โรงแรมรีสอร์ทที่ปกติทำการตลาดกับต่างประเทศมากกว่า 70% ทีมขายมักจะคุ้นชินกับการเดินทางอยู่ตลอดเวลาเพื่อไปเข้าร่วมงานเจรจาธุรกิจการค้าตามประเทศต่าง ๆ หรือที่เราเรียกว่า Trade Show คืองานที่เปิดโอกาสให้โรงแรมและทราเวลเอเย่นต์รายใหญ่ รายเล็กมาพบปะเจราจาธุรกิจกัน

รูปแบบงานแตกต่างกันไปแล้วแต่ว่าโรงแรมจะเลือกไปเข้าร่วมงานไหนมีทั้ง Free Appointment / Open Appointment คือโรงแรมทำนัดกับทราเวลเอเย่นต์เองล่วงหน้าและนัดพบกับในงาน หรือ Pre-Appointment system ที่ผู้จัดงานมีระบบการจับคู่นัดหมายให้แต่ละโรงแรม (Seller) และเอเย่นต์ (Buyer) ได้พบกันจากการจับคู่จาก Business Profile ที่ผู้ประกอบการใส่เข้าไปในระบบ

งาน Trade Show ในต่างประเทศมีแทบจะทุกเดือนหากใครเคยเข้าไปดูปฏิทินการจัดงานบนหน้าเว็บไซต์ Thai Travel Mart แต่โรงแรมรีสอร์ทจะเลือกไปงานไหน ก็ควรดูว่างานเหล่านั้นมี Buyers ที่เป็นกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของโรงแรมคุณมาเข้าร่วมหรือเปล่า เช่น รีสอร์ทคุณต้องการเอเย่นต์ที่มาจากฝรั่งเศส ก็ควรพิจารณาว่างานนั้น ๆ มี Buyer จากฝรั่งเศสมาเข้าร่วมบ้างหรือเปล่า ไม่ใช่ “เค้า” บอกว่าทำโรงแรมต้องไปงานนี้ ก็ไปตาม “เค้า” นะคะ

.

.

.

ไม่ได้เดินทางต่างประเทศมาปีกว่า ๆ เนื่องจากโควิด-19 เชื่อว่าทีมขายโรงแรมที่ปกตินับวันที่ทำงานอยู่ในประเทศไทยได้คงจะรู้สึกคิดถึงการเดินทาง ชีวิตการเดินทาง ลากกระเป๋าจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่งเพื่อไปให้ทันนัดหมายที่ทำไว้ หลงทางบ้าง ไม่หลงทางบ้าง เจออุปสรรคการเดินทางบ้าง ต้องตากฝน ลุยน้ำบ้าง ล้วนเป็นความท้าทายและความสนุกในช่วงวัยที่คุณยังมีกำลังวังชาในการเดินทาง

.

.

.

บริหารการเดินทางเพื่อไป Trade Show / Overseas Sales Call ที่ดีควรเตรียมตัวอย่างไร ?

