6 ข้อจำเป็น บริหารการเงินโรงแรมให้รอด

6 ข้อจำเป็น บริหารการเงินโรงแรมให้รอด

ธุรกิจโรงแรมกับการทำให้ การเงินโรงแรม มีความแข็งแรงเพื่อใช้เป็นแกนหลักในการขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าตามเป้าหมายที่วางไว้นั้นเป็นสิ่งที่มีความท้าทายสำหรับทุกผู้ประกอบการที่เมื่อตัดสินใจลงทุนทำโรงแรมที่พักแล้วก็ย่อมที่จะคาดหวังความสำเร็จในธุรกิจนั้นๆตามจังหวะเวลาที่เหมาะสม แต่บางรายก็ต้องออกจากธุรกิจไป หรือบางรายก็อาจจะพบกับความทุลักทุเลในการพาโรงแรมเดินไปข้างหน้า หรือบางรายกลายเป็นความจำเป็นที่ก่อหนี้เพิ่มขึ้นมาจุนเจือธุรกิจ…แล้วผู้ประกอบการมือใหม่ ผู้ประกอบการรายเล็กควรเรียนรู้สิ่ง จำเป็นสำหรับโรงแรม เรื่องอะไรบ้างในการจัดการการเงิน

วันนี้เราจะมาแนะนำ Hotel Finance 101 สำหรับมือใหม่ และโรงแรมที่พักขนาดเล็กประเภท บูติกโฮเต็ล ซิตี้โฮเต็ลกลางเมืองในแต่ละจังหวัดควรเรียนรู้ หรือใครที่ทราบอยู่แล้ว อาจเพิ่มระดับความละเอียดมากขึ้นในการบริหารธุรกิจ

ข้อ 1 – คุณควรเข้าใจแหล่งที่มาของรายได้ของโรงแรมคุณว่ามาจากอะไรบ้าง

ข้อนี้เริ่มจากตั้งแต่คุณเริ่มตัดสินใจลงทุนทำธุรกิจและวางแผนธุรกิจโรงแรมว่าต้องการทำโรงแรมที่พักประเภทไหน มีสิ่งอำนวยความสะดวกอะไรบ้าง และคาดว่าแต่ละส่วนจะสามารสร้างรายได้อยู่ในสัดส่วนเท่าไหร่ เช่น คุณลงทุนทำรีสอร์ทริมทะเล พร้อมห้องอาหารและสปา แหล่งที่มาของรายได้ของคุณก็จะประกอบไปด้วยรายได้จากค่าห้องพัก รายได้จากร้านอาหาร และรายได้จากการให้บริการสปา เป็นต้น

ตัวอย่างแหล่งที่มาของรายได้ในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วพร้อมความผันผวนตลอดเวลา อาจทำให้โครงสร้างของแหล่งที่มาของรายได้ทำให้ภาพ การเงินโรงแรม ปรับเปลี่ยนไป เช่น ธุรกิจปรับตัวด้วยการทำอาหารสำเร็จรูปส่งขายแบบ Delivery หรือผลิตสินค้าจำหน่ายโดยใช้วัตถุดิบในชุมชน สร้างแบรนด์ หรือ การแบ่งพื้นที่เพื่อเปิดเป็นคาเฟ่ และพื้นที่สำหรับนั่งทำงาน (Co-Working Space) ไปจนถึงรูปแบบการร่วมลงทุนระหว่างธุรกิจ หรือระหว่างแบรนด์ เช่น ทำสปาโดยทำความร่วมมือทางการตลาดกับแบรนด์สินค้าสำหรับสปาเพื่อใช้ในการให้บริการลูกค้า และมีการวางสินค้านั้นในพื้นที่สปาด้วยเช่นกัน

