โรงแรมเล็กใหญ่-จะรับมือกับสื่ออย่างไรดี

เลือกสื่อผิด คิดจนอับอาย อย่าปล่อยให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นกับโรงแรมของคุณ

ไม่ว่าโรงแรมจะขนาดเล็ก ขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ เมื่อมีสื่อติดต่อมาเจ้าของโรงแรมมักดีใจที่มีสื่อให้ความสนใจ สื่อในที่นี้ ไม่ได้จำกัดเฉพาะสื่อทางทีวี แต่หมายความรวมไปถึงสื่อออนไลน์ทุกประเภท ทุกกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นบล๊อกเกอร์ หรือผู้ที่อยากจะเป็นบล๊อกเกอร์ทั้งไทยและต่างชาติ แม๊กกาซีนออนไลน์ว่าด้วยการท่องเที่ยว ชวนท่องเที่ยว เพจท่องเที่ยวทั้งหลาย และแม๊กกาซีนแบบเป็นเล่มๆ ที่เน้นการท่องเที่ยว หรือการออกแบบชมบ้าน ชมสวน ตกแต่งภายใน เราหมายรวมหมดทุกประภทค่ะ

เมื่อเจ้าของดีใจมาก บางครั้งก็อาจจะลืม หรือพลาดในรายละเอียดบางจุดและเมื่อสื่อเหล่านั้นเผยแพร่ภาพและข้อความออกไปแล้วก็ไม่อาจแก้ไขได้ หรือแก้ไขได้บ้างแต่ก็เพียงบรรเทาเหตุได้เพียงเล็กน้อย

วันนี้เลยจะมาแบ่งปันข้อควรระวังเมื่อโรงแรมได้รับการติดต่อจากสื่อต่างๆ เราควรจะทำอะไรบ้าง

  1. ขอรายละเอียดให้ครบถ้วน

รายละเอียดอะไรบ้างที่ควรจะขอ โดยทั่วไป “สื่อที่ดี” ก็จะมีการทำหนังสือ หรือเขียนอีเมล์ติดต่อเข้ามายังโรงแรมพร้อมแจ้งวัตถุประสงค์ และระบุความต้องการว่าต้องการมาถ่ายทำอะไร รายการอะไร คอนเซ็ปต์รายการเป็นอย่างไร ทำไมถึงสนใจโรงแรมเรา กลุ่มผู้ชมหรือผู้อ่านประมาณไหน

นอกจากนี้สื่อก็จะแจ้งวันและเวลาที่ต้องการจะเข้ามาถ่ายทำ มีทีมงานกี่คน พิธีกรเป็นใคร ต้องการให้ทางโรงแรมช่วยเตรียมอะไรเพื่อเข้าฉากบ้าง หรือหากต้องการสัมภาษณ์ผู้บริหารหรือเจ้าของโรงแรม อยากให้พูดให้ประเด็นไหนบ้าง หรือมีคำถามคร่าวๆมาให้เพื่อให้ทางโรงแรมได้เตรียมตัว หรือหากโรงแรมมีเอกสารเบื้องต้นเกี่ยวกับโรงแรมก็สามารถส่งกลับไปให้เป็นข้อมูลเบื้องต้นได้

หากวันและเวลาไม่สะดวกสำหรับทางโรงแรม เราก็สามารถเจรจาขอเลื่อนหรือปรับวันได้ หากทีมงานสื่อสามารถปรับเปลี่ยนได้ ส่วนใหญ่ก็จะปรับตามวันและเวลาที่โรงแรมสะดวก ดังนั้น โรงแรมควรพิจารณาเลือกวันและเวลาให้ดีๆ ที่ไม่รบกวนลูกค้ามาจนเกินไป และพนักงานของเราจะไม่วิ่งวุ่นจนเกินไปเช่นกัน

แต่ถ้าโรงแรมไปเจอ “สื่อที่ไม่ดี” กลุ่มนี้เขามักจะไม่มีรายละเอียดอะไรให้เลย พูดแค่สั้นๆว่า “ก็มาถ่ายรูปโรงแรม ถ่ายห้องพัก แล้วก็อาหารตามที่โรงแรมอยากนำเสนอค่ะ ใช้เวลาไม่นานหรอกค่ะ ” แบบนี้เป็นต้น สอบถามอะไรก็มักจะไม่ได้ความ ถามกลุ่มผู้ชม ผู้อ่าน อาจจะไม่ตอบ หรือตอบวนๆกว้างๆ ถ้าเจอประมาณนี้ก็ขอให้พิจารณาให้ดี

