ขาเข้า – ขาออก บริหารให้เป็น

ขาเข้า – ขาออก บริหารให้เป็น จัดระบบการเงินโรงแรมให้ไหลลื่นเพื่อช่วยการขับเคลื่อนธุรกิจ

incoming-outgoing-fin

เงินไหลเข้า และเงินไหลออกของธุรกิจโรงแรมที่พักขนาดเล็ก บางครั้งเราอาจละเลยเพราะเป็นรายการเล็กๆ ทีละนิดทีละหน่อย และไม่มีการจดบันทึกกันอย่างสม่ำเสมอและเป็นระบบ ทำให้ตัวเลขต่างๆ โดยเฉพาะทางด้านค่าใช้จ่ายถูกจัดเก็บอย่างไม่ครบถ้วน

ถ้าเราหัดทำรายรับ รายจ่ายอย่างละเอียดและเป็นระบบ จะทำให้เราเข้าใจกลไก และวงจรทางการเงินของธุรกิจเรา และจะช่วยให้การบริหารสภาพคล่องมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่การหารายได้แค่เพียงพอกับค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน หากแต่มีเงินสำรองเผื่อในกรณีฉุกเฉินหรือเหตุการ์ณที่เราไม่สามารถคาดการ์ณล่วงหน้าได้

การเงินของธุรกิจโรงแรมก็เช่นเดียวกับธุรกิจอื่นๆ คือขาเข้า และขาออก  แต่เราควรมาทำความเข้าใจว่า”ขาเข้า”ของเราประกอบด้วยอะไรบ้าง แหล่งที่มาของรายได้แต่ละรายการมาจากไหน ความถี่ หรือรอบของรายได้ขาเข้าเป็นอย่างไร ซึ่งก็ต้องไล่ย้อนไปถึงเรื่องการตลาด ช่องทางการขายที่เราได้ไปบุกเบิก ทำการตลาดในตลาดต่างๆว่ามีตลาดอะไรบ้าง เงื่อนไขการจ่ายเงินเป็นอย่างไร  ลองมาดูคร่าวๆกันว่าแหล่งที่มาของรายได้ของโรงแรมมาจากไหน
1) การจองห้องพักโดยตรงกับโรงแรม ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์ อีเมล์ หรือระบบการจองห้องพักของโรงแรมบนหน้าเว็บไซต์  จัดเป็นกลุ่มใหญ่รวมกัน คือลูกค้าจ่ายค่าที่พักโดยตรงกับโรงแรม ไม่ว่าจะจ่ายเงินสดหรือผ่านบัตรเครดิต
2) OTA  หรือ Online Travel Agent ได้แก่บริษัทต่างๆที่ขายห้องพักให้กับลูกค้าในโลกออนไลน์ ที่ยอดฮิตประจำประเทศไทยได้แก่ agoda.com และ booking.com รวมถึงเว็บแนะนำสถานที่เที่ยวต่างๆที่ปัจจุบันมีบริการรับจองห้องพักด้วยเช่นกัน เช่น chillpainai.com เป็นต้น  กลุ่มนี้โรงแรมรับรายได้จากบริษัทเหล่านี้โดยหักค่าใช้จ่ายประเภทค่าธรรมเนียม หรือ commission ตามสัดส่วนเปอร์เซ็นต์ที่ตกลงกัน  รอบการจ่ายเงินก็เป็นไปตามเงื่อนไขของแต่ละบริษัท
3) บริษัททัวร์ หรือ Travel Agent ทั้งในและต่างประเทศ ซึ่งส่วนใหญ่จะต้องส่งใบเรียกเก็บเงินไปเก็บเงินที่ปลายทาง ซึ่งจะใช้เวลาพอสมควร แต่ปัจจุบันบางบริษัทก็พัฒนาระบบการเรียกเก็บเงินให้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น แต่เอกสารต้องครบและถูกต้อง

เมื่อเราเห็นภาพ “ขาเข้า” ของเราแล้วก็ต้องมาดูว่าแต่ละช่องทางมีสัดส่วนอย่างไร เช่น เป็นเงินสดกี่เปอร์เซ็นต์  บัตรเครดิตกี่เปอร์เซ็นต์ และส่งใบเรียกเก็บเงินกี่เปอร์เซ็นต์

