Amornpan Somsawasdi
เพิ่มสภาพคล่องให้โรงแรมต้องทำอย่างไร
ในขณะที่ยอดจองห้องพักโรงแรมเข้ามาอย่างต่อเนื่องทุกเดือน ตัวเลขเป็นไปตามเป้าหมายทุกประการ แต่ทำไมโรงแรมคุณยังฝืดเคืองทุกเดือน เรียกว่า ขาดสภาพคล่องในการจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นให้เพียงพอเสียด้วยซ้ำ ทำไมจึงเกิดปัญหาแบบนี้ แล้วโรงแรมควรจัดการอย่างไรเพื่อ เพิ่มสภาพคล่อง ให้โรงแรมกลับคืนมา
.
เรื่องนี้อยากให้ตั้งต้นทำความเข้าใจก่อนว่าแหล่งที่มาของรายได้ของโรงแรมคุณมาจากแหล่งใดบ้าง ?
.
สำหรับโรงแรมที่ใช้ระบบ PMS (Property Management System) แนะนำให้ลองเปิดหน้าจอ Configuration หรือจะเลือกสั่งพิมพ์รายงานที่แสดง Source of Booking หรืออาจจะเรียกรายงานประเภท Room Night Production by Market หรือรายงานที่แสดงให้คุณเห็นว่าในแต่ละเดือนคุณมีรายได้จากแหล่งใดบ้าง ทั้งจำนวน Room Night และรายได้….. คุณจะเห็นทันทีว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง
.
บางโรงแรมกำหนดแหล่งที่มาของ Booking แค่เพียง OTA แต่ไม่ได้แยกว่ามีใครบ้าง หรืออาจจะมีแค่ F.I.T กับ Travel Agent และแยกชื่อแต่ละ Agent หรือแยกตามประเทศ
.
ไม่ว่าคุณจะแบ่งแบบไหน ตัวเลขสถิติจากรายงานต่างๆเหล่านี้จะช่วยคุณวิเคราะห์ตลาด วิเคราะห์การเงิน และวิเคราะห์อื่นๆได้เป็นอย่างไร และคุณก็มักจะมาค้นพบในภายหลังว่า “เฮ้อ…ไม่น่าแบ่ง Market Code/Market Source แบบนี้เลย” ไม่เกิดประโยชน์แต่อย่างใด
.
กลับมาที่แหล่งที่มาของรายได้กันต่อดีกว่านะคะ
.
สมมติ โรงแรมคุณมีผู้ติดตามทาง Social Media มากมาย แต่ยอดจองห้องพักของคุณกลับไปกระจุกตัวกับ OTA รายใหญ่ๆ 2-3 รายมากถึง 90% ของยอดรายได้จากห้องพัก และส่วนที่เหลืออีก 10% เป็นรายได้ที่เกิดจากการจองตรงผ่านการพูดคุยกับลูกค้าทาง Line OA หรือ Facebook Messenger และการโทร.มาจองตรงกับโรงแรม
.
จากตัวอย่างข้างต้นหมายความว่าอย่างไร ?
10% ของรายได้เป็นสิ่งที่คุณบริหารจัดการเรียกเก็บเงินได้ด้วยตัวเองตามเงื่อนไขการจองห้องพักที่คุณกำหนด ส่วนที่เหลืออีก 90% ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการจ่ายเงินของ OTA แต่ละรายว่าเป็นอย่างไร
.
ถ้าสมมติว่าเงื่อนไขการจ่ายเงินของ OTA กำหนดว่าจะชำระเงินภายใน 30-45 วันหลังจากลูกค้า Check-out แปลว่าโรงแรมคุณจะได้รับเงินค่าห้องพักที่ลูกค้าเข้าพักภายใน 30-45 วันหลังจากที่ลูกค้าแต่ละราย Check-out นั่นหมายความว่าถ้าลูกค้า check-out วันที่ 5 ของเดือน คุณจะได้รับเงินในช่วงต้นเดือน หรือกลางเดือนของเดือนถัดไป
.
การ เรียกเก็บเงิน จะเข้ามามีผลกระทบต่อการจัดการบริหารการเงินของโรงแรมคุณในแต่ละเดือนทันที !!
นั่นเท่ากับว่า…สมมติว่าในฝั่งรายจ่ายที่ทีมบัญชีการเงินของโรงแรมจัดทำ Account Payable ได้แก่รายจ่ายที่จ่ายให้กับ supplier ต่างๆในแต่ละเดือนไว้ไม่เหมาะสม ไม่มีการวางแผนในการจัดสรรเงินหมุนเวียนสำหรับโรงแรมที่ดี หรือรายจ่ายแต่ละเดือนไปกระจุกอยู่ในเดือนใดเดือนหนึ่งมากจนเกินไป ไม่เหมาะสมกับกระแสรายรับที่เกิดขึ้น…. สภาพคล่องของโรงแรมก็จะเกิดปัญหาแน่นอน
.