    2. ศึกษากลุ่มลูกค้าของสื่อ

ฐานลูกค้าหรือผู้ชมรายการของสื่อเป็นกลุ่มไหน ใช่กลุ่มที่จะสนใจโรงแรมของคุณหรือเปล่า หรือคนละประเภทกันเลย ห่างไกลกันพอสมควร เช่น โรงแรมคุณเหมาะสำหรับคู่รักฮันนีมูน แต่รายการในภาพรวมจะเน้นกินเที่ยวเล่นในกลุ่มวัยรุ่น วัยเรียน อันนี้อาจจะจับคู่กันลำบาก และอาจทำให้การนำเสนอภาพลักษณ์ของโรงแรมคุณเพี้ยนไปจากสิ่งที่ควรจะเป็น

หากโรงแรมคุณเน้นความสงบ อยู่กับธรรมชาติ ไม่อึกทึกโครมครามหรือมานั่งตั้งวงดื่มและร้องเพลงกัน กรณีนี้ควรพิจารณาเลือกสื่อให้ดี โรงแรมอย่าไปมุ่งแต่จำนวนผู้ชม จำนวนผู้ติดตาม ถ้าฐานคนดูไม่ใช่สิ่งที่เหมาะสมกับโรงแรมของคุณ ก็ควร “ปฎิเสธ” ไป

   3. เจรจาต่อรอง

เจรจาต่อรองในที่นี้หมายถึง โรงแรมได้รับการติดต่อขอใช้พื้นที่ในการถ่ายทำโฆษณา ถ่ายแบบ หรือทำหนังสั้นอะไรก็แล้วแต่ กรณีนี้จะมีค่าใช้จ่ายในการใช้สถานที่ ซึ่งโรงแรมควรกำหนดค่าเช่าพื้นที่ในการถ่ายทำไว้เป็นมาตรฐาน บริษัทที่รับผลิตสื่อเหล่านี้ บางครั้งจะ(แอบ)เข้ามาดูสถานที่ก่อน แล้วจึงค่อยติดต่อมา หรือบางบริษัทก็มีการโทร.นัดหมายล่วงหน้าด้วยความสุภาพว่าจะขอเข้ามาดูโลเคชั่นเพื่อถ่ายโฆษณา เราก็สามารถสอบถามข้อมูลตามข้อ  1 เพื่อให้เข้าใจว่าจะมาถ่ายอะไร ละเมิดต่อศีลธรรมอันดีงามของประเทศไทยหรือไม่อย่างไร ถ้าเห็นว่าไม่ดี ก็ให้รีบ “ปฏิเสธ” ไปได้เลย อย่าลังเลใจ

บริษัทที่รับผลิตรายการเหล่านี้ แน่นอนว่าเขาจะต้องมีงบประมาณที่ใช้ในการถ่ายทำอยู่แล้ว แต่เขามักจะบอกเราว่า “ผมมีงบน้อยจริงๆ งานนี้มีแค่…..บาทเองครับ” คือไม่ต้องสนใจตรงนี้ การตั้งราคาค่าใช้จ่ายในการใช้สถานที่ คือการตั้งราคาค่าเสียโอกาสของพื้นที่ของโรงแรมคุณ เพราะฉะนั้นตั้งราคาได้ ไม่ผิดกติกาอย่างไรค่ะ ยกเว้นในกรณีที่คุณเห็นว่า อาจจะเป็นโอกาสในการช่วยประชาสัมพันธ์โรงแรมของคุณ เนื่องจากกลุ่มผู้ชมรายการเป็นกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของคุณ คุณก็สามารถพิจารณาส่วนลด หรือลดราคาในการใช้สถานที่ได้

ข้อสำคัญ คือ ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจว่าให้ถ่ายทำหรือไม่ให้ถ่ายทำขอให้เป็นที่สุด ถ้าเจ้าของโรงแรมมอบหมายให้ทีมการตลาดมีหน้าที่ ก็ให้อำนาจเต็มที่ แต่ไม่ใช่พอทางทีมการตลาดหรือทีมขายเสนอราคาไปแล้ว เจ้าของโรงแรมกลับมาบอกว่า “ทำไมคิดราคาแค่นี้” หรือ “ทำไมคิดเขาแพงจัง”  เรื่องนี้ประเด็นอยู่ที่กลุ่มลูกค้าของทั้งสองฝ่ายและโอกาสทางธุรกิจในการประชาสัมพันธ์

4. ขอดูงานก่อนพิมพ์หรือออกอากาศ

โดยมารยาทแล้ว สำหรับสื่อสิ่งพิมพ์เมื่อเขียนบทความเสร็จเรียบร้อยจะส่งร่างที่จะตีพิมพ์มาให้โรงแรมพิจารณาอีกครั้ง เผื่อมีข้อผิดพลาด เช่น ใช้โลโก้ไม่ถูกต้อง หรืออธิบายคอนเซ็ปต์โรงแรมไม่ถูกต้อง เรียกชื่อห้องผิด สะกดผิด ทางโรงแรมก็สามารถท้วงติงไปได้  ทั้งนี้การท้วงติง ไม่ได้เป็นการไปเปลี่ยนสไตล์การเขียนของผู้เขียนแต่อย่างใด เราแค่ให้ข้อมูลที่ถูกต้องไปนำไปแก้ไขเท่านั้น

