โลว์ซีซั่น โรงแรมทำอะไรดี ?

เมื่อฤดูกาลนักท่องเที่ยวน้อย หรือเข้าสู่ โลว์ซีซั่น อันเนื่องจากสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย เช่น เข้าสู่ฤดูมรสุมที่มีฝนตกตลอดทั้งวัน หรือตก 80% ของจำนวนชั่วโมงในแต่ละวัน อีกทั้งการเดินทางมายังพื้นที่ของคุณยังมีความเสี่ยงต่างๆ โดยเฉพาะรีสอร์ทที่พักที่ตั้งอยู่ตามเกาะต่างๆ ทั้งในอ่าวไทยและทะเลอันดามัน การที่คุณจะทำโปรโมชั่นลดกระหน่ำเรียกความสนใจจากลูกค้าก็ควรให้ข้อเท็จจริงเพื่อความปลอดภัยทั้งของลูกค้าและบริหารความเสี่ยงในการ บริหารจัดการ โรงแรมของคุณด้วย

.

ก่อนอื่นควรกลับไปเปิดดูแผนงบประมาณประจำปีที่ได้อนุมัติกันไปเรียบร้อยตั้งแต่ปลายปีที่ผ่านมาก่อนว่าในช่วง โลว์ซีซั่น คุณมีแผนจับจ่ายใช้สอยอย่างไร มีงบประมาณในมือเท่าไหร่ เมื่อเทียบกับความสามารถในการสร้างรายได้ และมีการตั้งงบสำรองฯเพื่อใช้จ่ายหมุนเวียนในช่วงนี้เป็นไปตามที่ประมาณการไว้หรือเปล่า…..อย่าปล่อยให้งบประมาณและแผนดำเนินการเป็นกระดาษหรือไฟล์กองอยู่ในโฟลเดอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณแบบนิ่งๆไปวันวัน

.

เมื่อเปิดงบฯออกมาดูทั้งสองฝั่ง คือ ฝั่งรายได้ และฝั่งรายจ่ายแล้ว ก็กลับมาดูโลกแห่งความเป็นจริงกับผลงานที่ผ่านมา 4 เดือนตั้งแต่เดือนมกราคม – เมษายน และคาดการณ์ตัวเลขจบเดือนพฤษภาคมในอีก 2-3 วันที่กำลังจะมาถึง คุณก็จะเห็นว่าคุณตกเป้า หรือทำได้ดีกว่าเป้าหมายมากน้อยอย่างไร สร้างรายได้สะสมใน 4 เดือนมามากน้อยแค่ไหน หรือหาเท่าไหร่ใช้หมด ไม่มีกันสำรองเก็บสะสมไว้เลย…. คุณเป็นแบบไหน ? ในเรื่องการ บริหารจัดการ การเงินของโรงแรม

.

ถ้าตัวเลขต่ำกว่าเป้าหมาย

ควรตั้งคำถามว่า “เกิดอะไรขึ้น ?” มีปัจจัยอะไรบ้างที่เข้ามากระทบทำให้ตัวเลขไม่ได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ เช่น

• ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมาก ถึงแม้จะสามารถเพิ่มยอดจองห้องพักได้ในแต่ละเดือน ก็ควรหาตัวเลขมายืนยันว่าที่เข้าใจว่าเพิ่มขึ้นมากเพิ่มขึ้นจากอะไร และหากเปรียบเทียบกับตัวเลขในช่วงเวลาเดียวกันของปีที่ผ่านมา ที่บอกว่าเพิ่มนั้น เพิ่มขึ้นจริงหรือเปล่า
• ต้นทุนอาหาร วัตถุดิบทั้งของสด ของแห้ง ของทะเลเพิ่มขึ้น – เพิ่มขึ้นอย่างไร มีราคาเปรียบเทียบหรือไม่
• ราคาน้ำมันเพิ่มขึ้น – ควรเปรียบเทียบปริมาณการใช้น้ำมัน หากโรงแรมใครมีเล่มเบิกจ่ายค่าน้ำมันก็ควรนำมาเปรียบเทียบ
• ได้รับผลกระทบจากโครงการก่อสร้างในพื้นที่ใกล้เคียง
• ได้รับผลกระทบจากโครงการทำถนนตามเส้นทางมายังโรงแรม ทำให้ลูกค้าเปลี่ยนใจ เลื่อนการเข้าพัก หรือยกเลิกการเข้าพัก