คราวนี้มาดู “ขาออก” กันบ้างว่ามีอะไรบ้าง

ขาออก หลักๆก็ได้แก่ เงินเดือนค่าจ้างพนักงาน  ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าอินเตอร์เน็ท ค่าเคเบิ้ลทีวี ค่าอาหารสด อาหารแห้ง(กรณีมีร้านอาหาร) ค่าอุปกรณ์สึกหรอระหว่างเดือนที่ต้องมีรายการเปลี่ยนต่างๆ เช่น หลอดไฟส่องสว่าง เป็นต้น  นอกจากนั้นอาจมีรายการสั่งซื้ออุปกรณ์เครื่องใช้จำเป็นของแต่ละแผนก ไม่ว่าจะเป็นแผนกแม่บ้าน แผนกสวน แผนกช่าง แผนกครัว ก็ควรไล่รายการออกมาให้หมด

ดังนั้นหากจะแบ่งค่าใช้จ่ายจะเห็นว่ามีค่าใช้จ่ายประจำ และค่าใช้จ่ายที่มาตามวาระ ในแต่ละเดือน ซึ่งค่าใช้จ่ายในส่วนหลังนี้ ถ้าเราช่วยกันวางแผนการจัดซื้อ สั่งซื้อและชำระเงิน ก็จะช่วยแบ่งเบาภาระได้อย่างมากทีเดียว  ส่วนค่าใช้จ่ายประจำ ไม่ว่าอัตราการเข้าพักของคุณจะสูงหรือต่ำ คุณก็มีค่าใช้จ่ายตรงนี้

ดังนั้น การจับคู่ระหว่างรายได้ และรายจ่าย ควรมีความเหมาะสม และสัมพันธ์กันเพื่อให้การใช้จ่ายแต่ละเดือนไม่ติดขัด และมีสภาพคล่องที่ดี

การที่โรงแรมเล็กใช้การพึ่งพาบริษัทขายห้องพักทางโลกออนไลน์ในสัดส่วนที่สูงมากโดยไม่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่ต้องถูกหักไปในแต่ละเดือน เมื่อเกิดเหตุการ์ณฉุกเฉิน หรือเหตุการ์ณที่เราไม่สามารถคาดคิดย่อมส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องของธุรกิจ

แนะนำให้นั่งไล่รายการทั้งขาเข้าและขาออก หรือรายได้และรายจ่ายให้ดี จัดเป็นหมวดหมู่ให้ชัดเจน  ถ้าเรามองภาพรวมอย่างเข้าใจ เราก็จะหาทางบริหารจัดการได้อย่างดี  แต่ถ้าเราไม่มีข้อมูล ไม่เคยเก็บตัวเลข ภาพทุกอย่างก็เกิดจากการคิดเอาเอง นึกเอาเอง  ดังนั้นการบริหารงานและบริหารการเงินจึงมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดได้ง่าย

ไม่สายที่จะเริ่มใหม่อย่างเป็นระบบ

วางตัวให้เป็น เห็นแก่ลูกค้าและทีมงาน

บริหารโรงแรมอย่างมืออาชีพ จะทำอย่างไรเมื่อเป็นกิจการในครอบครัวและเครือญาติ เจ้าของกิจการควรวางตัวอย่างไร

