เช็คลิสโรงแรม เตรียมงานไม่หลุด
เช็คลิสโรงแรม เตรียมงานไม่หลุด
เริ่มนับถอยหลังกันแล้วสำหรับสถานประกอบการที่พักแรม ไม่ว่าจะเป็นบูติกโฮเต็ล ซิตี้โฮเต็ล โรงแรม รีสอร์ท บ้านพักตากอากาศที่เน้นการให้บริการที่ดีเยี่ยม ทุกสถานประกอบการเริ่มกังวลในเรื่องการเตรียมงานต่างๆที่กำลังจะเริ่มในเดือนธันวาคม ….แล้วจะทำอย่างไร มีตัวช่วยอะไรบ้าง … เช็คลิสโรงแรม มีหรือเปล่า
จริงๆแล้ววิธีเตรียมงานให้มีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากการทำ Event Sheet ที่มีการกำหนดรายละเอียดของงานตั้งแต่ต้นจนจบงานพร้อมทั้งมอบหมายงานแต่ละส่วนให้แต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องพร้อมกับมีผู้รับผิดชอบในการขับเคลื่อนงานแต่ละส่วน โดยมีผู้กำกับงานใหญ่คอยติดตามความคืบหน้าในการจัดงานในภาพรวมเพื่อให้มั่นใจว่างานคืบหน้าไปในทิศทางที่ควรจะเป็น และคอยปรับแก้ไขให้เป็นไปตามโจทย์ที่ได้รับจากลูกค้าเจ้าของงานนั้นๆภายใต้งบประมาณที่กำหนด…. สิ่งต่างๆเหล่านี้จะเป็นภาพย่อยเมื่อมีการจัดงานที่โรงแรม แต่ในภาพรวมที่หัวหน้าทีม ผู้จัดการมือใหม่ควรฝึกจัดระเบียบการทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าการบริหารโรงแรม เป็นไปอย่างราบรื่น มีคำแนะนำดังนี้
โจทย์คือ เมื่อมีเวลาเป็นตัวกำกับการทำงาน คุณควรจะสร้าง เช็คลิสโรงแรม อย่างไร
ก่อนอื่นควรมองเป็นภาพรวมภาพใหญ่ๆก่อนว่า “งานจะขับเคลื่อนไปได้จะต้องมีอะไรบ้าง”
- งบประมาณ
- ข้าวของเครื่องใช้ในงาน
- เมนูอาหารและเครื่องดื่ม
- ทีมงานให้บริการ
นี่คือองค์ประกอบหลักๆในการจัดงานแต่ละงานสำหรับทีมโรงแรมไม่ว่าจะเป็นงานเล็กงานใหญ่ หรือโรงแรมเล็ก โรงแรมใหญ่ ในภาพรวมก็จะมีอยู่ 4 ส่วนหลักๆข้างต้น ที่หัวหน้าทีม หรือผู้จัดการแต่ละแผนกจะร่วมมือกันทำงาน ส่วนโรงแรมเล็กที่เจ้าของทำเองทุกอย่าง ก็แน่นอน คุณจะเป็นทั้งผู้กำกับและผู้ขับเคลื่อน ไปจนถึงเป็นหนึ่งในทีมงานด้วยเช่นกัน
แล้วถ้ามองในภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นไปอีกในแง่ โรงแรมต้องการความมั่นใจว่างานที่กำลังจะทำ หรือกิจกรรมที่จะทำจะไม่มีข้อผิดพลาด หรือมีข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด ควรจะมองภาพในแง่การบริหารโรงแรมอย่างไร
สำหรับเจ้าของโรงแรมที่พักขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่ บริหารโรงแรม เองแล้ว มีเช็คลิสโรงแรมที่คุณควรหมั่นทบทวนภายใต้เวลาที่กำหนดดังนี้
- เช็คตัวเลขเป้าหมาย เช็คงบประมาณ และเช็คตัวเลขล่าสุดจากรายงานที่ได้รับว่า สถานะปัจจุบันอยู่ห่างจากเป้าหมายเท่าไหร่ และใช้งบประมาณไปในกิจการงานต่างๆไปแล้วจำนวนเท่าไหร่ คงเหลืองบประมาณในแต่ละด้าน ในแต่ละส่วนอยู่จำนวนเท่าไหร่
- รีวิวแผนงานเทียบกับงานที่เกิดขึ้นจริงว่าเป็นอย่างไร มีกี่งานที่เกิดขึ้นจริงตามแผนงานที่วางไว้ และมีอีกกี่แผนงาน แผนกิจกรรมที่ไม่ได้ทำตามแผนที่วางไว้ — ควรมีเหตุผลประกอบในส่วนของงานที่ไม่ได้ทำ หรืองานที่ไม่เกิดขึ้นจริงด้วยว่า เพราะเหตุอะไรจึงไม่สามารถทำให้เกิดขึ้นได้ และส่วนงานที่เกิดขึ้นจริงไปแล้ว ก็ควรมีการประเมินผลสำเร็จด้วยว่าสำเร็จกี่เปอร์เซ็นต์ ภายใต้การใช้งบประมาณไปเท่าไหร่ อยู่ในงบฯ หรือเกินงบฯไปเท่าไหร่