อยากให้นำตัวเลขมาวิเคราะห์ ไม่ใช่การพูดแบบเลื่อนลอยไม่มีหลักฐาน และประเด็นที่สำคัญอีกส่วนคือ ….

การบริหารจัดการ

ในช่วง 4-5 เดือนที่ผ่านมามีการเปลี่ยนรูปแบบการบริหารจัดการ การเปลี่ยนทีมบริหาร หรือการเปลี่ยนตัวผู้บริหารในองค์กรของคุณหรือเปล่า ประเด็นนี้จัดว่ามีส่วนสำคัญมาก ๆ เพราะหากผู้บริหารมีความสามารถจริง เมื่อเห็นตัวเลขผิดปกติ เขาจะสามารถจัดการเพื่อบรรเทาความเสี่ยงและผลกระทบต่างๆได้แบบครบวงจร ซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรมว่าวิธีการบริหาร สไตล์การทำงานของแต่ละคนเป็นอย่างไร

.

คราวนี้มาไล่เรียงกิจกรรมแต่ละแผนกในโรงแรมว่ามีอะไรให้ทำบ้างในช่วง โลว์ซีซั่น

ทีมหน้าฟร้อนท์ – Front Office Team

• จัดการบุ๊กกิ้งที่มีอยู่ในมือทั้งหมดให้เรียบร้อยก่อนเป็นลำดับแรก
• จัดโฟลเดอร์ข้อมูลในเครื่องที่มีการใช้งานกันหลายมือ แต่ละรอบ แต่ละคนมักจะวางไฟล์ไว้ไม่เป็นที่เป็นทาง จัดใหม่แล้วก็เรียกคุยและแจ้งเพื่อนๆทีมงานให้เรียบร้อย
• จัดข้อมูลลูกค้า (Customer’s Profile) ในระบบ PMS ให้เรียบร้อย เริ่มจากลูกค้าเก่า (Repeated Guest/Returning Guest) ที่เข้าพักเป็นประจำ มีข้อมูลอะไรที่เราควรใส่ในระบบเพิ่มเติมเพื่อที่การจองเข้าพักในครั้งต่อไปของลูกค้าจะยังคงสร้างความประทับใจในการให้บริการได้อย่างต่อเนื่อง
• ทบทวนวิธีการให้บริการลูกค้าตั้งแต่ Check-in ไปจนถึง Check-out ว่ามีอะไรต้องปรับปรุงบ้างเพื่อให้การให้บริการมีความราบรื่นมากขึ้น
• หากมีการปรับ หรืออัพเดตวิธีปฎิบัติภายในแผนเพิ่มเติม ก็ควรปรับปรุง SOP (Standard Operating Procedure) เพิ่มด้วย อย่าลืมลงวันที่ที่มีการปรับปรุงข้อมูล เพื่อให้รุ่นต่อๆไปรับทราบว่าควรใช้ข้อมูลฉบับไหนเป็นพื้นฐาน
• อาจมีการปรับรูปแบบ SOP ให้มีความทันสมัย น่าอ่าน เปิดง่าย หาง่าย และเป็นระบบ E-Paper ที่ใช้งานได้จริง
• ทำความสะอาดพื้นที่ทำงาน ตั้งแต่ใต้โต๊ะหน้าฟร้อนท์ที่มักมีเอกสาร แก้วน้ำประจำตัว เศษกระดาษ สายไฟที่ไม่เป็นระเบียบ และฝุ่นเขรอะ และไล่ทำความสะอาดไปจนถึงออฟฟิศหลังบ้านที่เก็บเอกสารต่างๆด้วย