เรื่องขออ่านปรู๊ฟนั้นเป็นเรื่องปกตินะคะ ถ้าสื่อสิ่งพิมพ์ไหนไม่ให้อ่านสิคะ ผิดปกติ หรือมีอะไรไม่ชอบมาพากล หรือกลัวว่าจะต้องกลับไปแก้ไขงานอีก

ส่วนพวกรายการทีวี หรือผู้ผลิตรายการทั้งหลาย กรณีนี้อาจจะลำบากในการขอดูภาพที่ได้ถ่ายทำไป แต่ทางโรงแรมก็สามารถย้ำเตือนในประเด็นต่างๆที่ถือว่าเป็นสาระสำคัญเกี่ยวกับโรงแรมไปได้เช่นกัน

รายการที่ดีมีคุณภาพ จะมีความรอบคอบและพิถีพิถันในการนำเสนอภาพและคำพูด รวมถึงตัวอักษรประกอบเสมอ ส่วนรายการที่ไม่มีคุณภาพ ต่อให้มีชื่อเสียงมากขนาดไหน มีดาราชื่อดังเป็นพิธีกรขนาดไหน ก็ยังคงไม่มีคุณภาพ เพราะฉะนั้นอย่าไปหลงติดกับภาพลักษณ์เหล่านี้ ขอให้ย้อนกลับไปที่ข้อที่ 1 เสมอ คนที่ประสานงานติดต่อ ถ้าพูดจาไม่รู้เรื่อง อธิบายอะไรไม่ได้ ขอให้ตั้งเป็นข้อสังเกตไว้ก่อนเลยว่า ปัญหาอาจจะตามมา

อย่าปล่อยให้เกิดกรณีถึงขั้นเรียกชื่อห้องพัก ยังเรียกไม่ถูก แถมยังสะกดชื่อภาษาอังกฤษไม่ถูกอีกต่างหาก ทั้งที่พิธีกรในรายการและทีมงานก็มีประสบการ์ณในระดับที่เราไม่คิดว่าจะผิดพลาดได้ เช่น ห้องสวีท (Suite) อ่านว่า สะ-หวีด นะคะ แต่เขียนคำบรรยายใต้ภาพห้องพักว่าเป็นห้อง “Sweet” แบบนี้ ให้อภัยกันไม่ได้เด็ดขาดค่ะ

ขอให้พิจารณาทุกข้อข้างต้นให้ดี และถี่ถ้วน เพื่อป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นต่อภาพลักษณ์และชื่อเสียงของโรงแรม และยิ่งปัจจุบันทุกคนเน้นแต่ความรวดเร็วในการนำเสนอเพื่อแข่งกับเวลา ดังนั้น โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ง่ายมาก