แหล่งที่มาของรายได้เป็นความรู้ข้อแรกที่คุณควรเข้าใจ และเข้าใจในระดับเพิ่มขึ้นว่าแต่ละแหล่งที่มาคิดเป็นสัดส่วนเท่าไหร่ของรายได้ทั้งหมด เช่น รายได้จากค่าห้องพักคิดเป็น 75% รายได้จากห้องอาหาร 25% เป็นต้น เพื่อให้เห็นภาพการมีส่วนร่วมในการสร้างรายได้ของธุรกิจในภาพรวม หรือ Contribution Margin ของแต่ละรายได้

ข้อที่ 2 – คุณควรเข้าใจว่าแหล่งที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจโรงแรมมีอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อโรงแรมเปิดให้บริการแล้วหากแบ่งแบบง่ายๆออกเป็น 2 ส่วนเพื่อให้เห็นภาพโดยมองจากมุมการให้บริการ ได้แก่ ต้นทุนค่าห้องพัก และค่าใช้จ่ายในส่วนบริการสนับสนุน และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

บริการส่วนหน้า หมายถึงค่าใช้จ่ายโดยตรงที่เกิดขึ้นจากการขายสินค้า เหมือนกับบรรทัดที่ 2 ในการทำงบกำไรขาดทุน คือ รายได้ที่เกิดขึ้นจากการขายสินค้า (Revenue) ลบด้วย ต้นทุนสินค้า (Cost of Good Sold) ซึ่งในส่วนของโรงแรมที่พักก็คือต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมห้องพักให้พร้อมสำหรับการเช็คอินของลูกค้า หรือ Cost of Room นั่นเอง

Cost of Room ประกอบไปด้วยทุกสิ่งภายในห้องพัก เช่น รายการค่าซักผ้าทุกประเภท(Linen items) เครื่องดื่มขนมขบเคี้ยวใน Minibar ของใช้ในห้องน้ำ amenity set และอื่นๆเป็นต้น ควรมีการรวบรวมโดยขอตัวเลขจากทีมบัญชีการเงินว่าของแต่ละชิ้นมีราคาเท่าไหร่ เพื่อให้ทราบว่า การที่จะทำให้ห้องพัก 1 ห้องพร้อมขาย มีต้นทุนอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ได้แก่ เงินเดือนค่าจ้าง ค่าน้ำค่าไฟ ค่าสาธารณูปโภคอื่นๆ ค่าน้ำมัน ค่าสัญญา Wifi ค่าบริการต่างๆ จากผู้ให้บริการภายนอก ค่ากิจกรรมการตลาดและการขาย ค่าโฆษณาประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

และสำหรับโรงแรมที่มีร้านอาหารภายในโรงแรม ก็ควรทราบค่าใช้จ่ายในการซื้อวัตถุดิบมาปรุงอาหารในแต่ละเดือน ข้าวของเครื่องใช้สิ้นเปลืองที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน ต้นทุนค่าเครื่องดื่มทั้งที่มีแอลกอฮอล์และไม่มีแอลกอฮอล์

หากโรงแรมใดอยู่ภายใต้การบริหารไม่ว่าจะเป็น Hotel Chain ในประเทศหรือต่างประเทศ ก็จะมีค่าใช้จ่ายในการใช้บริการ Hotel Management จากบริษัทฯเหล่านั้นด้วยเช่นกัน

ลองจัดหมวดหมู่แยกตามแผนกเพื่อให้เห็นภาพการกระจายตัวของค่าใช้จ่ายว่าเป็นอย่างไร แผนกไหนมีค่าใช้จ่ายประจำ ค่าใช้จ่ายผันแปรเกิดขึ้นสอดคล้องกับจำนวนลูกค้าเข้าพักหรือไม่อย่างไร

ข้อที่ 3 – คุณควรรู้ว่ารอบ หรือความถี่ทั้งฝั่งรายได้และรายจ่ายเป็นอย่างไร เพื่อทราบสถานะ การเงินโรงแรม