เพิ่มสภาพคล่อง ให้โรงแรมควรทำอย่างไร ?
- ถ้าพอร์ตโรงแรมคุณเป็นตามตัวอย่างข้างต้น ลองไปไล่เรียงตัวเลขกับทีมบัญชีการเงินว่าในเดือนที่ผ่านๆมานั้นกว่าโรงแรมคุณจะได้รับเงินจากแต่ละ OTA หรือ Online Agent อื่นๆ ใช้เวลาเฉลี่ยเท่าไหร่ เป็นไปตามสัญญาที่ลงนามกันหรือเปล่า (หรือคุณไม่เคยอ่านสัญญาที่ทำกับ OTA เลย ?)
- กลับมาดูฝั่งรายจ่ายว่าในแต่ละเดือนคุณมีรายจ่ายอะไรบ้าง และรอบการจ่ายเงินของแต่ละรายการเป็นอย่างไร ถ้าแยกประเภทการจ่ายเงินได้ก็จะยิ่งเห็นภาพชัดเจน เช่น รายจ่ายรายวัน รายจ่ายทุก 15 วัน รายจ่ายประจำเดือน หรือโรงแรมใครมีการแบ่งแบบไหนก็ลองนำมาวิเคราะห์ให้เห็นภาพฝั่งรายจ่ายกัน
- นำข้อ 1 และข้อ 2 มานั่งเปรียบเทียบดู โดยให้นึกเปรียบเทียบง่ายๆเหมือนกับพนักงานประจำออฟฟิศที่มีรายรับเพียง 1 ครั้งต่อเดือน แต่มีรายจ่ายมากมายหลายประเภทด้วยความถี่ประจำเดือนเช่นกันแต่หลายรายการ เช่น จ่ายบัตรเครดิต จ่ายค่าโทรศัพท์ จ่ายค่าผ่อนรถ จ่ายค่าผ่อนบ้าน เป็นต้น
ฝั่งโรงแรมก็เช่นกัน ถ้าสมมติรายจ่ายของโรงแรมในแต่ละเดือนอยู่ที่ 250,000 บาท แต่คุณต้องใช้เวลาในการ เรียกเก็บเงิน 30 วัน เท่ากับว่าโรงแรมคุณควรมีเงินสำรองสำหรับรายจ่ายประจำเดือนไว้อย่างน้อย 250,000 บาทอยู่ในกระเป๋าเพื่อให้เพียงพอ และต้องให้มั่นใจว่าในการเรียกเก็บเงินนั้นมีประสิทธิภาพที่จะเรียกเก็บให้ได้เงินตามกำหนดเวลา เพื่อให้มีเงินเพียงพอสำหรับการจ่ายเงินในเดือนต่อไป
แต่ถ้าสมมติว่าโรงแรมคุณต้องใช้เวลาในการเรียกเก็บเงินยาวนานถึง 60 วัน เท่ากับว่าคุณต้องมีเงินสำรองในกระเป๋า หรือมี Operation Working Capital เพิ่มขึ้นอีกเท่าตัว คือ 500,000 บาท [250,000 x (60/30)]
.
การบริหารเรื่อง การเรียกเก็บเงิน ที่ดีเป็นปัจจัยหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มสภาพคล่องให้โรงแรม แต่ประเด็นอื่นๆก็ควรค่อยๆทำควบคู่กันไปด้วย ได้แก่
- การปรับ Portfolio ทั้งฝั่งรายรับและฝั่งรายจ่ายให้เหมาะสม
- ตั้งเป้าหมายค่อยๆเพิ่มสัดส่วนการจองตรงกับโรงแรมให้เพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่องในแต่ละปี
- การสร้างเครดิตการเงินกับ supplier ที่ดีด้วยการชำระเงินให้ตรงต่อเวลา
- การสร้างวินัยในการวางแผนการทำงานแต่ละทีมภายในโรงแรมซึ่งควรจะสอดคล้องกับแผนการจัดซื้อเครื่องมือเครื่องใช้ อุปกรณ์ในการทำงานของแต่ละแผนก
- การออกแบบ Operating Budget ที่ให้ความสำคัญในเรื่องการบริหารการเงิน การเพิ่มสภาพคล่อง และการมีส่วนร่วมในการสร้างรายได้ของแต่ละแผนกเพื่อให้มั่นใจว่าโรงแรมจะมีสภาพคล่องที่เพียงพอในแต่ละเดือน
.
อ่านคำแนะนำเรื่องการแบ่งกลุ่มตลาด https://thethinkwise.com/2023/06/27/share-of-market-hotel-ตลาดโรงแรม/
อ่านคำแนะนำเรื่องการแยกประเภทค่าใช้จ่าย https://thethinkwise.com/2023/02/26/payment-cycle-hotel-management-ค่าใช้จ่าย/
.
กดติดตามทุกช่องทางคำแนะนำดีๆสำหรับคนทำโรงแรม เจ้าของโรงแรมเล็กที่บริหารงานเองได้ที่ https://linktr.ee/thethinkwise