ในทางกลับกัน “สื่อ” ทั้งหลายก็ควรเพิ่มความรอบคอบในการทำงานด้วยเช่นกัน (หากมีสื่อหรือผู้ผลิตรายการได้อ่านบทความนี้) อยากให้นึกว่าหากเป็นธุรกิจของตัวเองและมีคนมากระทำเช่นนี้กับคุณ คุณจะรู้สึกอย่างไร เมื่อมีการเผยแพร่ไปแล้ว ย่อมยากที่จะเยียวยาสำหรับผู้ประกอบการโรงแรม คือ อย่าไปติดกับภาพลักษณ์ความมีชื่อเสียงภายนอก ขอให้กลับมาพิจารณาจากข้อเท็จจริงในเรื่องภาพลักษณ์และกลุ่มลูกค้าเป้าหมายเป็นสำคัญ และหากมีพวกสื่อ ดารา หรือผู้มีชื่อเสียงต่างๆมาร้องขอราคาห้องพักในราคาพิเศษ ไปจนถึงขอพักฟรี แลกกับนั่น นี่ นู่น ก็ขอให้ปฏิเสธไป คนกลุ่มนี้มักทำนิสัยเช่นนี้จนคิดว่าเป็นเรื่องปกติ ทั้งที่จริงๆ ไม่ใช่เรื่องปกติ  เราควรจะช่วยกันรณรงค์ไม่ต้อนรับการกระทำเช่นนี้ในสังคมเราจะดีกว่าค่ะ  ดาราหรือคนมีชื่อเสียงที่นิสัยดี เขาไม่เคยขอส่วนลด หรือราคาพิเศษค่ะ เพราะเขาตั้งใจมาพัก มาเป็นลูกค้า ส่วนโรงแรมจะให้ราคาพิเศษเพราะชื่นชอบเป็นการส่วนตัว อันนั้นก็ไม่ว่ากันค่ะสุดท้าย สำหรับโรงแรมใหม่ ร้านอาหารใหม่ การให้สัมภาษณ์ของผู้ออกแบบ สถาปนิก หรือผู้ตกแต่งภายในเกี่ยวกับโครงการนั้น ควรทำความเข้าใจในเชิงการตลาด การสื่อสารการตลาดให้ตรงกัน เพราะหากผู้ออกแบบสื่อสารผิด จะส่งผลต่อกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของโรงแรมได้เช่นกัน ยิ่งผู้ออกแบบมีชื่อเสียงมากเท่าไหร่ ความมั่นใจในตัวเองก็ยิ่งมีมากเป็นเท่าตัว  เช่น “ก็ออกแบบเองกับมือ ทำไมจะไม่รู้ว่าเป็นอย่างไร อธิบายได้อยู่แล้ว” ก็ไม่ผิด ถ้าคุณให้สัมภาษณ์แต่ในด้านการออกแบบ ที่ไม่กระทบต่อการสื่อสารทางการตลาด บางราย สร้างปัญหาให้กับโครงการมาก ทำให้ทีมการตลาดต้องมานั่งแก้ภาพลักษณ์ แก้ปัญหาเรื่องการรับรู้ที่ถูกต้องใหม่ ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้เวลาเกี่ยวกับการสร้างการรับรู้ เรียนรู้สิ่งที่ถูกต้องทุกวงการ มีทั้งคนดี และคนไม่ดี เรามาช่วยกันสร้างวิธีปฏิบัติที่ดีมีมารยาทในวงการโรงแรมที่พักของเราให้ดีขึ้นกันเถิดค่ะ   

วางตัวให้เป็น เห็นแก่ลูกค้าและทีมงาน

บริหารโรงแรมอย่างมืออาชีพ จะทำอย่างไรเมื่อเป็นกิจการในครอบครัวและเครือญาติ เจ้าของกิจการควรวางตัวอย่างไร

กิจการโรงแรมที่พักขนาดเล็กถึงขนาดกลาง เจ้าของมักมีบทบาทโดยตรงกับกิจการ หรือมอบหมายให้คนในครอบครัวและเครือญาติเข้ามามีบทบาทในกิจการ และเราก็มักจะเห็นเจ้าของกิจการเข้ามานั่งที่โรงแรม หรือนั่งรับประทานอาหารในร้านอาหารของโรงแรม สังเกตการ์ณการทำงานของทีมงาน หรือบางครั้งก็มาต้อนรับแขกวีไอพี และเพื่อนฝูงที่แวะมาเยี่ยมเยียน ยิ่งเป็นโรงแรมที่เปิดใหม่ในช่วง 1-2 ปีแรก จะมีแขกวีไอพีประเภทนี้แวะมาบ่อยครั้ง บางแห่งทีมงานก็ทำตัวไม่ถูก ทำตัวลำบาก บางแห่งหลักเกณฑ์มาตรฐานในการปฏิบัติงานมีชัดเจน แต่พอเพื่อนหรือแขกของเจ้าของโรงแรมมาใช้บริการ ถึงขั้นต้องพับเก็บมาตรฐานในการทำงานปกติไปเลยทีเดียว เพราะเจ้าของจะลงมากำกับเอง โหวกเหวกเอง สั่งงานเอง จนแทบจะลืมลูกค้าปกติที่มาใช้บริการไปเลยทีเดียว เพียงเพราะเจ้าของโรงแรมกลัวจะเสียหน้า กลัวจะได้อาย หากให้การต้อนรับเพื่อนฝูงแขกเหรื่อที่เชิญมาไม่เรียบร้อย ติดขัดไม่ราบรื่น หรือมีปัญหา ซึ่งกรณีเช่นนี้ พนักงานที่เคยปฎิบัติงานได้อย่างคล่องแคล่วราบรื่น แก้ไขปัญหาหน้างานได้เป็นอย่างดี ก็พลอยเสียศูนย์กันไปเลยทีเดียว

อยากเล่าตัวอย่างให้ฟัง 2 เรื่องที่มีความแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

เรื่องแรก เกิดขึ้นที่รีสอร์ทบนเกาะแห่งหนึ่ง บ้านพักมีลักษณะเป็นวิลล่าเป็นหลังๆ ซึ่งโดยปกติจะอนุญาตให้ลูกค้าเข้าพักได้เต็มที่ไม่เกิน 3 คนผู้ใหญ่ หรือครอบครัวที่เป็นพ่อแม่ และลูก 2 คนอายุไม่เกิน 12 ปี ราคาบ้านพักอยู่ในระดับตัวเลข 5 หลักต่อคืน

