งบประมาณโรงแรม – ทำเสร็จหรือยัง?

ทำ งบประมาณโรงแรม ใกล้จะสิ้นเดือนตุลาคมแล้ว แปลว่า เทศกาลทำ Annual Operating Buget Plan ควรจะเสร็จเรียบร้อย เตรียมนำเสนอเพื่อขออนุมัติจากเจ้าของโรงแรม หรือ MD แล้วแต่รูปแบบโครงสร้างองค์กรของโรงแรมคุณในเดือนพฤศจิกายน….. อย่าบอกว่าบางโรงแรมเพิ่งเริ่มเก็บตัวเลขต่างๆจากทุกแผนก แล้วจะรอแค่ตัวเลขจบสิ้นเดือนพฤศจิกายน แล้วจึงนำมาใช้ประมาณการสำหรับการตั้งเป้าหมายในปี 2567 ต่อไปนะคะ

.

วันนี้ขอทบทวนและแนะนำให้ #ชาวโรงแรม ไม่ว่าจะเกี่ยว หรือไม่เกี่ยวกับการบริหารโรงแรมก็สามารถแชร์มุมมองในการทำงานของคุณร่วมกันได้ และอยากแนะนำให้ #เจ้าของโรงแรม แจกแบบฟอร์มนี้ให้กับหัวหน้าแผนกและพนักงานช่วยกันแชร์ความเห็นออกมา …มั่นใจว่าจะเป็นประโยชน์ในการทำแผนงานสำหรับปีต่อไปได้แน่นอน

เมื่อได้คำตอบจากทีมงานแต่ละแผนกแล้วให้นำความเห็นทั้งหมดมาประมวลผล เรียงลำดับความสำคัญ จำเป็น เร่งด่วนในแต่ละส่วน

และ

นำมาประกอบร่างกับ การทำตัวเลขโรงแรมอื่นๆ Travel Trend, Consumer Behavior และรายงานวิเคราะห์ต่างๆ หรือที่คุณไปฟังบรรยายจากที่ต่างๆ

.

ตัวเลขที่ควรรวบรวมเพื่อใช้ในการทำ งบประมาณโรงแรม นั้นจะประกอบไปด้วย

ด้านรายได้

1. ตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง 9 เดือน (ม.ค.-ก.ย.) เป็นอย่างน้อย หรือใครที่ล่าช้ามาจนจบเดือนตุลาคม ก็ขอให้ใช้ตัวเลข 10 เดือน (ม.ค.-ต.ค.)
2. ประมาณการ 3 เดือนสุดท้าย (ต.ค.-ธ.ค.) หรือ 2 เดือนสุดท้ายของปี ขึ้นอยู่กับคุณใช้ตัวเลขตามข้อ 1 ถึงสิ้นสุดเดือนอะไร
3. ประมาณการและตั้งเป้าหมายตัวเลขในปี 2567 ร่วมกับปัจจัยทางเศรษฐกิจและงบประมาณการตลาดที่วางไว้ ทั้งนี้การประมาณการรายได้ในปีต่อไปควรพิจารณาประเด็นต่างๆต่อไปนี้ประกอบ
   • สัดส่วนตลาดเป้าหมายที่เปลี่ยนไป
   • ระดับราคาห้องพักของแต่ละตลาดที่เปลี่ยนไป
   • จำนวน Room Night ที่คาดว่าจะทำได้ในแต่ละตลาด
   • ประมาณการรายได้ของร้านอาหาร หากกิจการของคุณมีร้านอาหารอยู่ในโรงแรมด้วย
   • รายได้อื่นๆ เช่น จากบริการสปา จากการขายสินค้าที่ระลึก จากการให้บริการอื่นๆนอกเหนือจากห้องพักและร้านอาหาร

ด้านรายจ่าย

1. ตัวเลขค่าใช้จ่ายแต่ละแผนกที่เกิดขึ้นจริง 9 เดือน (ม.ค.-ก.ย.) เป็นอย่างน้อย หรือใครที่ล่าช้ามาจนจบเดือนตุลาคม ก็ขอให้ใช้ตัวเลข 10 เดือน (ม.ค.-ต.ค.)
2. ประมาณการตัวเลขแยกแต่ละแผนก 3 เดือนสุดท้าย (ต.ค.-ธ.ค.) หรือ 2 เดือนสุดท้ายของปี ขึ้นอยู่กับคุณใช้ตัวเลขตามข้อ 1 ถึงสิ้นสุดเดือนอะไร
3. พิจารณาจำนวนกำลังคนและอัตรากำลังให้เหมาะสมกับปริมาณธุรกิจที่จะเกิดขึ้น
4. รายละเอียดงบประมาณสำหรับกิจกรรมการตลาดและการขายในแต่ละเดือนให้สอดคล้องกับจำนวน Room Night ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นทางฝั่งรายได้
5. ประมาณการค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ทั้งค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ ค่าบำบัดของเสีย ค่าสมาชิก Internet ค่าดูแลสระว่ายน้ำ ค่าดูแลสวน (หากคุณว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอกเป็นผู้จัดการ) เป็นต้น

