สถานการณ์ปัจจุบันถึงแม้ตัวเลขในไตรมาสที่ 1 ที่ผ่านมาจะออกมาสวยงามขยายตัวถึง 15% แต่โรงแรมที่พักขนาดเล็กถึงขนาดกลางหลายแห่งยังประสบปัญหาเรื่องสภาพคล่อง และบางแห่งถึงขั้นฝืดเคืองเลยทีเดียว

เมื่อมีสัญญาณการขาดสภาพคล่องเราก็ควรจะรีบกลับไปดูฝั่งรายได้ และประมาณการรายได้ในอนาคต แล้วก็ควรที่จะเร่งทบทวนแผนการตลาดและการขายโดยเคร่งครัดในเรื่องจังหวะเวลาในการลงมือทำกิจกรรมให้มากขึ้น เพราะทุกกิจกรรมใช้เวลากว่าจะส่งผล ในขณะเดียวกันก็ต้องรู้จักการประเมินผลแบบมีตัวชี้วัดที่ชัดเจนด้วย

คราวนี้เรากลับมาดูเรื่องสภาพคล่องของโรงแรมกันว่า ปัญหานี้มีสาเหตุมาจากอะไรได้บ้าง

• รายได้ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
• รายจ่ายเพิ่มสูงขึ้นแบบไม่มีจังหวะ ไม่มีรอบ
• เกิดค่าใช้จ่ายฉุกเฉินที่จำเป็นแบบที่ไม่ได้คาดหมายหรือตั้งงบประมาณไว้ล่วงหน้า
• ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ตามกำหนด

การที่คุณเป็นผู้บริหารหรือเจ้าของโรงแรมเท่ากับว่าการเซ็นต์อนุมัติค่าใช้จ่ายต้องผ่านหูผ่านตาคุณอย่างแน่นอน อย่าเซ็นต์ผ่านไปโดยมองแค่เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นธรรมดา ควรจะสุ่มอ่านรายละเอียดการเบิกจ่ายบ้าง ยิ่งเป็นรายการซื้อกับข้าว จ่ายของสำหรับร้านอาหาร กรุณาใส่ใจเป็นพิเศษ และเปรียบเทียบกับตัวเลขรายได้ของร้านอาหารด้วย

กรณีตัวอย่างที่เคยได้มีโอกาสได้เข้าไปช่วยแก้ไขปัญหาที่อยากแบ่งปันให้ฟังกัน ตามมาทางนี้ได้เลยค่ะ

เรื่องมีอยู่ว่า กิจการเป็นโรงแรมที่พักริมทะเล เพิ่งถอนตัวออกมาจากระบบกลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่ ต้องการที่จะกลับมาบริหารเอง มีปัญหาเรื่องสภาพคล่องอย่างรุนแรง เรียกได้ว่าหมุนกันตัวเป็นเกลียวหัวเป็นน๊อตทั้งค่าใช้จ่ายที่ครบกำหนดต้องจ่าย ค่าใช้จ่ายที่กำลังจะครบกำหนด และการชำระคืนเงินกู้

สิ่งที่ต้องเร่งเข้าไปดำเนินการคือ “การหาเงิน” และ “การลดค่าใช้จ่าย”

การหาเงิน มี 2 วิธีคือ

1) ปรับโครงสร้างวิธีทำการตลาดใหม่ ซึ่งรวมไปถึงการสร้างภาพลักษณ์ที่ถูกต้องใหม่ให้ชัดเจนว่าโรงแรมไม่ได้อยู่ภายใต้กลุ่มโรงแรมนั้นแล้ว เรากลับมาเป็นตัวของเราเองอีกครั้ง

2) การตามหาเงิน คือไปตามหาเงินที่โรงแรมควรจะต้องเรียกเก็บ ควรจะได้รับมาเป็นรายได้ของโรงแรมให้เจอ

เนื่องจากโรงแรมมีลูกค้าส่วนหนึ่งที่เป็นทราเวิลเอเย่นต์ในต่างประเทศ ดังนั้นสิ่งที่ต้องตรวจสอบคือเรียกรายงานยอดหนี้คงค้างเรียกเก็บประเภทต่างๆ ที่แบ่งตามระยะเวลาที่ค้างเก็บ (Aging Report ) และก็พบว่ามีหนี้ก้อนใหญ่ที่ยังไม่ได้เรียกเก็บมาหลายปี เป็นยอดหนี้ที่ทราเวิลเอเย่นต์ส่งลูกค้ามาเข้าพักที่โรงแรม และโรงแรมไม่มีการเก็บเงิน

คราวนี้ทำอย่างไรต่อ….

ก็ต้องไปรวบรวมเอกสารรายละเอียดการเข้าพักให้ครบถ้วน ไล่ค้นหาการโต้ตอบทางอีเมล์ การแจ้งข่าวของเอเย่นต์ทางอีเมล์ว่ามีการเปลี่ยนแปลงวิธีการส่งเอกสารเรียกเก็บเงินหรือไม่ อย่างไร

สิ่งที่ค้นพบ คือ

1)เอเย่นต์มีแจ้งเปลี่ยนแปลงวิธีการเรียกเก็บเงิน

2) โรงแรมมีการเปลี่ยนผู้จัดการฝ่ายบัญชี/สมุหบัญชีบ่อยครั้ง

3) ไม่มีคนที่สนใจอ่าน Aging Report หรืออ่านแต่ก็ไม่ได้ลงมือดำเนินการอะไร อาจติดขัดเรื่องบุคคลากร

ในที่สุดก็ได้มีการรวบรวมเอกสาร ประสานงานกับเอเย่นต์ใหม่ และก็ได้รับเงินก้อนใหญ่ก้อนนั้นกลับมาช่วยให้โรงแรมสามารถผ่านไปได้อีกระยะหนึ่ง

โปรดติดตามอ่านตอนต่อไปที่จะว่าด้วยการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายเพื่อช่วยปรับสภาพคล่องของโรงแรมว่าจะจัดระบบอย่างไร…