• รีวิวผลการส่งลูกค้าของเอเย่นต์แต่ละรายไปล่วงหน้า
• รีวิวการชำระเงินที่ผ่านมาของเอเย่นต์แต่ละรายไปล่วงหน้า
• ทำราคาสำหรับเอเย่นต์ในระดับต่าง ๆ ไปล่วงหน้า พร้อมทั้งโปรโมชั่นหรือ Offer ต่าง ๆ ที่จะสามารถให้ได้
• จดหัวข้อที่ต้องการจะหารือ ต่อรอง ขอความร่วมมือกับเอเย่นต์แต่ละราย
• ทำตารางนัดหมายการประชุมที่ไม่กระชั้นชิดเกินไปในแต่ละนัด หากต้องมีการเดินทางจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง ควรเผื่อเวลาให้ดี ถ้าเป็นประเทศที่ยังไม่เคยไป ให้เผื่อเวลาให้มาก และศึกษาแผนที่ให้ดีเพื่อกะเวลาให้เหมาะสม
• เผื่อเวลารับประทานอาหารกลางวัน และดื่มน้ำตลอดเวลา
• ไม่แบกสัมภาระที่หนักเกินไปเพราะจะเกิดอันตรายกับหลังได้
• เช็คตัวเครื่องบิน เที่ยวบิน เวลาที่ออกเดินทางให้ดี หากต้องต่อเครื่องที่สนามบินต่าง ๆ ให้เผื่อเวลาการเดินทางในช่วง Transit ให้ดี
• เตรียมยาประจำตัวไปให้พร้อม แต่ต้องไม่ลืมเช็คข้อกำหนดแต่ละประเทศว่าห้ามนำยาประเภทอะไรเข้าประเทศบ้าง เพื่อป้องกันปัญหา
• เปิด Roaming เพื่อใช้กรณีฉุกเฉิน และเตรียมโทรศัพท์สำรองไปอีกครั้ง และซื้อ SIM ในประเทศนั้น ๆ เพื่อใช้งาน
• เคลียร์งานทุกวันระหว่างเดินทาง สรุปให้ได้ว่าวันนี้คุยอะไรกับใครบ้าง ตอบอีเมล์ตามความจำเป็น เช่นต้องการสรุปสิ่งที่คุยกันวันนี้กับเอเย่นต์เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน
• Save file ที่จำเป็นไว้บน Drive ให้เรียบร้อยเพื่อสะดวกในการเรียกใช้งาน
• แลกเงินพอประมาณ และเตรียมบัตรเครดิตที่พร้อมใช้งานเผื่อกรณีจำเป็น

แล้วในช่วงที่เดินทางไม่ได้ ทีมขายโรงแรมจะทำอะไรดี ?

แน่นอนว่าช่วงที่ไม่สามารถเดินทางต่างประเทศเพื่อไปร่วม Trade Show ทุกโรงแรมรีสอร์ทก็ต้องกลับมาเน้นการทำตลาด สร้างยอดการขายจากตลาดในประเทศ … แต่ ๆ ไม่เคยทำเลยที่ผ่านมานี่สิ จะทำอย่างไรดี ….

โรงแรมรีสอร์ทที่ทำแต่ตลาดต่างประเทศมากกว่า 70% ในช่วงเวลาปกติ แทบจะไม่ได้สนใจตลาดในประเทศเลย ทราเวลเอเย่นต์ในประเทศที่ออกไปทำ Sales Call / Sales Visit ก็จะเป็นพวก Inbound Agent คือทราเวลเอเย่นต์ที่พานักท่องเที่ยวต่างชาติเข้ามาท่องเที่ยวในประเทศไทย โดยให้บริการดูแลตลอดการเดินทางตั้งแต่ทำตั๋วเครื่องบิน จองที่พัก จัดโปรแกรมทัวร์ระหว่างที่พักตามจังหวัดต่าง ๆ แวะเยี่ยมเยียนลูกค้าระหว่างเข้าพักเพื่อช่วยเหลือประสานงานเรื่องต่าง ๆ ให้ลูกค้าต่างชาติ

นอกจากกลุ่มนี้ก็ไม่ได้มีกิจกรรมอะไรกับลูกค้าคนไทยโดยตรงมากนัก ดังนั้นช่วงโควิด-19 ที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบันทุกโรงแรมจึงมีการปรับตัวขนาดใหญ่ในการใช้ดิจิทัลมาร์เก็ตติ้งทุกช่องทางในการเข้าถึงลูกค้าคนไทยให้มากที่สุด ซึ่งการเข้าถึงกลุ่มลูกค้าคนไทยนั้นอาจมีบางส่วนที่อาจเข้าไปเกี่ยวข้องกับ Retail Travel Agent หรือทราเวลเอเย่นต์ขนาดเล็กในประเทศที่ปกติโรงแรมอาจไม่ได้ให้ความสำคัญที่ผ่านมา