งบเครื่องมือเครื่องใช้ในการทำงาน

เครื่องมือเครื่องใช้ในการทำงานย่อมมีการชำรุดทรุดโทรมไปตามเวลาจากการใช้งาน แต่ถ้าโรงแรมไหนมีการบำรุงรักษาดูแลอย่างดี ก็จะช่วยยืดอายุการใช้งานได้

การทำ งบประมาณโรงแรม ประจำปีจึงควรมีการสอบถามแต่ละแผนกว่ามีความต้องการเครื่องมือเครื่องใช้เพิ่มเติม หรือทดแทนในปีต่อไปหรือไม่ และต้องการในช่วงเวลาไหนในปีต่อไป เช่น แผนกแม่บ้านอาจส่งข้อมูลว่าต้องการผ้าเช็ดเท้า 5 โหล เพื่อทดแทนผ้าเดิมที่ใช้งานและอยู่ในสภาพหลุดรุ่ยตามขอบผ้า ดูไม่ดี ไม่เหมาะสมกับราคาห้องพักที่ตั้งขาย หรือทีมให้บริการห้องอาหาร อาจแจ้งว่าต้องการแก้วไฮบอล (Highball Glass) 3 โหล เพื่อทดแทน และเพิ่มเติมสำหรับการให้บริการที่หน้าบาร์ริมชายหาด เป็นต้น

.

นอกจากนี้หากกิจการของคุณมีโครงการที่จะขยับขยาย หรือปรับปรุงอาคารบ้านพัก ร้านอาหาร ก็ควรมีตัวเลขในส่วน

งบลงทุน

ตัวเลขงบลงทุนควรระบุรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าต้องใช้เงินเท่าไหร่ และตารางเวลาในการทำงานใช้เวลากี่เดือน เพื่อช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนการหาเงินทุนเพื่อมาสนับสนุนกิจการได้ตามกำหนดเวลาที่ต้องการ ยกตัวอย่างเช่น กิจการของคุณมีแผนที่จะเพิ่ม Outlet ขนาดเล็กเพื่อขายกาแฟแบบ Specialty มีที่นั่งให้ทั้งลูกค้าภายนอก และลูกค้าที่เข้าพักในโรงแรมขนาด 15-20 ที่นั่ง ก็ควรมีตัวเลขทั้งการสร้าง Outlet และการตกแต่งภายใน ไปจนถึงรายการอื่นๆที่จะทำให้ร้านพร้อมให้บริการ เป็นต้น

.

จะเห็นว่าการทำ งบประมาณโรงแรม ประจำปีนั้น ไม่ใช่เรื่องที่จะสามารถทำเสร็จได้ภายใน 1 วัน

ดังนั้น การเตรียมข้อมูลเพื่อที่จะ ทำตัวเลขโรงแรม ให้มีความน่าเชื่อถือและอยู่บนหลักเหตุและผลนั้นต้องใช้เวลาและความละเอียด หลายโรงแรมหยอดตัวเลขลงใน Excel Sheet ตามใจชอบในฝั่งรายได้ แต่พอถึงฝั่งรายจ่ายที่จะทำให้เกิดตัวเลขรายได้ ไม่มีรายละเอียด เรื่องนี้เห็นชัดเจนในส่วนงบประมาณการตลาดและการขาย ยิ่งในยุคสมัยปัจจุบันจำเป็นต้องใช้งบการตลาดออนไลน์เพิ่มมากขึ้นเพื่อเข้าถึงลูกค้าเป้าหมาย อีกทั้งโปรดักส์ในโลกออนไลน์ก็มีให้เลือกใช้มากมาย ยิ่งควรประมาณค่าใช้จ่ายในส่วนนี้เพื่อเป็นตัวกำกับการทำงานในปีต่อไป

.

สุดท้ายที่สำคัญที่สุดคือ การติดตามตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้