายอะไรไม่ได้ ขอให้ตั้งเป็นข้อสังเกตไว้ก่อนเลยว่า ปัญหาอาจจะตามมา

อย่าปล่อยให้เกิดกรณีถึงขั้นเรียกชื่อห้องพัก ยังเรียกไม่ถูก แถมยังสะกดชื่อภาษาอังกฤษไม่ถูกอีกต่างหาก ทั้งที่พิธีกรในรายการและทีมงานก็มีประสบการ์ณในระดับที่เราไม่คิดว่าจะผิดพลาดได้ เช่น ห้องสวีท (Suite) อ่านว่า สะ-หวีด นะคะ แต่เขียนคำบรรยายใต้ภาพห้องพักว่าเป็นห้อง “Sweet” แบบนี้ ให้อภัยกันไม่ได้เด็ดขาดค่ะ

ขอให้พิจารณาทุกข้อข้างต้นให้ดี และถี่ถ้วน เพื่อป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นต่อภาพลักษณ์และชื่อเสียงของโรงแรม และยิ่งปัจจุบันทุกคนเน้นแต่ความรวดเร็วในการนำเสนอเพื่อแข่งกับเวลา ดังนั้น โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ง่ายมาก

ในทางกลับกัน “สื่อ” ทั้งหลายก็ควรเพิ่มความรอบคอบในการทำงานด้วยเช่นกัน (หากมีสื่อหรือผู้ผลิตรายการได้อ่านบทความนี้) อยากให้นึกว่าหากเป็นธุรกิจของตัวเองและมีคนมากระทำเช่นนี้กับคุณ คุณจะรู้สึกอย่างไร เมื่อมีการเผยแพร่ไปแล้ว ย่อมยากที่จะเยียวยาสำหรับผู้ประกอบการโรงแรม คือ อย่าไปติดกับภาพลักษณ์ความมีชื่อเสียงภายนอก ขอให้กลับมาพิจารณาจากข้อเท็จจริงในเรื่องภาพลักษณ์และกลุ่มลูกค้าเป้าหมายเป็นสำคัญ และหากมีพวกสื่อ ดารา หรือผู้มีชื่อเสียงต่างๆมาร้องขอราคาห้องพักในราคาพิเศษ ไปจนถึงขอพักฟรี แลกกับนั่น นี่ นู่น ก็ขอให้ปฏิเสธไป คนกลุ่มนี้มักทำนิสัยเช่นนี้จนคิดว่าเป็นเรื่องปกติ ทั้งที่จริงๆ ไม่ใช่เรื่องปกติ  เราควรจะช่วยกันรณรงค์ไม่ต้อนรับการกระทำเช่นนี้ในสังคมเราจะดีกว่าค่ะ  ดาราหรือคนมีชื่อเสียงที่นิสัยดี เขาไม่เคยขอส่วนลด หรือราคาพิเศษค่ะ เพราะเขาตั้งใจมาพัก มาเป็นลูกค้า ส่วนโรงแรมจะให้ราคาพิเศษเพราะชื่นชอบเป็นการส่วนตัว อันนั้นก็ไม่ว่ากันค่ะสุดท้าย สำหรับโรงแรมใหม่ ร้านอาหารใหม่ การให้สัมภาษณ์ของผู้ออกแบบ สถาปนิก หรือผู้ตกแต่งภายในเกี่ยวกับโครงการนั้น ควรทำความเข้าใจในเชิงการตลาด การสื่อสารการตลาดให้ตรงกัน เพราะหากผู้ออกแบบสื่อสารผิด จะส่งผลต่อกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของโรงแรมได้เช่นกัน ยิ่งผู้ออกแบบมีชื่อเสียงมากเท่าไหร่ ความมั่นใจในตัวเองก็ยิ่งมีมากเป็นเท่าตัว  เช่น “ก็ออกแบบเองกับมือ ทำไมจะไม่รู้ว่าเป็นอย่างไร อธิบายได้อยู่แล้ว” ก็ไม่ผิด ถ้าคุณให้สัมภาษณ์แต่ในด้านการออกแบบ ที่ไม่กระทบต่อการสื่อสารทางการตลาด บางราย สร้างปัญหาให้กับโครงการมาก ทำให้ทีมการตลาดต้องมานั่งแก้ภาพลักษณ์ แก้ปัญหาเรื่องการรับรู้ที่ถูกต้องใหม่ ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้เวลาเกี่ยวกับการสร้างการรับรู้ เรียนรู้สิ่งที่ถูกต้องทุกวงการ มีทั้งคนดี และคนไม่ดี เรามาช่วยกันสร้างวิธีปฏิบัติที่ดีมีมารยาทในวงการโรงแรมที่พักของเราให้ดีขึ้นกันเถิดค่ะ