- เรียงลำดับความสำคัญในการขับเคลื่อนงาน โดยเฉพาะในช่วงปลายปีเมื่อมีทั้งงานคริสมาสต์และงานปีใหม่ และวันหยุดต่อเนื่อง – การเรียงลำดับความสำคัญในการติดตามงาม คงไม่ใช่เรื่องจำนวนครั้งที่เรียกประชุมทีม แต่ไม่มีสาระเกิดขึ้น แต่ควรตั้งตารางการทำงานของแต่ละทีมที่ชัดเจนว่าในแต่ละสัปดาห์ที่ผ่านไปควรมีความคืบหน้าในเรื่องอะไรบ้างเพื่องานออกมาสมบูรณ์ – เทคนิคสำคัญในการ บริหารโรงแรม
- การสั่งซื้อสินค้า ข้าวของเครื่องใช้ ของตกแต่งและวัตถุดิบที่ใช้ทำอาหารที่ต้องใช้ในงานต่างๆ – เรื่องนี้สำคัญมากเพราะหากมีแต่การสั่งงาน สั่งงาน และสั่งงาน แต่ขาดความร่วมมือระหว่างทีมจัดงาน กับทีมบัญชีการเงินแล้ว งานย่อมไม่สำเร็จแน่นอน เพราะของจะได้ไม่ครบ ของจะมาส่งล่าช้า หรืออาจจะหาของไม่ได้เพราะสั่งของกระชั้นชิดจนเกินไป ทำให้ไม่ได้ของตามต้องการ หรืออาจได้แต่ต้องจ่ายในราคาที่สูงกว่าโรงแรมอื่น
- ทีมงาน – ทำทุกขั้นตอนมาอย่างเรียบร้อยครบถ้วน แต่ไม่มีการเช็คตารางการเข้างานของทีมงานแต่ละแผนกที่วางไว้ อาจเกิดความเสี่ยงที่กำลังคนไม่พอในการให้บริการในวันงาน หรือหากมีการลาฉุกเฉิน หรือเกิดเจ็บป่วยกระทันหัน ทีมงานอาจไม่เพียงพอจนทำให้ระดับการให้บริการต่ำกว่ามาตรฐานที่วางไว้ก็เป็นได้ ดังนั้นจึงควรวางแผนเรื่องกำลังคนให้ดี และหากจำเป็นการจัดหาพนักงานชั่วคราว (Part time/Casual Team) เข้ามาเสริมตามความจำเป็น และอย่าลืมเผื่อเวลาในการฝึกอบรมขั้นพื้นฐานเพื่อให้ส่งมอบบริการได้ตามมาตรฐานที่วางไว้ด้วย
.
สำหรับไอเดียในการจัดงาน การจัดโต๊ะ การตกแต่งสถานที่ สามารถหารูปอ้างอิงได้จาก Pinterest เพียงแค่พิมพ์คำค้นหาที่คุณต้องการ คุณก็จะเห็นผลลัพธ์มากมายให้คุณได้เลือก
ประเด็นที่สำคัญ คือ การปรับใช้จากรูปอ้างอิงต่างๆ ควรอยู่ภายใต้คอนเซ็ปต์โรงแรมของคุณด้วย
.
ส่วนรูปแบบตารางการทำงาน การติดตามงาน สามารถสร้างเอง หรือเลือกใช้ได้ตามความถนัดเลย ง่ายที่สุดก็คือการใช้ Excel Sheet ในการออกแบบเพราะจะสามารถคำนวณตัวเลขค่าใช้จ่าย การนับวันคงเหลือในการทำงาน หากคุณสร้างตารางมี วันเริ่มต้นทำงาน และวันกำหนดเสร็จงาน — ประเด็นสำคัญ คือ ออกแบบตารางมาแล้ว ก็ควรมีการอัพเดทข้อมูลเป็นระยะ เช่น ทุกสัปดาห์เพื่อให้เห็นความคืบหน้าของงาน หรือใครถนัดใช้แอพลิเคชั่นต่างๆ ก็เลือกใช้ได้ตามถนัด ส่วนใหญ่เลือกใช้ แต่ไม่มีการใช้อย่างต่อเนื่อง หรือมีการอัพเดทข้อมูล ยิ่งประเภทใช้ Shared file บนระบบออนไลน์และให้แแต่ละแผนกอัพเดทนั้น …. ดูดี แต่ใช้จริงกี่เปอร์เซ็นต์ …. หากจะนำมาใช้ในองค์กร ควรมีการอบรมการใช้งานเพื่อให้ทุกคนใช้เป็นก่อนเป็นลำดับแรก และมีการตรวจดูการใช้งานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
.
ไม่พลาดคำแนะนำดีๆในการบริหารโรงแรมด้วยตนเองไม่ต้องพึ่งพาใคร กดติดตามได้ตามช่องทางที่คุณใช้งานที่ https://linktr.ee/thethinkwise
