จัดการ เรียงลำดับงาน อย่างไร - สำคัญ ด่วนและยาก : โรงแรมควรรู้

โรงแรม จัดการ อย่างไร – สำคัญ เร่งด่วน และยาก

เมื่อมีหลายงาน หลายกิจกรรมภายในโรงแรมที่ต้อง จัดการ ให้เสร็จเรียบร้อยในเวลาใกล้เคียงกัน ผู้จัดการโรงแรม หรือเจ้าของโรงแรมที่บริหารโรงแรมเองจะบริหารจัดการ เรียงลำดับงาน อย่างไรเพราะทุกงานมีความสำคัญ เร่งด่วน และระดับความยากง่ายแตกต่างกัน

สิ่งแรกที่ควรทำคือ การประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน (Assessment) เพื่อที่จะทราบว่าธุรกิจโรงแรมของคุณกำลังอยู่ในสถานะแบบไหน อย่างไร มีความรุนแรงของปัญหาในด้านต่าง ๆ มากน้อยแค่ไหน อาจแบ่งเป็น 3 ด้านง่าย ๆ ในการประเมินเบื้องต้นเพื่อจะได้สามารถ จัดการ ในลำดับต่อไปได้

Hardware ได้แก่ ตัวสินค้า นั่นก็คือ สิ่งปลูกสร้างที่ใช้ประกอบธุรกิจโรงแรม อาคารต่าง ๆ หรือตัวบ้านพักอยู่ในสภาพไหน เก่า ใหม่ ทรุดโทรมมากน้อยขนาดไหน ที่ผ่านมาเคยมีการปรับปรุงอย่างไร ข้าวของเครื่องใช้ภายในโรงแรม ระบบน้ำ ระบบไฟ ระบบแอร์ ระบบควบคุมสิ่งอำนวยความสะดวกภายในห้องพัก ถ้ามีร้านอาหาร ก็ประเมินสภาพความพร้อมในการผลิตอาหารออกมาจำหน่าย เครื่องมือเครื่องใช้ สภาพร้านอาหาร และอื่น ๆ เป็นต้น
Software ได้แก่ ทีมงาน หรือพนักงานทั้งหมดที่มีอยู่ เทียบกับอัตรากำลังที่วางแผนไว้ ศึกษาการเพิ่ม/ลดของพนักงานที่ผ่านมาเมื่อเทียบกับผลประกอบการของโรงแรมในช่วงเวลาต่าง ๆ ด้วย และที่สำคัญให้รวบรวมรายการที่เป็นสิ่งที่คุณใส่เข้าไปเพื่อเพิ่มมูลค่า เพิ่มความรู้ ฝึกทักษะ ผ่านการฝึกอบรมในด้านต่าง ๆ และการดูแลพนักงาน ผลประโยชน์ ผลตอบแทนต่าง ๆ เมื่อเปรียบเทียบกับโรงแรมอื่นที่มีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายใกล้เคียงกัน
Management ได้แก่ การบริหารจัดการโรงแรมทั้งหมด ตั้งแต่การตลาด การขาย การส่งมอบประสบการณ์การเข้าพักที่สร้างความประทับใจ การใส่ใจในรายละเอียด คุณภาพการให้บริการ การให้ความช่วยเหลือเมื่อลูกค้ามีปัญหา ทักษะในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ และเหตุวิกฤตต่างๆ การบริหารชื่อเสียงโรงแรมบนโลกออนไลน์ การจัดการหลังบ้าน – บัญชีและการเงิน เป็นอย่างไร ความรวดเร็วในการให้บริการ ความโปร่งใสตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ

เมื่อประเมินเรียบร้อยแล้ว ลำดับต่อไปคือเขียนรายการที่ต้องปรับปรุงในด้านต่าง ๆ เช่น พนักงานต้องการการฝึกภาษาอังกฤษทั้งพูดและเขียนอย่างเร่งด่วน เนื่องจากไม่สามารถใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจ และเพื่อการให้บริการได้เลย และ เรียงลำดับงาน ตามความสำคัญ ความเร่งด่วน และความยากง่ายในแต่ละหัวข้อให้ชัดเจน

