งบประมาณโรงแรม...ถึงเวลาจัดใหม่

ถ้าเราย้อนนึกไปตอนเริ่มทำโครงการโรงแรม เราจะมีตัวเลขวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการ หรืออย่างน้อยก็มีการคิดวางงบประมาณว่าจะลงทุนในโครงการนี้อย่างไร จำนวนเท่าไหร่ที่คิดว่าไหว และจะต้องหาส่วนเพิ่มจากธนาคารอีกเท่าไหร่ภายใต้ความสามารถในการผ่อนชำระเงินกู้ของผู้กู้

และต่อมาเมื่อโรงแรมใกล้จะเปิด หรือล่วงหน้าอย่างน้อย 4-6 เดือนก็ต้องมีการจัดทำงบประมาณในการดำเนินงาน หรือ Operating Budget ที่จะมีตัวเลขในรายละเอียดของแต่ละแผนกมากขึ้น ไม่ใช่แค่เฉพาะตัวเลขอัตราการเข้าพัก (Occupancy Rate) หรือ ราคาห้องพักเฉลี่ย (Average Room Rate) แล้วคูณกับจำนวนห้องพัก และจำนวนวันในแต่ละเดือน หากแต่จะมีการแยกว่าแต่ละแผนกต้องการใช้เงินในการดำเนินการเท่าไหร่ ประกอบด้วยค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ซึ่งแผนกที่จะมีค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนที่สุดคือ “ฝ่ายการตลาดและฝ่ายขาย” เนื่องด้วยต้องทำกิจกรรมทางการตลาดและการขายมากมายตั้งแต่ก่อนที่โรงแรมจะเปิด และเมื่อโรงแรมเปิดแล้วก็ยังคงต้องใช้งบประมาณอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรวมไปถึงการสร้างแบรนด์ให้โรงแรมด้วย

งบในการสร้างแบรนด์ค่อนข้างจะเป็นงบใหญ่ตั้งแต่การสร้างการรับรู้ (Awareness) การบุกตลาดด้วยการทำแคมเปญเอง หรือร่วมทำแคมเปญกับพันธมิตรในธุรกิจต่างๆ ต่อเนื่องด้วยกิจกรรมทางการตลาด ซึ่งขึ้นอยู่กับการวางตำแหน่งทางการตลาดของโรงแรมแต่ละแห่ง ยิ่งเล่นตลาดบน ตลาดหรู เรื่องภาพลักษณ์ยิ่งสำคัญที่จะต้องสะท้อนให้ออกมาให้ดูดี ส่วนโรงแรมประเภทประหยัด ค่าใช้จ่ายจะประหยัดลงค่อนข้างมากเมื่อเทียบกับการสร้างแบรนด์หรู แต่ก็ยังมีตัวเลขงบประมาณอยู่ดี

ยิ่งในตลาดในยุคปัจจุบันและย้อนหลังไป 5 ปีที่ผ่านมา ตลาดออนไลน์กลายเป็นค่าใช้จ่ายก้อนโตที่สำคัญที่ไม่ว่าโรงแรมเล็ก หรือโรงแรมใหญ่ก็ต้องมีการจัดสรรงบประมาณไปลงในส่วนนี้

ที่กล่าวเกริ่นมาทั้งหมด อยากแนะนำให้ทีมบริหารโรงแรมหารือกันโดยหยิบงบประมาณที่ได้อนุมัติจากเจ้าของโครงการมานั่งไล่กันในประเด็นต่าง ๆ ต่อไปนี้

สัดส่วนงบประมาณด้านการตลาดและการขายเทียบกับยอดขายที่ได้ตั้งงบประมาณไว้ คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ คิดเป็นเงินจำนวนเท่าไหร่ และเฉลี่ยเป็นค่าใช้จ่ายเดือนละเท่าไหร่
ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและการขายแบ่งออกเป็นหมวดหมู่อะไรบ้าง เช่น การสร้างแบรนด์ แคมเปญด้านการตลาด ช่องทางการขาย ตลาดออนไลน์ เป็นต้น

เมื่อสถานการ์ณในปัจจุบันเปลี่ยนไปและไม่สามารถคาดการ์ณได้ว่าจะจบเมื่อไหร่

สิ่งที่ควรทำได้แก่

เมื่อรายได้ลดลงอย่างน้อย 50-80% งบประมาณในส่วนด้านการตลาดและการขายย่อมลดความจำเป็นในการดำเนินกิจกรรมตามแผนงบประมาณที่ได้รับอนุมัติอย่างแน่นอน ดังนั้นควรปรับลด หรือโยกย้ายไปในส่วนอื่นที่จำเป็นกว่า
งบในส่วนค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภค แน่นอนว่าเมื่อไม่มีลูกค้าเข้าพัก ปริมาณการใช้ไฟฟ้าก็ย่อมลดลง และรวมทั้งไฟฟ้าส่วนกลางสำหรับพนักงานที่ไม่ได้มาทำงานเพราะต้องหยุดพักอยู่กับบ้านตามมาตรการภาครัฐ งบประมาณในส่วนนี้ก็สามารถปรับลดได้เช่นกัน
งบค่าใช้จ่ายที่วางไว้สำหรับการสั่งซื้อข้าวของเครื่องใช้ (Guest Supplies) ต่าง ๆ หรือเครื่องมือในการทำงานก็ย่อมไม่ต้องมีการใช้เช่นกัน ข้อนี้สามารถไล่ได้ตั้งแต่ทีมแม่บ้าน ทีมครัว ทีมห้องอาหาร ทีมช่าง

ปรับตัวเลขใหม่ระหว่างหัวหน้าแผนกแต่ละแผนก ทีมบัญชีการเงิน ผู้จัดการทั่วไป และเจ้าของโครงการว่าตัวเลขที่ปรับเป็นอย่างไร

ตัวเลขเหล่านี้เราจะปรับลดเพียงบางส่วนเพื่อนำบางส่วนมาช่วยเหลือพนักงานทีมงานของเราในสัดส่วนอย่างไร และแบ่งอีกส่วนไว้เตรียมพร้อมที่จะปรับปรุงโรงแรมเพื่อให้พร้อมเปิดให้บริการอีกเท่าไหร่