ข้อนี้เป็นการเพิ่มระดับความเข้าใจแหล่งที่มาของรายได้และแหล่งที่ไปของรายจ่ายของคุณในแต่ละส่วน แต่ละหมวดหมู่ เพื่อให้คุณเห็นว่ากระแสเงินสดที่เข้าและออกในแต่ละเดือนเป็นอย่างไร ในฐานะเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารคุณควรเห็นภาพใหญ่ การเงินโรงแรม

ยกตัวอย่างฝั่งรายได้ โรงแรมคุณขายห้องพักผ่านทางช่องทางออนไลน์ 90% แต่มีความแตกต่างในเรื่องเงื่อนไขการเรียกเก็บเงิน บางรายกว่าคุณจะได้รับเงินต้องรอ 30-45 วัน แต่ถ้าเป็นช่องทางออนไลน์จองตรงกับโรงแรมคุณอาจได้รับเงินทันที หรือภายในไม่เกิน 7 วัน หรือบางรายอาจได้รับภายใน 15 วัน — จะเห็นว่าแหล่งที่มาของรายได้คุณมีที่มา และคุณทราบว่ามีที่มาจากไหน แต่รอบการได้รับเงิน หรือความถี่ที่โรงแรมจะได้รับเงินจะมีทั้งระยะสั้นภายในวันเดียว หรือไม่เกิน 7 วันและระยะยาวมากกว่า 30 วันเป็นต้น

ส่วนฝั่งรายจ่าย – รายการหลักๆที่มีจำนวนเงินและสัดส่วนสูงต่อรายจ่ายทั้งหมดคือเงินเดือนค่าจ้างพนักงานที่มีรอบการจ่ายเป็นรายเดือน ค่าไฟฟ้าเป็นรายเดือน ค่าบริการจากผู้ให้บริการภายนอกมีทั้งแบบทำสัญญาประจำเดือน หรือคิดค่าบริการต่อครั้ง นอกจากนี้ฝั่งร้านอาหาร ค่าใช้จ่ายในการจ่ายกับข้าว ซื้อวัตถุดิบของแห้งของสดของแต่ละโรงแรมอาจมีทั้งเครดิตกับร้านค้า และชำระสดตามวันที่ออกไปจ่ายตลาด เช่น กำหนดจ่ายตลาดสัปดาห์ละ 3 ครั้งหรือวันเว้นวัน อาจประกอบไปด้วยร้านค้าที่ให้เครดิต 15 วัน หรือร้านค้าที่ต้องจ่ายสดเพื่อให้ได้สินค้าไป หรือ การสั่งเครื่องดื่ม ไวน์ เบียร์ ร้านยี่ปั๊ว ซาปั๊วในพื้นที่ก็มีเงื่อนไขในการจ่ายเงินที่แตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับเครดิตของโรงแรมคุณในจังหวัดนั้นๆ หรือการไปซื้อของตามห้างขายส่งขนาดใหญ่ตามจังหวัดท่องเที่ยวหลัก ก็มีเงื่อนไขการชำระเงินอีกแบบ — จะเห็นว่าทางฝั่งรายจ่ายก็เช่นกันมีทั้งความถี่ระยะสั้น ไม่เกิน 7 วัน และแบบระยะยาวเป็นรายเดือนอย่างเงินเดือนค่าจ้าง เช่นกัน

เมื่อทำความเข้าใจข้อมูล จำเป็นสำหรับโรงแรม เรียบร้อย คุณก็จะเห็นภาพสัดส่วนที่จะสะท้อนสภาพคล่องทางการเงินของโรงแรมคุณว่าเป็นอย่างไร เช่นถ้าฝั่งรายรับมีรอบการรับเงินเกือบ 2 เดือนเป็นส่วนใหญ่ แต่ฝั่งรายจ่ายมีรายจ่ายมากกว่า 50% เป็นแบบรอบรายเดือน แปลว่าคุณควรมีมาตรการในการเสริมสภาพคล่อง ปรับระเบียบมาตรการในการเรียกเก็บเงินและติดตามเงินให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นต้น