เอเย่นต์ขนาดเล็ก หรือผู้ประกอบการนำเที่ยวขนาดเล็กที่เติบโตมาจากการเป็นมัคคุเทศก์นำเที่ยวชาวต่างชาติมาก่อน มีบางส่วนที่ผันตัวมาเป็นคนจัดทริปเล็ก ๆ ให้กับลูกค้าทั้งไทยและเทศเพื่อไปเที่ยวตามจังหวัดชายทะเลต่าง ๆ เช่น กลุ่มครอบครัวพ่อแม่ลูก 5 คนต้องการไปเที่ยวทะเล นั่งเรือเที่ยวตามเกาะต่าง ๆ รับประทานอาหารทะเล และอาหารขึ้นชื่อในจังหวัด คนนำเที่ยวเหล่านี้ก็จะจัดการให้ตามความต้องการของลูกค้าที่ไม่ต้องการทำทุกอย่างด้วยตัวเองเนื่องจากไม่มีเวลา

ในช่วงเวลาปกติ โรงแรมรีสอร์ทขนาดใหญ่จะไม่มีการทำสัญญา (Contract) ให้ในแบบที่ทำกับทราเวลเอเย่นต์ในต่างประเทศเพราะไม่เชื่อว่าเอเย่นต์รายเล็กเหล่านี้จะสามารถส่งลูกค้าให้โรงแรมได้ หรือไม่เชื่อมั่นในสถานะการเงิน กลัวจองแล้วไม่จ่ายเงิน หรือรับเงินลูกค้ามาแล้วไม่จ่ายให้โรงแรม หรือถ้าให้ราคาสุทธิ (Net Rate) ไปแล้วเอเย่นต์จะไปบวกเกินกว่าที่ควรจะเป็น สิ่งเหล่านี้ทำให้โรงแรมรีสอร์ทจึงไม่ออกสัญญารายปีให้

.

.

ในกรณีเหล่านี้โรงแรมรีสอร์ทสามารถบริหารความเสี่ยง ความไม่มั่นใจได้หลายกรณี โดยปฏิบัติดังนี้

• การเปิดให้รายเล็กมาช่วยขายห้องพักเป็นการเพิ่มช่องทางการขาย การเข้าถึงลูกค้า
• โรงแรมสามารถตรวจสอบประวัติที่ผ่านมาได้โดยออกแบบสอบถามเบื้องต้นให้เอเย่นต์รายเล็กเหล่านั้นกรอกข้อมูล แล้วจึงพิจารณาอีกครั้ง หรือขอดู Profile ลูกค้าที่ผ่านมาว่าเป็นกลุ่มลูกค้าแบบไหน
• การออก Contract สามารถทำในระยะสั้นเพื่อทดลองการทำงานระหว่างกันได้ เช่น ปกติเคยออก Contract แบบ 1 Nov – 31 Oct ก็อาจจะแบ่งช่วงเวลาเป็น 6 เดือนก็ได้ หรือทำเป็น Promotional Rate ให้ช่วยขายระยะสั้น ก็สามารถทำได้เช่นกัน
• เรียก Full Prepayment ก่อนส่งลูกค้าเข้าพักเพื่อป้องกันการเบี้ยวไม่ชำระเงิน
• ดู Social Media Profile เพื่อพิจารณาในเรื่องการเข้าถึงลูกค้า การสื่อสารกับลูกค้า และที่สำคัญถ้ายังมีตัวตน มักจะมีการ post ข้อความอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง

.

.

.

ประเด็นสุดท้ายที่อยากแนะนำในส่วนเอเย่นต์ต่างประเทศ คือ ถึงแม้จะไม่ได้เดินทาง แต่เทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้เราสื่อสารกับทั่วโลกได้ตลอดเวลา ดังนั้นการส่งข้อความอัพเดทสถานการณ์ต่าง ๆ การสอบถามสารทุกข์สุกดิบของคู่ค้า ไม่ว่าจะทางอีเมล์ หรือนัด zoom กันเป็นครั้งคราว ยังสามารถทำได้เสมอนะคะ