เรื่องเตรียมตัวเปิดโรงแรม(อีกครั้ง) เรามานำเสนอกันค่อนข้างบ่อยครั้ง เนื่องจากสำหรับโรงแรมที่พักขนาดเล็กถึงขนาดกลางแล้วยังคงมีประเด็นที่บางแห่งอาจต้องการความช่วยเหลือเพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีอะไรตกหล่น และพร้อมอย่างเต็มที่เมื่อเปิดให้บริการ

สำหรับเจ้าของโรงแรมที่พักขนาดเล็กภายใต้ภาวะปัจจุบันนั้นการใช้จ่ายอย่างประหยัดเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญมากขึ้นกว่าที่ผ่านมา ใครที่เคยใช้จ่ายอย่างเต็มที่ อยากแต่งห้องแบบไหน ก็จัดไป อยากซื้ออะไรก็ซื้อ ตามประสาที่พักจำนวนห้องน้อยจึงไม่ค่อยได้ระวังมากนัก แต่ในยุคปัจจุบันไม่ว่าจะใช้จ่ายอะไรควรเพิ่มความระมัดระวังมากขึ้น และควรมีการจดบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างเป็นระบบพร้อมทั้งการทำบัญชีทรัพย์สินแยกประเภท แยกหมวดหมู่ให้ชัดเจน และที่สำคัญคือ การตั้งงบประมาณ (Operating Budget) ที่จะเป็นตัวช่วยในการกำกับการบริหารโรงแรมต่อไป

เจ้าของโรงแรมที่พักขนาดเล็กที่มักสอบถามเข้ามาทาง #thethinkwise เราจึงมักให้คำแนะนำว่า การที่จะว่าจ้างที่ปรึกษามาเพื่อช่วยในการเตรียมเปิดโรงแรมนั้นเป็นเรื่องที่ทำได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงบประมาณของทางโรงแรม

ลองมาพิจารณาทางเลือกกันค่ะว่ามีอะไรบ้าง

1. ว่าจ้างที่ปรึกษามาช่วยในการเตรียมเปิด

ข้อดี

– มีผู้เชี่ยวชาญมาช่วยในประเด็นต่างๆที่เป็นรายละเอียดในส่วนของ Hotel Operation ที่บางครั้งเจ้าของโรงแรมอาจยังขาดประสบการณ์ในส่วนนี้ทำให้มองข้ามประเด็นต่าง ๆ ที่จำเป็นไป

– มีการทำงานอย่างเป็นระบบ มองภาพรวม และความเชื่อมโยงของแต่ละแผนกซึ่งจะช่วยให้การเรียงลำดับงานตามความสำคัญ ความเร่งด่วนได้อย่างแม่นยำ

ข้อควรระวัง

– ควรพิจารณาคัดเลือกผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการเตรียมเปิดโรงแรม (Pre-opening) อย่างชัดเจน ไม่ใช่เคยบริหารหรือทำงานในโรงแรมที่เปิดให้บริการแล้ว เพราะเรื่องการเตรียมเปิดเป็นเรื่องที่มีเนื้อหาการทำงานแตกต่างจากการทำงานในโรงแรมที่เปิดให้บริการแล้วอย่างสิ้นเชิง

– การบรีฟคอนเซ็ปต์โรงแรมที่ชัดเจนให้กับทีมที่ปรึกษาและให้ออกแบบการทำงานให้เข้ากับคอนเซ็ปท์ ทีมงานและงบประมาณเป็นเรื่องที่ท้าทาย เรื่องนี้ต้องระมัดระวังเพราะอาจเกิดกรณีการนำเทมเพลตโรงแรมอื่นมาใส่ให้กับโรงแรมคุณโดยไม่คำนึงถึงคอนเซ็ปต์ในการให้บริการ