กิจการโรงแรมที่พักขนาดเล็กถึงขนาดกลาง เจ้าของมักมีบทบาทโดยตรงกับกิจการ หรือมอบหมายให้คนในครอบครัวและเครือญาติเข้ามามีบทบาทในกิจการ และเราก็มักจะเห็นเจ้าของกิจการเข้ามานั่งที่โรงแรม หรือนั่งรับประทานอาหารในร้านอาหารของโรงแรม สังเกตการ์ณการทำงานของทีมงาน หรือบางครั้งก็มาต้อนรับแขกวีไอพี และเพื่อนฝูงที่แวะมาเยี่ยมเยียน ยิ่งเป็นโรงแรมที่เปิดใหม่ในช่วง 1-2 ปีแรก จะมีแขกวีไอพีประเภทนี้แวะมาบ่อยครั้ง บางแห่งทีมงานก็ทำตัวไม่ถูก ทำตัวลำบาก บางแห่งหลักเกณฑ์มาตรฐานในการปฏิบัติงานมีชัดเจน แต่พอเพื่อนหรือแขกของเจ้าของโรงแรมมาใช้บริการ ถึงขั้นต้องพับเก็บมาตรฐานในการทำงานปกติไปเลยทีเดียว เพราะเจ้าของจะลงมากำกับเอง โหวกเหวกเอง สั่งงานเอง จนแทบจะลืมลูกค้าปกติที่มาใช้บริการไปเลยทีเดียว เพียงเพราะเจ้าของโรงแรมกลัวจะเสียหน้า กลัวจะได้อาย หากให้การต้อนรับเพื่อนฝูงแขกเหรื่อที่เชิญมาไม่เรียบร้อย ติดขัดไม่ราบรื่น หรือมีปัญหา ซึ่งกรณีเช่นนี้ พนักงานที่เคยปฎิบัติงานได้อย่างคล่องแคล่วราบรื่น แก้ไขปัญหาหน้างานได้เป็นอย่างดี ก็พลอยเสียศูนย์กันไปเลยทีเดียว

อยากเล่าตัวอย่างให้ฟัง 2 เรื่องที่มีความแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

เรื่องแรก เกิดขึ้นที่รีสอร์ทบนเกาะแห่งหนึ่ง บ้านพักมีลักษณะเป็นวิลล่าเป็นหลังๆ ซึ่งโดยปกติจะอนุญาตให้ลูกค้าเข้าพักได้เต็มที่ไม่เกิน 3 คนผู้ใหญ่ หรือครอบครัวที่เป็นพ่อแม่ และลูก 2 คนอายุไม่เกิน 12 ปี ราคาบ้านพักอยู่ในระดับตัวเลข 5 หลักต่อคืน

ลูกค้าคู่หนึ่งจองห้องพักแบบติดทะเล หรือเรียกว่า Beachfront Villa มาเช็คอินเข้าพักตามปกติ การต้อนรับก็ราบรื่นดีไม่มีปัญหา แต่ก็สังเกตเห็นว่ามีผู้ชายวัย 30 ต้นๆนั่งอยู่บริเวณส่วนต้อนรับเช่นกันก้มหน้าก้มตาทำงานกับคอมพิวเตอร์บ้าง เรียกพนักงานมานั่งคุยบ้าง ทางรีสอร์ทได้เลือกบ้านพักริมทะเลถัดจากส่วนต้อนรับไปประมาณเดินผ่านบ้านพักอีก 2-3 หลัง แต่บ้านพักมีปัญหาคือห้องน้ำมีกลิ่น จึงต้องย้ายมาอยู่บ้านพักที่ขยับเข้ามาใกล้ส่วนต้อนรับมากขึ้น คืออยู่บ้านหลังที่ 2 ซึ่งลูกค้าก็สงสัยว่าทำไมจึงไม่ให้เข้าพักบ้านพักหลังที่ 1 เพราะเป็นบ้านที่มองออกไปก็จะเห็นหาดทรายและทะเลชัดเจนกว่าบ้านหลังอื่นๆ สอบถามพนักงานก็ได้ความว่า “จะมีเพื่อนของเจ้าของมาพักค่ะ”

พอตกเย็นเรือสปีดโบ๊ทลำสุดท้ายก็เข้ามาเทียบหน้าหาดบริเวณหน้ารีสอร์ท พนักงาน 4-5 คนวิ่งลงไปช่วยกันพาแขกลงจากเรือ หิ้วกระเป๋าใบใหญ่หลายใบ และพามาที่ส่วนต้อนรับ ที่ผู้ชายวัย 30 ต้นๆที่เห็นเมื่อตอนกลางวันนั่งรอต้อนรับอยู่พร้อมไวน์ขาวแช่เย็นอยู่ในถัง ลูกค้าที่นั่งรับประทานข้าวอยู่จึงพอเข้าใจได้ว่า “คงเป็นเจ้าของและเพื่อนของเจ้าของที่พนักงานว่าไว้นั่นเอง”