ลูกค้าคู่หนึ่งจองห้องพักแบบติดทะเล หรือเรียกว่า Beachfront Villa มาเช็คอินเข้าพักตามปกติ การต้อนรับก็ราบรื่นดีไม่มีปัญหา แต่ก็สังเกตเห็นว่ามีผู้ชายวัย 30 ต้นๆนั่งอยู่บริเวณส่วนต้อนรับเช่นกันก้มหน้าก้มตาทำงานกับคอมพิวเตอร์บ้าง เรียกพนักงานมานั่งคุยบ้าง ทางรีสอร์ทได้เลือกบ้านพักริมทะเลถัดจากส่วนต้อนรับไปประมาณเดินผ่านบ้านพักอีก 2-3 หลัง แต่บ้านพักมีปัญหาคือห้องน้ำมีกลิ่น จึงต้องย้ายมาอยู่บ้านพักที่ขยับเข้ามาใกล้ส่วนต้อนรับมากขึ้น คืออยู่บ้านหลังที่ 2 ซึ่งลูกค้าก็สงสัยว่าทำไมจึงไม่ให้เข้าพักบ้านพักหลังที่ 1 เพราะเป็นบ้านที่มองออกไปก็จะเห็นหาดทรายและทะเลชัดเจนกว่าบ้านหลังอื่นๆ สอบถามพนักงานก็ได้ความว่า “จะมีเพื่อนของเจ้าของมาพักค่ะ”

พอตกเย็นเรือสปีดโบ๊ทลำสุดท้ายก็เข้ามาเทียบหน้าหาดบริเวณหน้ารีสอร์ท พนักงาน 4-5 คนวิ่งลงไปช่วยกันพาแขกลงจากเรือ หิ้วกระเป๋าใบใหญ่หลายใบ และพามาที่ส่วนต้อนรับ ที่ผู้ชายวัย 30 ต้นๆที่เห็นเมื่อตอนกลางวันนั่งรอต้อนรับอยู่พร้อมไวน์ขาวแช่เย็นอยู่ในถัง ลูกค้าที่นั่งรับประทานข้าวอยู่จึงพอเข้าใจได้ว่า “คงเป็นเจ้าของและเพื่อนของเจ้าของที่พนักงานว่าไว้นั่นเอง”

หลังจากนั้นกลุ่มนี้ก็นั่งดื่มไวน์ รับประทานอาหาร และคุยกันอย่างออกรสชาติเสียงดังประหนึ่งไม่มีลูกค้านั่งอยู่ในร้านอาหารเลยแม้แต่คนเดียว อาหารที่ลูกค้าสั่งก็ล่าช้า เพราะต้องเร่งออเดอร์ไปเสริฟที่โต๊ะเจ้านายและผองเพื่อนก่อน ในที่สุดลูกค้าก็ขอยกเลิกอาหารที่ยังไม่ออกมา และเดินกลับเข้าบ้านพักไปอย่างไม่พอใจ พนักงานก็ทำหน้าเจื่อนๆเพราะไม่สามารถทำอะไรได้

ลูกค้ากลับไปนั่งเล่นที่ระเบียงหน้าบ้านพักรับลมทะเลต่อได้ไม่นาน บรรยากาศก็ถูกทำลายซ้ำสอง ซ้ำสามอีก เมื่อได้เห็นว่าบ้านพักหลังที่ 1 ที่วิวดีที่สุด และเป็นบ้านพักที่ติดกันกับที่ลูกค้าเข้าพัก กลายเป็นบ้านพักของผองเพื่อนอยู่ด้วยกันทั้งหมด 4-5 คนที่มาด้วยกันนั่นแหละ มานั่งดื่มต่อกันหน้าบ้านพัก เปิดเพลง คุยกันเสียงดังจนดึกดื่น

ไม่มีคำขอโทษ ไม่มีคำทักทาย ไม่มีอะไรเกิดขึ้นจากพนักงาน ทีมงาน

เรื่องที่สอง รีสอร์ทริมทะเลเช่นกัน ระดับราคาคืนละเป็นตัวเลข 5 หลักเช่นเดียวกัน  ครอบครัวพ่อแม่ลูกบริหารรีสอร์ทด้วยกัน ทุกเช้าพ่อจะมานั่งที่ร้านอาหารคอยดูแลลูกค้าที่มารับประทานอาหารเช้า ทักทายลูกค้าทุกโต๊ะด้วยความยิ้มแย้มแจ่มใส หากช่วงไหนที่ฝนตกติดต่อกันหลายวัน ไม่เห็นพระอาทิตย์ให้ชื่นใจเลย แขกที่เข้าพักก็จะดูหงอยๆ ไม่สดชื่น คุณพ่อก็จะเดินไปทักทายเช่นเคย และบางวันถึงขั้นเปิด Sparkling wine รินแจกทุกโต๊ะพร้อมเชิญชวนให้ดื่มด้วยกันเพื่อเป็นกำลังใจและหวังว่าวันนี้จะมีแดด ลูกค้าทุกคนประทับใจมากๆ

