จากบทความครั้งที่แล้วเรื่องโรงแรมจะทำอะไร และทำอย่างไรดีในช่วงที่มีลูกค้าน้อย กับบทความเรื่อง ทางรอดโรงแรม เพื่อเตรียมไปต่อ  ก็มีคำถามเข้ามาเพิ่มเติมว่า “เดี๋ยวนะ ที่บอกมาให้ทำโน่นนี่ มันยังไม่ตอบโจทย์ความต้องการในช่วงคับขันตอนนี้”  และบอกว่าตอนนี้กำลังจะแย่แล้วเพราะสภาพคล่องจะไม่เหลืออยู่แล้ว มาตรการที่ธนาคารพาณิชย์นำเสนอต่าง ๆ ในช่วงนี้ก็ยังไม่ค่อยตอบโจทย์เท่าไหร่ ถึงแม้จะช่วยผ่อนหนักเป็นเบาไปได้ เช่น ให้ผ่อนเฉพาะดอกเบี้ย ไม่ต้องชำระเงินต้นตั้งแต่ 6-12 เดือน แต่ที่อยากได้จริง ๆ คือ ต่อลมหายใจธุรกิจ ถ้าสถานการ์ณยังคงเป็นแบบนี้ต่อไป

ความจริงในเรื่องประเด็นบริหารสภาพคล่องของโรงแรม เราก็เคยได้เขียนแนะนำกันไปบ้างแล้ว แต่ในช่วงนั้น หลายโรงแรมอาจยังไม่ได้ประสบปัญหาในเรื่องนี้ จึงอาจยังไม่ได้ให้ความสำคัญในการบริหารจัดการสภาพคล่อง หรือบริหารเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจมากเท่าไหร่

[อ่านบทความย้อนหลัง เมื่อโรงแรมสภาพไม่ค่อยคล่อง ตอนที่ 1  และตอนที่ 2 ]

ไม่เป็นไร วันนี้เราจะมาเน้นย้ำกันอีกครั้งว่าควรจะทำอย่างไรดีในภาวะที่ธุรกิจโรงแรมฝืดเคือง

ส่วนที่ 1

1) ทำประมาณการค่าใช้จ่ายล่วงหน้า 3-6 เดือน

โรงแรมที่พักขนาดเล็กก็ใช้การเขียนตารางทำด้วยมือ ใครที่ใช้โปรแกรมเอ๊กเซลเป็นก็ลงมือใช้ เขียนง่าย ๆ ตั้งต้นด้วยรายรับมีอะไรบ้าง และรายจ่ายมีอะไรบ้าง บรรทัดสุดท้ายคงเหลือเท่าไหร่

รายรับ     

– รายได้จากค่าห้องพัก

– รายได้จากร้านอาหาร

– รายได้จากร้านสปา

– รายได้อื่นๆ

รายจ่าย

– เงินเดือน ค่าจ้างพนักงาน

–  ค่าไฟ

–   ค่าน้ำ

–   ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่น ๆ

–  ค่าดอกเบี้ย / ค่าผ่อนชำระต่าง ๆ

2) แยกประเภทค่าใช้จ่าย

ถ้าสามารถแยกประเภทค่าใช้จ่ายได้ระหว่างค่าใช้จ่ายประจำ กับค่าใช้จ่ายที่ผันแปรตามจำนวนผู้เข้าพักก็จะเห็นภาพชัดเจนมากขึ้น แต่ถ้าแยกไม่ได้ ไม่เป็นไร ให้นำรายจ่ายย้อนหลังมานั่งดู และลองจัดหมวดหมู่ตามแผนกที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ต้อนรับส่วนหน้า แม่บ้าน ห้องอาหาร ครัว สวน ช่าง สปา บัญชี และฝ่ายบริหาร ทำตารางรายเดือนที่ผ่านมาว่าแต่ละแผนกมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ถ้าจะให้ดี ตัวเลขที่ผ่านมาในฤดูกาลปกติที่จะทำให้เราเห็นตัวเลขที่แตกต่างระหว่างช่วงโลว์ และช่วงไฮท์ เราก็จะเห็นภาพชัดเจนขึ้น

ยกตัวอย่าง คุณแม่บ้านสั่งซื้อถุงก๊อบแก๊บ หรือถุงขยะขนาดเล็กสำหรับถังขยะในห้องพักเป็นประจำทุกเดือน ๆ ละไม่ต่ำกว่า 10 แพ็ค ทั้ง ๆ ที่ห้องพักของคุณมีเพียง 35 ห้อง และอัตราการเข้าพักที่ผ่านมาเฉลี่ยอยู่ที่ 65% เท่านั้น

หรือ สั่งเครื่องดื่มประเภทน้ำอัดลมให้มาส่งทุกสัปดาห์ 10 ลังและสั่งเหมือนเดิมตลอด ทั้ง ๆ ที่ยอดขายรายงานว่าเครื่องดื่มประเภทน้ำดำขายดีกว่าน้ำประเภทอื่น ๆ

หรือช่างสั่งหลอดไฟใหม่ทุกสัปดาห์เพราะแจ้งว่าไฟทางเดินรอบบริเวณโรงแรมชำรุด แตกบ้าง หลอดขาดบ้างเป็นประจำ

คราวนี้แหละ คุณจะได้เห็นรายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่จำเป็นผุดขึ้นมามากมาย บางโรงแรมถึงขนาดนั่งบวกเลขที่ผ่านมาแล้วต้องยกมือก่ายหน้าผาก เพราะไม่คิดว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายมหาศาลขนาดนี้ เห็นพนักงานส่งใบคำขอสั่งซื้อรายการไม่เท่าไหร่มา ก็เซ็นต์อนุมัติไปเรื่อย ๆ ไม่ได้สังเกตอะไร