หลังจากนั้นกลุ่มนี้ก็นั่งดื่มไวน์ รับประทานอาหาร และคุยกันอย่างออกรสชาติเสียงดังประหนึ่งไม่มีลูกค้านั่งอยู่ในร้านอาหารเลยแม้แต่คนเดียว อาหารที่ลูกค้าสั่งก็ล่าช้า เพราะต้องเร่งออเดอร์ไปเสริฟที่โต๊ะเจ้านายและผองเพื่อนก่อน ในที่สุดลูกค้าก็ขอยกเลิกอาหารที่ยังไม่ออกมา และเดินกลับเข้าบ้านพักไปอย่างไม่พอใจ พนักงานก็ทำหน้าเจื่อนๆเพราะไม่สามารถทำอะไรได้

ลูกค้ากลับไปนั่งเล่นที่ระเบียงหน้าบ้านพักรับลมทะเลต่อได้ไม่นาน บรรยากาศก็ถูกทำลายซ้ำสอง ซ้ำสามอีก เมื่อได้เห็นว่าบ้านพักหลังที่ 1 ที่วิวดีที่สุด และเป็นบ้านพักที่ติดกันกับที่ลูกค้าเข้าพัก กลายเป็นบ้านพักของผองเพื่อนอยู่ด้วยกันทั้งหมด 4-5 คนที่มาด้วยกันนั่นแหละ มานั่งดื่มต่อกันหน้าบ้านพัก เปิดเพลง คุยกันเสียงดังจนดึกดื่น

ไม่มีคำขอโทษ ไม่มีคำทักทาย ไม่มีอะไรเกิดขึ้นจากพนักงาน ทีมงาน

เรื่องที่สอง รีสอร์ทริมทะเลเช่นกัน ระดับราคาคืนละเป็นตัวเลข 5 หลักเช่นเดียวกัน  ครอบครัวพ่อแม่ลูกบริหารรีสอร์ทด้วยกัน ทุกเช้าพ่อจะมานั่งที่ร้านอาหารคอยดูแลลูกค้าที่มารับประทานอาหารเช้า ทักทายลูกค้าทุกโต๊ะด้วยความยิ้มแย้มแจ่มใส หากช่วงไหนที่ฝนตกติดต่อกันหลายวัน ไม่เห็นพระอาทิตย์ให้ชื่นใจเลย แขกที่เข้าพักก็จะดูหงอยๆ ไม่สดชื่น คุณพ่อก็จะเดินไปทักทายเช่นเคย และบางวันถึงขั้นเปิด Sparkling wine รินแจกทุกโต๊ะพร้อมเชิญชวนให้ดื่มด้วยกันเพื่อเป็นกำลังใจและหวังว่าวันนี้จะมีแดด ลูกค้าทุกคนประทับใจมากๆ

ส่วนคุณแม่ ก็จะคอยเดินตรวจตราและคุยกับทีมแม่บ้านอย่างใกล้ชิดเพื่อให้บ้านพักมีความสะอาดเรียบร้อยชนิดไม่มีที่ติ คุณแม่จะเก่งในเรื่องรายละเอียดทุกอย่าง ลูกค้าเข้าพักกี่คน ผ้าเช็ดตัว ผ้าเช็ดหน้า เครื่องในห้องน้ำก็จัดให้เพียงพอสำหรับจำนวนคนที่เข้าพัก หากมีเด็กๆเข้าพัก จะมีขนมเล็กๆน้อยๆจัดวางไว้ในห้องให้เด็กๆเสมอ คุณแม่จะนั่งอ่านรายงานจากฝ่ายต้อนรับทุกวัน และจะรู้ว่าวันนี้จะมีใครมาเช็คอินบ้าง เป็นใคร มาจากไหน ชาติอะไร บางครั้งถึงขั้นนั่งอ่านอีเมล์โต้ตอบของลูกค้ากับรีสอร์ทก็มี ทำให้คุณแม่รู้จักลูกค้าก่อนที่ลูกค้าจะมาเช็คอิน และแบ่งปันข้อมูลให้ทุกคนในครอบครัวเสมอ