อย่างเช่นตามตัวอย่าง เจ้าของโรงแรมประเมินว่า HR ควร จัดการ อบรมภาษาอังกฤษอย่างเร่งด่วน เท่ากับว่า ในหัวข้อความเร่งด่วน (Urgency) อยู่ในระดับสูง (High) และในส่วนของความสำคัญ (Importance) ก็จัดอยู่ในระดับสูงเช่นกัน ส่วนประเด็นความยากง่าย (Difficulty) น่าจะอยู่ในระดับต่ำ (Low) เนื่องจากมีผู้ให้บริการจัดอบรมด้านภาษามากมายทั้งในรูปแบบสถาบัน ศูนย์ฝึกอบรม ไปจนถึงจ้างอาจารย์มาสอนเป็นคลาส ก็สามารถทำได้เช่นกัน

เรียงลำดับงาน ตามความสำคัญ ความจำเป็นเร่งด่วน และความยากง่าย

จากตัวอย่างตามตารางข้างบน โรงแรมนี้มีประเด็นที่ควรมีการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นหลายด้าน ได้แก่

ปรับปรุงประสบการณ์การเข้าพักของลูกค้าให้ดีขึ้น สร้างความประทับใจมากขึ้น ราบรื่นมากขึ้น (Improving guest experience)
บริหารจัดการภาพลักษณ์โรงแรมบนโลกออนไลน์ (Managing online reputation)
เร่งนำแนวทางเกี่ยวกับการจัดการแบบยั่งยืนมาปรับใช้ (Implementing sustainable practices) เพราะแนวโน้มการท่องเที่ยวในอนาคตนั้น นักท่องเที่ยวให้ความสำคัญเรื่องการมีส่วนร่วมในการแสดงออกเกี่ยวกับการช่วยให้โลกมีความยั่งยืนในทุกรูปแบบ
การใช้เทคโนโลยีในการบริหารจัดการและให้บริการในโรงแรม (Using Technology to manage hotel) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจ และเพิ่มความสะดวกสบายให้ลูกค้า
บริหารจัดการเรื่องคนและอัตรากำลัง รวมทั้งการเข้า-ออกของพนักงานที่มีการเปลี่ยนงานบ่อย (Managing hotel staff)
สร้างรายได้และความสามารถในการทำกำไรเพิ่มขึ้น (Increasing hotel revenue and profitability)
ออกแบบกลยุทธทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น (Creating effective hotel marketing strategies)

เมื่อมีการประเมินระดับความต้องการครบทุกประเด็นแล้ว คุณก็จะเห็นภาพรวม และจะสามารถ เรียงลำดับงาน ว่ามีประเด็นไหนบ้างที่ต้องเร่งดำเนินการทันที ประเด็นไหนสามารถมอบหมายให้ระดับผู้จัดการ หรือหัวหน้าแผนกไปจัดการ และมีเรื่องไหนบ้างที่วางไว้ก่อนได้ โดยนำสิ่งเหล่านี้มาประเมินร่วมกับงบประมาณที่มีอยู่ว่าส่วนไหนใช้งบส่วนกลาง ส่วนไหนใช้งบของแผนก และส่วนไหนต้องตั้งงบประมาณขึ้นมาใหม่บ้าง

สิ่งสุดท้าย คือ การกำหนดระยะเวลาในการทำงาน และวางตารางเวลาการทำงานที่เหมาะสมกับปริมาณงานที่ต้องทำ พร้อมกำหนดตัวชี้วัดในแต่ละหัวข้อว่าเป็นอย่างไร เช่น ถ้าโรงแรมคุณบอกว่าต้องปรับปรุงประสบการณ์การเข้าพัก สร้างความประทับใจให้ได้ ตัวชี้วัดก็สามารถใช้ผลการรีวิวการให้บริการผ่านแพลตฟอร์มต่าง ๆ เป็นตัววัดผลได้ เป็นต้น

[อ่านบทความย้อนหลัง เร่งด่วน และสำคัญ โรงแรมจัดการให้ทันอย่างไร ได้ที่ https://thethinkwise.com/2022/12/02/urgent-important-hotel-management-เร่งด่วนสำคัญ/ ]