3. แยกค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและการขาย

ค่าใช้จ่ายส่วนนี้อยากให้แยกออกมาให้ชัดต่างหากจากค่าใช้จ่ายในส่วนของทีมบริการ ทีมปฏิบัติการทั่ว ๆ ไป เพื่อจะได้เห็นว่า คุณได้ลงทุนทำกิจกรรมอะไรบ้างเพื่อสนับสนุนการตลาดและการขายที่ผ่านมาในแต่ละฤดูกาล และรวมยอดทั้งปีเป็นเท่าไหร่

รายการที่จะโดดเด่นสำหรับทุกโรงแรม คือ ค่าคอมมิชชั่นที่ต้องจ่ายให้ OTA ไม่ว่าจะของรายใด ขอให้รวบรวมมาให้หมด แยกเป็นแต่ละราย และนำไปเปรียบเทียบกับจำนวนห้องพักที่ขายได้ (Room Night Production)

ค่าใช้จ่ายการขายอื่น ๆ ไม่ว่าจะทำเว็บไซต์ ลง Google Ads เสียค่าคอมมิชชั่นให้กับพวก Digital Agency ค่าใช้บริการ Booking Engine  ค่าใช้บริการ Channel Manager ค่าใช้บริการระบบ CRM ค่าจ้างคนบริหาร Line Official และอื่นๆ

ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ให้นำมาเปรียบเทียบกับรายได้ที่ได้รับ ผลการตอบรับการให้บริการที่ผ่านมาจากการรีวิวผ่านช่องทางต่าง ๆ สะท้อนการรับรู้ และการให้บริการของโรงแรม

=====================

ส่วนที่ 2

เมื่อได้ข้อมูลทั้งข้อ 1 – 3 เรียบร้อยนำมาพิจารณาในประเด็นดังต่อไปนี้

(1) ในภาวะที่อัตราการเข้าพักไม่เป็นไปตามเป้าหมาย เช่น ต่ำกว่าเป้าหมาย 50% เราจะสามารถปรับลดรายการไหนได้บ้าง

(2) รายการที่ปรับลดได้ จะมีมาตรการปรับลดอย่างไร ลดลงกี่เปอร์เซ็นต์ภายในระยะเวลาเท่าไหร่ บางรายการอาจต้องปรับลดแบบค่อยเป็นค่อยไป บางรายการสามารถตัดตอนได้เลย หากไม่กระทบกับการให้บริการลูกค้า บางรายการอาจต้องกำหนดเป็นช่วง ๆ เช่น ใน 3 เดือนแรก ลดลงกี่เปอร์เซ็นต์ และตั้งแต่เดือนที่ 4 -6 ลดลงกี่เปอร์เซ็นต์ เป็นต้น

(3) ผลกระทบจากข้อ (1) และ (2) มีอะไรมาชดเชย หรือทดแทน เพื่อให้คงคุณภาพการให้บริการ หรือมีผลกระทบต่อความรู้สึกของลูกค้าให้น้อยที่สุด ในขณะเดียวกันก็ไม่เสียภาพลักษณ์ของแบรนด์โรงแรม

(4) มอบหมายผู้รับผิดชอบในการติดตามความคืบหน้าในการปรับลดในส่วนต่าง ๆ ในเชิงตัวเลข และผลกระทบในส่วนการให้บริการ รวมทั้งกำหนดความถี่ในการรายงานผลเพื่อให้ผู้บริหาร หรือเจ้าของโรงแรมรับทราบเป็นระยะอย่างสม่ำเสมอ

================

ส่วนที่ 3

เมื่อทำส่วนที่ 1 และส่วน 2 เรียบร้อย ให้ทีมบัญชีและการเงิน ลองปรับตัวเลขประมาณการรายรับรายจ่ายใหม่ 3-6 เดือน เพื่อนำมาเปรียบเทียบกับตัวเลขในครั้งแรกที่เราทำในส่วนที่ 1 ข้อที่ 1 เพื่อดูว่าเราจะสามารถปรับลดได้มากน้อยอย่างไร จะต้องหาปัจจัยอะไรมาเพิ่มเติมหากตัวเลขที่ออกมา โรงแรมยังขาดสภาพคล่องอยู่

ถึงช่วงนี้เจ้าของโรงแรมอาจจำเป็นต้องเข้าเจรจากับธนาคารพาณิชย์ที่ใช้บริการเพื่อขอความช่วยเหลือในระยะสั้นเพิ่มเติมตามมาตรการต่าง ๆ ที่เชื่อว่าหลายธนาคารก็กำลังหาทางช่วยธุรกิจในระดับ SME ที่เป็นกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนเศรษฐกิจประเทศไทยให้ก้าวผ่านช่วงนี้ต่อไปได้

สุดท้ายขอเป็นกำลังใจให้กับทุกท่าน ขอให้มีสติที่เข้มแข็ง พิจารณาทุกอย่างจากข้อเท็จจริง และปรับตัว ปรับธุรกิจ และวิธีในการทำธุรกิจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้มากขึ้น อะไรที่เราไม่เคยทำ ไม่ได้แปลว่าเราไม่ต้องทำ เพราะเหตุและปัจจัยในแต่ละยุคแต่ละสมัยมีความแตกต่างกัน จะนำมาเปรียบเทียบกันไม่ได้ หากจะเปรียบเทียบ ควรเปรียบเทียบทั้งเหตุปัจจัยภายนอก และภายใน และปัจจัยที่ควบคุมได้ และปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้

ขอให้ทุกท่านแก้ไขปัญหาได้อย่างราบรื่นค่ะ