ส่วนคุณแม่ ก็จะคอยเดินตรวจตราและคุยกับทีมแม่บ้านอย่างใกล้ชิดเพื่อให้บ้านพักมีความสะอาดเรียบร้อยชนิดไม่มีที่ติ คุณแม่จะเก่งในเรื่องรายละเอียดทุกอย่าง ลูกค้าเข้าพักกี่คน ผ้าเช็ดตัว ผ้าเช็ดหน้า เครื่องในห้องน้ำก็จัดให้เพียงพอสำหรับจำนวนคนที่เข้าพัก หากมีเด็กๆเข้าพัก จะมีขนมเล็กๆน้อยๆจัดวางไว้ในห้องให้เด็กๆเสมอ คุณแม่จะนั่งอ่านรายงานจากฝ่ายต้อนรับทุกวัน และจะรู้ว่าวันนี้จะมีใครมาเช็คอินบ้าง เป็นใคร มาจากไหน ชาติอะไร บางครั้งถึงขั้นนั่งอ่านอีเมล์โต้ตอบของลูกค้ากับรีสอร์ทก็มี ทำให้คุณแม่รู้จักลูกค้าก่อนที่ลูกค้าจะมาเช็คอิน และแบ่งปันข้อมูลให้ทุกคนในครอบครัวเสมอ

ฝ่ายลูก ก็จะคอยดูแลเรื่องการขายและการตลาด เดินทางไปต่างประเทศอยู่เสมอเพื่อไปทำการขาย หรือเข้าร่วมงานเจรจาธุรกิจการค้า แต่เมื่อไหร่ที่อยู่ที่รีสอร์ทเขาก็จะเดินคุยกับลูกค้าเสมอเพื่อให้เข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร การเข้าพักมีปัญหาอะไรหรือเปล่า

กฎของครอบครัวนี้คือ หากเป็นวันหยุดประจำสัปดาห์ หรือวันหยุดต่อเนื่อง ห้ามชวนเพื่อนฝูง ญาติ หรือคนรู้จักมาเข้าพักเป็นอันขาด เพราะเป็นช่วงเวลาที่ลูกค้าทั่วไปตั้งใจที่จะมาพักกับเรา เขาไม่ต้องการให้ทีมงานต้องมากังวลกับการให้บริการแขกของครอบครัว แต่ต้องการให้ทีมงานตั้งใจให้บริการให้กับลูกค้าทั่วไปอย่างเต็มที่  พนักงานของรีสอร์ททุกคนรักครอบครัวนี้มากเพราะเข้าใจถึงความรู้สึกของทีมงานเป็นอย่างดี แต่ถ้าเป็นหน้าโลว์ที่นักท่องเที่ยวน้อย ก็อาจจะมีญาติหรือเพื่อนฝูงของครอบครัวแวะมาเยี่ยมเยียนบ้าง ซึ่งครอบครัวนี้จะไม่มีการแสดงออกใดๆให้ลูกค้าได้เห็นเลยว่ามีการให้บริการแก่ลูกค้าอย่างไม่เท่าเทียมกัน

คุณล่ะ ? เคยมีประสบการ์ณกับเหตุการ์ณแบบนี้หรือเปล่า หรือเคยไปพักผ่อนที่ไหนแล้วเจอกับเหตุการ์ณแบบนี้บ้าง เจอแบบเรื่องที่ 1 หรือเรื่องที่ 2 มากกว่ากัน ? หรือคุณก็เคยทำแบบนี้ที่โรงแรมของคุณเองเช่นกัน

ในฐานะเจ้าของโรงแรม คุณเลือกที่จะวางตัวแบบไหน
ในฐานะผู้บริหารโรงแรม คุณเลือกที่จะวางตัวแบบไหน
ในฐานะพนักงานของโรงแรม คุณเลือกที่จะวางตัวแบบไหน

 ลูกค้าคือลูกค้า

ระดับการให้บริการลูกค้า มีระดับเดียว คือ ระดับที่ดีที่สุด

การให้บริการลูกค้าไม่มีการเลือกว่าลูกค้าคนนี้เป็นใคร เพราะทุกคนจะได้รับบริการที่ดีที่สุด