ทีมแม่บ้าน – Housekeeping Team

• นับสต๊อกข้าวของเครื่องใช้กันก่อนเลยเป็นลำดับแรก ไม่ว่าจะเป็นผ้าประเภทต่างๆ ตั้งแต่ผ้าปูที่นอน ปลอกหมอน ผ้าห่ม ผ้าเช็ดตัว ผ้าเช็ดหน้า ผ้าเช็ดเท้า ผ้าเช็ดมือ ผ้าเช็ดผม Amenity แก้วน้ำ น้ำดื่ม ของในมินิบาร์ ฯลฯ
• แยกรายการผ้าที่ชำรุด กับผ้าที่ยังใช้งานได้ดีออกจากกัน และพิจารณายกเลิกผ้าชำรุดเพื่อเปลี่ยนนำของใหม่ออกมาใช้ – อย่าลืมดูประมาณการใช้ผ้า การเบิกใช้ผ้าตามจำนวนที่สั่งซื้อเข้ามาตั้งแต่แรกด้วยว่าถ้าเปลี่ยนใช้ของใหม่แล้วจะทำให้ต้องมีการสั่งผ้ารายการใหม่เข้ามาเสริมหรือเปล่า
• ส่งเครื่องมือทำความสะอาดต่างๆให้ช่างช่วยตรวจเช็คทำความสะอาด หยอดน้ำมัน เติมน้ำ เรียกว่าตรวจเช็คเครื่องมืออุปกรณ์ที่ใช้ทำความสะอาดให้เรียบร้อย
• รวบรวมรายการในห้องพักที่สมควรให้ช่างเข้ามาซ่อมแซมเล็กน้อย เพื่อเก็บรายละเอียดให้เรียบร้อยมากขึ้น และประสานงานกับทีมช่างเพื่อจัดตารางเข้าห้องพัก – อย่าลืมปรึกษากับทีมหน้าฟร้อนท์เพื่อจัดลำดับห้องพักที่จะให้ช่างเข้าบำรุงรักษาซ่อมแซมล่วงหน้าด้วย

ทีมช่าง – Engineering Team

• เปิดตารางแผนงานที่จะต้องทำการบำรุงรักษาซ่อมแซมประจำปี (Preventive Maintenance Plan) ที่วางไว้ขึ้นมาได้เลย และเดินหน้าตามแผน – อย่าลืมประสานงานกับทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง พร้อมแจ้งระยะเวลาที่ต้องใช้ทำงานในแต่ละพื้นที่ และรักษาเวลาตามแผนด้วยนะคะ
• ขอรายงานจากหน้าฟร้อนท์ว่าที่ผ่านมาห้องพักห้องไหนมีการใช้งานมากน้อยอย่างไร เพื่อช่วยในการจัดลำดับความจำเป็นเร่งด่วนในการเข้าบำรุงรักษาในแต่ละห้อง
• ระบบทำน้ำร้อน น้ำอุ่นเป็นสิ่งจำเป็นที่ควรมีการล้างทำความสะอาดเพื่อให้การทำงานของเครื่องไม่มีปัญหาในอนาคต
• ระบบแอร์ ยิ่งอากาศที่ผ่านมาร้อนจัดๆ การล้างทำความสะอาดแอร์ควรจัดอย่างสม่ำเสมอ
• ระบบบำบัดน้ำจากห้องพักมายังบ่อพักรวมควรมีการตรวจเช็คมีเดียหรือเติมจุลินทรีย์ตามระยะ แต่หากมีลูกค้าเข้าพักจำนวนมากก็ควรตรวจเช็คให้บ่อย โดยเฉพาะส่วนของห้องอาหาร ควรตรวจถังดักไขมันให้ดีๆ
• ระบบสระว่ายน้ำ ทำความสะอาดให้ถูกต้องตามหลักของสระว่ายน้ำแต่ละประเภท
• ห้องพักที่มีอ่างจากุชชี่ ควรทำความสะอาดหัวพ่นน้ำและท่อระบายน้ำให้สะอาดเอี่ยม
• จัดการส่วนให้บริการลูกค้าเสร็จเรียบร้อย อย่าลืมมาจัดการในส่วน Back-of-the-House ด้วย ทั้งแอร์ ทั้งทีวี ทั้งเครื่องใช้ต่าง ๆ