ข้อที่ 4 – คุณกำกับและติดตามการจ่ายเงินออกของโรงแรมอย่างไร

การกำกับและติดตามการจ่ายเงินของโรงแรมควรเริ่มจากการกำหนดแนวทางในการทำงานตั้งแต่เรื่องการร้องขอ (Purchase Request) และ การสั่งของ (Purchase Order) หรือที่เรามักเรียกกันสั้นๆว่า PR และ PO เรียกว่าเพิ่มระดับความรอบคอบตั้งแต่วินัยของพนักงานแต่ละแผนกในการสั่งซื้อของต่างๆ – นั่นหมายถึงแต่ละแผนกควรมีการกำหนดแผนการสั่งของล่วงหน้าเพื่อให้บัญชีการเงินเห็นภาพ ผู้จัดการทั่วไปเห็นภาพ และผู้อนุมัติ/MD/เจ้าของโรงแรม เห็นภาพ

ขั้นต่อมาเป็นส่วนของทีมบัญชีการเงินที่เมื่อได้รับคำร้องขอ หรือ PR แล้วมีขั้นตอนในการสรรหาร้านค้าเพื่อทำราคาเปรียบเทียบ ต่อรองราคา ต่อรองเงื่อนไขการชำระเงิน ไปจนถึงการสั่งซื้อ และตรวจรับมอบสินค้า – ทีมบัญชีฝั่งขาจ่ายทำงานร่วมกันกับหัวหน้าทีม ผู้จัดการแผนกบัญชี รวบรวมรายการขาจ่ายทั้งหมด พล๊อตลงให้เห็นภาพว่ามีรายจ่ายแต่ละระยะสั้น กลาง ยาวเป็นอย่างไร กำหนดเมื่อไหร่ เพื่อไม่ให้มีข้อผิดพลาด และลดทอนความน่าเชื่อถือหรือเครดิตของโรงแรม หากจ่ายเงินไม่ตรงเวลา

ภาพ การเงินโรงแรม ข้างต้น เจ้าของโรงแรมควรเห็นภาพนี้ชัดเจน – คำว่า “ชัดเจน” ไม่ใช่เห็นภาพแต่ละรายการเหมือนนั่งทำบัญชี แต่เห็นภาพว่าจะเกิดการไหลเข้า และไหลออกของเงินอย่างไรในแต่ละเดือน และในอีก 3 เดือนข้างหน้า … เรื่องนี้จะช่วยเจ้าของโรงแรมในการเร่งการตลาดการขายเพื่อสร้างรายได้ให้เพียงพอในอนาคตด้วยเช่นกัน

หากทีมบัญชีสามารถทำ Cash Flow Report ให้เจ้าของโรงแรมเห็นภาพก็จะยิ่งเป็นการดี

ข้อที่ 5 – คุณเข้าใจต้นทุนต่างๆของโรงแรมหรือไม่ (จำเป็นสำหรับโรงแรม)

ข้อนี้เกริ่นไปบางส่วนในข้อ 2 บ้างแล้วจากการยกตัวอย่างต้นทุนห้องพัก ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการเตรียมห้องพักให้พร้อมขายเป็นอย่างไร มีรายการอะไรบ้าง รวมแล้วเป็นเท่าไหร่ โรงแรมที่พักแบบราคาประหยัดก็ควรมีต้นทุนต่ำกว่า โรงแรมรีสอร์ทในระดับลักชัวรี่ ที่มีรายการข้าวของเครื่องใช้ภายในห้องพักที่มากกว่า รายละเอียดมากกว่า เป็นต้น