เมื่อมีการวางโครงสร้าง การจัดระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐานแล้ว การปฎิบัติตามมาตรฐานการทำงานที่ได้วางไว้ คือสิ่งที่ควรปฏิบัติมากที่สุด อย่าสร้างกฎระเบียบที่มีข้อยกเว้นที่แสดงถึงการให้บริการที่ไม่เป็นมืออาชีพ แต่ควรฝึกทีมงานให้รู้จักแก้ไขปัญหา และปฏิบัติตามมาตรฐานที่วางไว้ต่อลูกค้าอย่างเท่าเทียมกันอย่าปล่อยให้โอกาสที่ดีหลุดลอยไปโอกาสที่จะได้รู้จักลูกค้าโอกาสที่จะได้แสดงออกถึงความใส่ใจลูกค้าโอกาสที่จะสร้างทีมงานให้บริการอย่างมืออาชีพโอกาสที่จะสร้างทีมให้ทำงานเป็นระบบ ไม่ใช่ทำงานเพื่อเอาใจเจ้านาย

คุณเลือกได้

GDPR กับโรงแรม – ต้องทำอะไรบ้าง

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพลเมืองยุโรปที่จะมีผลใช้บังคับในไม่กี่วันนี้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจโรงแรมและธุรกิจท่องเที่ยวอย่างไรบ้าง

Screen Shot 2561-05-08 at 7.42.11 AM

GDRP ย่อมาจาก General Data Protection Regulation เป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่สหภาพยุโรปได้ผ่านกฎหมายไปตั้งแต่ปี 2559/2016  นับเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในกลุ่มสหภาพยุโรปนับตั้งแต่ปี 2538/1995 เป็นต้นมา ทั้งนี้หลังจากที่ได้ผ่านกฎหมายฉบับนี้แล้ว ที่ประชุมกำหนดให้ผู้ประกอบการธุรกิจต่างเป็นเวลา 2 ปีในการปรับตัวและจะมีผลบังคับใช้จริงในวันที่ 25 พฤษภาคม 2561/2018 นี้

แล้วกฎหมายนี้เกี่ยวอะไรกับธุรกิจโรงแรม ?

หลักการในการให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก็เพื่อไม่ให้มีการนำข้อมูลส่วนตัวของแต่ละคนไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต  โดยขยายความคุ้มครองให้ชัดเจนเป็นมาตรฐานเดียวกันกับพลเมืองยุโรป ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะถูกเก็บอยู่ ณ ที่ใด ถ้าเป็นข้อมูลของพลเมืองในยุโรปก็อยู่ภายใต้กฎหมายฉบับนี้

สรุปแบบนี้ แน่นอนว่าส่งผลกระทบกับโรงแรมและธุรกิจท่องเที่ยวอย่างแน่นอน โดยเฉพาะโรงแรมที่มีกลุ่มลูกค้าที่เป็นพลเมืองในยุโรป หรือทำธุรกิจกับตัวแทนท่องเที่ยวในยุโรป เพราะข้อมูลของลูกค้าไม่ว่าจะเป็นชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล์ พาสปอร์ต บัตรเครดิตการ์ด ข้อมูลเหล่านี้ล้วนเป็นข้อมูลที่ตัวแทนท่องเที่ยว และโรงแรมจะต้องขอจากลูกค้าในการทำธุรกรรม

ย้ำ ไม่เกี่ยวว่า โรงแรมตั้งอยู่ในประเทศไหนนะคะ ถ้าใช้ข้อมูลของพลเมืองในยุโรป ต้องตกอยู่ภายใต้กฎหมายฉบับนี้ทั้งสิ้น

ขอให้ลองนึกย้อนกลับไปเวลาที่เราเข้าไปตามเว็บไซต์ต่างๆของโรงแรม หรือเว็บไซต์อะไรก็ตามบางครั้งการที่เราไม่ได้อ่านอะไรให้ละเอียดและกด “OK” ผ่านๆไป กลับทำให้รายชื่อเรา ข้อมูลของเราที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ถูกเก็บเข้าไปในระบบการส่งอีเมล์ หรือจดหมาย (Newsletter) ต่างๆไปโดยไม่รู้ตัว เรามารู้อีกทีก็เห็นอีเมล์ต่างๆเหล่านี้เข้ามาในกล่องรับข้อความไปเสียแล้ว  และเรายังไม่รู้อีกว่า ธุรกิจเหล่านั้นจะนำข้อมูลเราไปทำอะไรต่อไปอีก

โรงแรมก็เช่นกัน โดยเฉพาะโรงแรมขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ไปจนถึงเครือโรงแรมขนาดใหญ่ที่ทำการตลาดในแบบ email marketing ส่งจดหมายต่างๆถึงลูกค้า