ฝ่ายลูก ก็จะคอยดูแลเรื่องการขายและการตลาด เดินทางไปต่างประเทศอยู่เสมอเพื่อไปทำการขาย หรือเข้าร่วมงานเจรจาธุรกิจการค้า แต่เมื่อไหร่ที่อยู่ที่รีสอร์ทเขาก็จะเดินคุยกับลูกค้าเสมอเพื่อให้เข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร การเข้าพักมีปัญหาอะไรหรือเปล่า

กฎของครอบครัวนี้คือ หากเป็นวันหยุดประจำสัปดาห์ หรือวันหยุดต่อเนื่อง ห้ามชวนเพื่อนฝูง ญาติ หรือคนรู้จักมาเข้าพักเป็นอันขาด เพราะเป็นช่วงเวลาที่ลูกค้าทั่วไปตั้งใจที่จะมาพักกับเรา เขาไม่ต้องการให้ทีมงานต้องมากังวลกับการให้บริการแขกของครอบครัว แต่ต้องการให้ทีมงานตั้งใจให้บริการให้กับลูกค้าทั่วไปอย่างเต็มที่  พนักงานของรีสอร์ททุกคนรักครอบครัวนี้มากเพราะเข้าใจถึงความรู้สึกของทีมงานเป็นอย่างดี แต่ถ้าเป็นหน้าโลว์ที่นักท่องเที่ยวน้อย ก็อาจจะมีญาติหรือเพื่อนฝูงของครอบครัวแวะมาเยี่ยมเยียนบ้าง ซึ่งครอบครัวนี้จะไม่มีการแสดงออกใดๆให้ลูกค้าได้เห็นเลยว่ามีการให้บริการแก่ลูกค้าอย่างไม่เท่าเทียมกัน

คุณล่ะ ? เคยมีประสบการ์ณกับเหตุการ์ณแบบนี้หรือเปล่า หรือเคยไปพักผ่อนที่ไหนแล้วเจอกับเหตุการ์ณแบบนี้บ้าง เจอแบบเรื่องที่ 1 หรือเรื่องที่ 2 มากกว่ากัน ? หรือคุณก็เคยทำแบบนี้ที่โรงแรมของคุณเองเช่นกัน

ในฐานะเจ้าของโรงแรม คุณเลือกที่จะวางตัวแบบไหน
ในฐานะผู้บริหารโรงแรม คุณเลือกที่จะวางตัวแบบไหน
ในฐานะพนักงานของโรงแรม คุณเลือกที่จะวางตัวแบบไหน

 ลูกค้าคือลูกค้า

ระดับการให้บริการลูกค้า มีระดับเดียว คือ ระดับที่ดีที่สุด

การให้บริการลูกค้าไม่มีการเลือกว่าลูกค้าคนนี้เป็นใคร เพราะทุกคนจะได้รับบริการที่ดีที่สุด

เมื่อมีการวางโครงสร้าง การจัดระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐานแล้ว การปฎิบัติตามมาตรฐานการทำงานที่ได้วางไว้ คือสิ่งที่ควรปฏิบัติมากที่สุด อย่าสร้างกฎระเบียบที่มีข้อยกเว้นที่แสดงถึงการให้บริการที่ไม่เป็นมืออาชีพ แต่ควรฝึกทีมงานให้รู้จักแก้ไขปัญหา และปฏิบัติตามมาตรฐานที่วางไว้ต่อลูกค้าอย่างเท่าเทียมกันอย่าปล่อยให้โอกาสที่ดีหลุดลอยไปโอกาสที่จะได้รู้จักลูกค้าโอกาสที่จะได้แสดงออกถึงความใส่ใจลูกค้าโอกาสที่จะสร้างทีมงานให้บริการอย่างมืออาชีพโอกาสที่จะสร้างทีมให้ทำงานเป็นระบบ ไม่ใช่ทำงานเพื่อเอาใจเจ้านาย

คุณเลือกได้