– ค่าใช้จ่ายที่เจ้าของต้องจัดสรรเพิ่มขึ้น และเมื่อครบสัญญาว่าจ้างที่ปรึกษาแล้วและต้องรับมอบมาบริหารเอง ขอให้ระมัดระวังในช่วงเปลี่ยนผ่าน ส่งมอบงานกันให้ดี มีคำถามอะไร ซักถามให้ละเอียด หากมีเอกสารอะไรที่ต้องส่งมอบระหว่างกัน ควรทำเช็คลิสเพื่อตรวจสอบความครบถ้วนในทุกด้าน

2. เตรียมเปิดโรงแรมด้วยตนเอง

สำหรับเจ้าของโรงแรมที่ยังมีความกังวลเนื่องจากไม่เคยมีประสบการณ์ในการบริหารโรงแรมมาก่อน แต่แพชชั่นเต็มเปี่ยม ขอแนะนำแนวคิดและขั้นตอนในการเตรียมเปิดโรงแรม ดังนี้ค่ะ

แนวคิด

ให้วางแนวทางของทุกเรื่อง ทุกแผนกแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ ของ – คน – การให้บริการ หรือจริง ๆ ก็คือ Hardware – Software – Management นั่นเอง

ขั้นตอน

1. กำหนดวันที่ต้องการเปิดโรงแรม
2. นับถอยหลังว่ามีเวลาเหลือกี่วัน กี่สัปดาห์ กี่เดือน และสร้างตารางใน Excel หรือ Sheet โดยแกนนอนตามระยะเวลาที่เหลือ และแกนตั้งเป็นรายการ หรืองานที่ต้องทำ (Task) แยกเป็นแต่ละแผนก
3. เรียงลำดับการทำงานในด้านการให้บริการให้สอดคล้องกับแผนงานด้านการตลาดและการขาย
4. ไล่รายการต่าง ๆ ของแต่ละแผนกภายใต้แนวคิด ของ – คน – การให้บริการ

ข้อดี

– ประหยัดค่าใช้จ่ายในการว่าจ้างที่ปรึกษา หมายถึง เจ้าของโรงแรมอาจนั่งบริหารเอง หรือว่าจ้าง Hotel Manager ที่มีประสบการณ์ในการเตรียมเปิดโรงแรมเข้ามาเป็นทีมงานตั้งแต่เตรียมเปิด และทำงานต่อเนื่องไปจนเปิดโรงแรมเลย โดยเจ้าของโรงแรมดูแลในภาพรวม วางทิศทางในการดำเนินธุรกิจ เน้นเรื่องการตลาดและการขาย และให้ Hotel Manager รับผิดชอบในส่วนของ Hotel Operation ทั้งหมด

– เจ้าของโรงแรมได้เรียนรู้และเข้าใจในทุกด้านที่เกี่ยวกับ Hotel Operation ร่วมกับทีมงาน และจะได้เข้าใจทีมงานมากขึ้น

ข้อควรระวัง

– เวลาและความทุ่มเท เพราะเป็นงานที่เหนื่อยมาก ๆ ในการเตรียมเปิดโรงแรมและการบริหารโรงแรม เพราะเจ้าของจะมีบทบาทใน 2 ด้านคือบริหารทีมงาน และบริหารความคาดหวังของลูกค้า ดังนั้นควรตั้งหลักให้ดีว่าจะบริหารจัดการให้เกิดความสมดุลย์ได้อย่างไร

– การกำกับทีมงานให้มีความสม่ำเสมอในการให้บริการภายใต้คอนเซ็ปต์ที่วางไว้ ซึ่งในประเด็นนี้จะกลับมาที่คุณและทีมงานช่วยกันสร้างมาตรฐานในการให้บริการที่ทุกคนมีส่วนร่วม และจะได้ช่วยกันดูแลกันเองระหว่างทีมงาน

.

.

.

นอกจากนี้หากสนใจอ่านบทความที่เคยนำเสนอเกี่ยวกับการเตรียมเปิดโรงแรมก็สามารถเข้าไปที่ https://thethinkwise.com และค้นหาคำที่ต้องการได้เลยค่ะ มีบทความที่เป็นประโยชน์สำหรับเจ้าของโรงแรมที่พักขนาดเล็กถึงขนาดกลางมากมายค่ะ