ทีมร้านอาหาร และทีมครัว – Restaurant and Kitchen

• นับสต๊อกข้าวของเครื่องใช้แก้วน้ำประเภทต่าง ๆ ผ้าเช็ดปาก หลอด ช้อนส้อมมีดทุกขนาด ถาดเสริฟอาหารเครื่องมือเครื่องใช้ในบาร์ มีรายการไหนชำรุด ไม่เพียงพอต่อการใช้งาน จัดมาให้ครบ
• สำรวจโต๊ะเก้าอี้ในร้าน มีรายการไหนชำรุด ส่งซ่อมได้เลยในช่วง โลว์ซีซั่น แบบนี้
• ทบทวนขั้นตอนในการให้บริการในแต่ละรอบ ไปจนถึงการตั้งโต๊ะอาหาร (Table Setup) ของแต่ละมื้อว่ามีอะไรควรปรับปรุงบ้าง
• ฝึกภาษาอังกฤษเพิ่มเติมเพื่อใช้งานให้คล่องแคล่วมากขึ้น เรียน อบรม ฝึกซ้อม
• หาความรู้เพิ่มเติมเพื่ออัพเดทเทรนด์อาหารและเครื่องดื่มว่าไปถึงไหน มีอะไรที่ร้านควรปรับ
• การสั่งวัตถุดิบเข้าครัว ควรปรับให้เหมาะสมกับปริมาณลูกค้าทีีลดลงไม่ใช่สั่งเท่าเดิม และสร้างของเน่าเสียในปริมาณมากขึ้น
• ปรับเมนูให้กระชับ และมีประสิทธิภาพในการใช้วัตถุดิบมากขึ้น รวมทั้งเข้ากับฤดูกาลที่ของสดและวัตถุดิบในพื้นที่ที่เปลี่ยนไป
• นับสต๊อกของใช้ อุปกรณ์ในครัวให้ครบถ้วน หากมีรายการใดชำรุดและเกี่ยวข้องกับความปลอดภัย ส่งซ่อมหรือติดต่อซัพพลายเออร์ให้เข้ามาดูแลบำรุงรักษาด่วน
• ทำความสะอาดครัวแบบ Deep Cleaning ไม่ใช่ล้างครัวประจำวัน จัดวันทำความสะอาดให้เรียบร้อย

.

.

เป็นอย่างไรบ้าง นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางแผนกในโรงแรมเท่านั้น และเป็นเพียงบางส่วนของงานที่ควรจะทำในช่วงลูกค้าน้อย ช่วง โลว์ซีซั่น จะเห็นว่ามีมากมายที่ควรจะทำเพื่อการ บริหารจัดการ ที่ดีของโรงแรมของคุณ ดีกว่าที่จะเห็นพนักงานยืนเศร้าๆเหงาๆเล่นมือถือกันตามจุดต่างๆนะคะ

.

ไม่พลาดการติดตามเรื่องราวและคำแนะนำดีๆสำหรับเจ้าของโรงแรมที่บริหารโรงแรมเองได้ที่ https://linktr.ee/thethinkwise

.

ค้นหาบทความย้อนหลังที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการโรงแรม เช่น เพิ่มอัตราการเข้าพักภายใน 3 เดือน ไปที่ https://thethinkwise.com/2023/04/24/howto-increase-or-in3m-เพิ่มยอดจอง/

.

บริหารจัดการ โรงแรมที่ดี เริ่มจาก วิสัยทัศน์ของเจ้าของโรงแรมเสมอว่าจะนำพาธุรกิจไปในทิศทางใด และดำเนินการอย่างโปร่งใสตรวจสอบได้ เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับทีมงานให้สมกับที่เขาได้เลือกที่จะทำงานให้กับคุณ