กฎหมายนี้เปลี่ยนทุกอย่างใหม่อย่างสิ้นเชิง คือ กำหนดให้ธุรกิจต้องเปิดเผยข้อมูลและอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจว่าข้อมูลที่คุณเก็บไปจะนำไปใช้ทำอะไร เก็บข้อมูลประเภทไหน ใครเป็นคนควบคุมดูแลข้อมูลต่างๆที่เก็บไป ใครที่เป็นคนที่ต้องการเก็บข้อมูลเหล่านี้ และใครบ้างที่สามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆที่เก็บไปได้บ้าง

ในทางปฏิบัติที่ผ่านมา ผู้ประกอบการก็ใช้วิธีทำแบบฟอร์มยินยอม (Consent Form) ให้ลูกค้ากรอกข้อมูลแบบง่ายๆว่ายินยอมให้ใช้ข้อมูลเหล่านั้นเหล่านี้ เช่น การเข้ามาที่เว็บไซต์นี้ ลูกค้ายินยอมให้เว็บสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ เป็นต้น ซึ่งเราก็มักจะกด “OK” ผ่านไปอีกเช่นกัน

แต่เมื่อกฎหมายฉบับนี้ใช้บังคับในทางปฎิบัติที่ถูกต้องแล้ว โรงแรมจะไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้ตลอดไปหลังจากที่ลูกค้าตกลงยินยอม เพราะจะต้องชี้แจงและเปิดเผยวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลในแต่ละครั้งให้ชัดเจน เช่น จะทำแคมเปญผ่านทางอีเมล์แต่ละแคมเปญก็ต้องให้ลูกค้ายินยอมทุกครั้งไป

นอกจากนี้โรงแรมที่มีการใช้ระบบ CMS ที่ใช้เก็บและวิเคราะห์ข้อมูลที่สามารถแยกที่มาที่ไปของลูกค้าที่เข้ามาที่เว็บไซต์ของโรงแรม ถ้าเป็นข้อมูลที่มาจากยุโรป ก็ต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าพร้อมแจกแจงวัตถุประสงค์ รายละเอียดอื่นๆด้วยเช่นกัน

จะเห็นว่ามีผลกระทบกับทุกธุรกรรมของโรงแรมและธุรกิจท่องเที่ยวจริงๆ โดยเฉพาะในโลกแห่งดิจิทัลมาร์เก็ตติ้งในปัจจุบัน เพราะจะทำให้ประสบการ์ณของลูกค้าในการเข้าเว็บไซต์ของแต่ละโรงแรม แต่ละตัวแทนท่องเที่ยวเปลี่ยนไป

แล้ววิธีปฎิบัติในบ้านเรามีข้อสรุปอะไรบ้างแล้วหรือยัง?

อย่างที่สรุปข้างต้นว่ากฎหมายนี้ให้ความคุ้มครองแก่พลเมืองยุโรป ไม่สนใจว่าข้อมูลเก็บอยู่ที่ใด หรือโรงแรมตั้งอยู่ใน หรือนอกพื้นที่ยุโรป ดังนั้น ประเทศไทย ก็ต้องปฎิบัติตามหากเราใช้ข้อมูลของพลเมืองในยุโรป

ประเทศไทยยังไม่มีกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่บังคับใช้แบบเป็นการทั่วไป มีแต่เพียงกฎหมายเฉพาะของบางหน่วย เช่น คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ใช้ในหน่วยงานราชการ หรือข้อมูลสุขภาพ หรือข้อมูลบัตรเครดิต

สำหรับร่างกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลแบบทั่วไปยังอยู่ระหว่างการพิจารณา

เพราะฉะนั้น เรายังคงต้องติดตามอย่างใกล้ชิดในส่วนของวิธีปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม

แต่ในเบื้องต้นสามารถ

  • ออกแบบยินยอม (Consent Form) ส่งให้ลูกค้าได้ก่อน หรือ
  • อาจจะแยกข้อมูลลูกค้า (Guest database) ออกมาให้ชัดเจนก่อนว่ามีลูกค้าที่เป็นพลเมืองยุโรปกี่ข้อมูล แบ่งข้อมูลลูกค้าให้ชัดเจนเพื่อที่จะส่งแบบฟอร์มยินยอมให้
  • สร้างหน้าต่างเพิ่มขึ้นบนเว็บไซต์ อาจเป็น pop-up window เพื่อชี้แจงหรือให้ข้อมูลในเรื่องนี้ พร้อมมีแบบฟอร์มให้กรอกง่ายๆเบื้องต้น

 

ขอบคุณข้อมูลจาก ehotelier.com และภาพประกอบจาก valuebound.com