ต้นทุนอาหารและเครื่องดื่มเป็นอีกส่วนที่บางร้านอาหาร บางโรงแรมไม่มีการคำนวณที่ชัดเจน ไม่มีการตัดสต๊อกที่ชัดเจน แต่จะมีภาพรวมๆอยู่ในหัวว่าในแต่ละเดือนจ่ายค่ากับข้าวไปเท่าไหร่ สั่งเครื่องดื่มไปเท่าไหร่ แล้วนำมาเทียบกับรายได้ที่สามารถทำได้ในแต่ละเดือน แต่ไม่มีมาตรการตรวจสอบและป้องกันการรั่วไหล หรือใช้วัตถุดิบ ใช้ของอย่างสิ้นเปลือง หรือไม่รู้จักใช้วัตถุดิบมาปรุงอาหารแบบสร้างของเสียให้น้อยที่สุด

นอกจากนี้บางร้านอาหารยังจำเป็นต้องเลือกใช้บริการสั่งของสดของแห้งจากผู้ให้บริการรายย่อยในพื้นที่ ที่จะมีค่าบริการเพิ่มเข้ามาอีกส่วน และอาจหลงลืมนำค่าใช้จ่ายส่วนนี้รวมเข้าไปด้วย เพราะเท่ากับว่าคุณจ่ายกับข้าวด้วยราคาที่อาจจะสูงกว่าร้านอื่นๆ เช่น ออกไปจ่ายตลาดซื้อปลาสดจับเรือประมงเอง กับซื้อผ่านแม่ค้าพ่อค้าคนกลางก็ย่อมจะมีความแตกต่างเรื่องราคา

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้บริการแบบไหน การรู้ต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าและบริการของโรงแรมคุณเป็นสิ่ง จำเป็นสำหรับโรงแรม อย่างยิ่ง

ข้อที่ 6 – คุณเตรียมเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอย่างไรให้เพียงพอ

เมื่อคุณทราบข้อมูลและสถานะ การเงินโรงแรม ตั้งแต่ข้อ 1 ถึงข้อ 5 เรียบร้อย คุณก็ควรจะมานั่งวางแผนจัดการการเงินเพื่อให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปได้อย่างราบรื่น ดังนั้น การกำหนดและเตรียมเงินสำรองในแต่ละเดือนจัดเป็นสิ่ง จำเป็นสำหรับโรงแรม

ก่อนโควิด-19 คุณอาจเตรียมเงินสำรองเพียง 3-4 เดือนก็เพียงพอ แต่หลังจากเกิดวิกฤตโควิด-19 คุณมีประสบการณ์จากความไม่แน่นอน เหตุวิกฤตที่ไม่สามารถคาดหมายได้ การเตรียมเงินสำรองจึงควรเพิ่มมากขึ้นถึง 2-3 เท่า ขึ้นอยู่กับสถานะธุรกิจของคุณว่าเป็นอย่างไร

.

การเงินโรงแรม เป็น สิ่ง จำเป็นสำหรับโรงแรม

ผู้บริหารโรงแรมจึงควรเรียนรู้และฝึกบริหารจัดการเพื่อให้มั่นใจว่าโรงแรมที่พักของคุณมีสภาพคล่องเพียงพอ รวมถึงมีเงินทุนสำรองหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด ไปจนถึง การสะสมเงินลงทุนสำหรับการปรับปรุงโรงแรม การขยายกิจการในอนาคตด้วย

การทำธุรกิจในระยะต่อไปที่ให้ความสำคัญเรื่องสิ่งแวดล้อม ความยั่งยืน การลดการสร้างของเสียมลภาวะต่างๆให้กับโลกของเรา มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น ดังนั้น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของทุกโรงแรมจึงเพิ่มสูงขึ้นอย่างแน่นอน ควรเตรียมพร้อมโดยเริ่มจากการสร้างวินัยทางการเงินให้กับธุรกิจ

.

ไม่พลาดคำแนะนำดีๆเรื่องการบริหารจัดการโรงแรมด้วยตัวคุณเอง กด subscribe ตามช่องทางที่คุณใช้งานได้ที่ https://linktr.ee/thethinkwise