แยกประเภทค่าใช้จ่าย โรงแรมเล็กควรรู้
โรงแรมขนาดเล็ก (ต่ำกว่า 79 ห้อง) ถึง ขนาดกลาง (80-150 ห้อง) มักมีปัญหาเรื่องการบริหารสภาพคล่อง กระแสเงินสดในแต่ละเดือน เพราะส่วนใหญ่เป็นการใช้ทุนตัวเองในการบริหารโรงแรม บางแห่งก็มีวงเงินหมุนเวียนหรือ Overdraft line (O/D) จากสถาบันการเงินที่เปิดไว้ให้เพราะเป็นนักธุรกิจประจำจังหวัด เติบโตมาจากเป็นลูกค้าเงินฝากของธนาคาร เมื่อลุกขึ้นมาทำธุรกิจ ธนาคารจึงสนับสนุนด้วยการจัดสรรวงเงินประเภทต่าง ๆ ให้ แต่ในภาพรวมเรื่อง ค่าใช้จ่าย และรายรับ ทุกอย่างขึ้นตรงกับเจ้าของกิจการ หรือบางโรงแรมก็เรียกเจ้าของว่า MD หรือ “นาย” ในหลาย ๆ โรงแรม
.
เมื่อผลประกอบการในแต่ละเดือนแสดงตัวเลขติดลบ คือ รายได้ไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่าย โรงแรมที่เงินทุนหมุนเวียนสะสมไว้จากรายได้ที่ผ่านมาก็อาจจะหมุนไปได้ 3-6 เดือน แต่ถ้าไม่พอ ทีมบัญชีก็ต้องวิ่งไปแจ้ง “นาย” ให้ทราบเพื่อจะได้เตรียมเงินสำหรับจ่าย ค่าใช้จ่าย ต่าง ๆ ตอนสิ้นเดือนให้ทัน โดยเฉพาะการจ่ายเงินเดือนพนักงานที่ไม่ควรผิดนัด เพราะจะสร้างความไม่น่าเชื่อถือ และสะท้อนความไม่มั่นคงของธุรกิจในสายตาของพนักงาน แต่ก็ยังมีความล่าช้าเกิดขึ้นสำหรับโรงแรมบางแห่งที่ประสบปัญหาเรื่องการเงินสะสมมายาวนาน บางแห่งเลื่อนการจ่ายเงินกับร้านค้าต่าง ๆ ในพื้นที่ จนพนักงานโรงแรมนั้นไม่กล้าที่จะเดินไปจ่ายตลาด หรือติดต่อขอซื้อสินค้า วัตถุดิบที่จำเป็นต้องใช้ในโรงแรม เพราะโดนทวงหนี้ทุกครั้ง
.
ถ้าโรงแรมคุณปล่อยให้ปัญหาเรื้อรังขนาดนี้ เท่ากับ คุณกำลังพาธุรกิจเข้าสู่วิกฤตทางการเงิน
.
แล้วจะแก้ไขอย่างไร จะ บริหารโรงแรม อย่างไร?
.
เริ่มต้นจากแยกประเภทของ ค่าใช้จ่าย ในแต่ละเดือนก่อนว่ามีอะไรบ้าง
สมมติเทียบเคียงกับเงินในกระเป๋าตัวเองแต่ละเดือนว่าต้องใช้จ่ายอะไรบ้าง ด้วยความถี่อย่างไร เช่น ต้องใช้เงินซื้ออาหารรับประทานทุกวัน ต้องไปช้อปปิ้งทุกวันเสาร์ ต้องผ่อนค่ารถยนต์ทุกวันที่ 5 ต้องผ่อนบ้านทุกวันที่ 1 ของเดือน
.
โรงแรมก็เช่นกัน ธุรกิจก็มี ค่าใช้จ่าย ที่รอชำระเงิน หรือที่ต้องชำระเงินทั้งแบบทันที และมีเครดิต คือ สามารถชำระภายหลังที่ได้รับสินค้าเรียบร้อยภายในกี่วันก็แล้วแต่จะตกลงกับร้านค้า
ยกตัวอย่างเช่น
แผนกจัดซื้อจะออกไปจ่ายตลาดซื้อของสด อาหารทะเลที่ตลาดทุก ๆ 3 วัน
สั่งซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียน กระดาษใช้ในสำนักงานทุก 15 วัน หรืออาจจะเดือนละ 1 ครั้ง
ทีมช่างสั่งซื้อหลอดไฟภายในโรงแรมทุก ๆ 3 เดือน
ร้านอาหารในโรงแรมสั่งเครื่องดื่มจากยี่ปั๊ว ซาปั๊วในจังหวัดทุก ๆ อาทิตย์
จ่ายเงินเดือนพนักงานทุกวันสิ้นเดือน
จ่ายค่าไฟฟ้าทุกวันที่ 5 ของเดือน
เหล่านี้เป็นต้น
.
แล้วฝั่งรายได้ โรงแรมรับรู้รายได้ด้วยความถี่จากแต่ละตลาด หรือแต่ละช่องทางการขายอย่างไร
จองห้องพักโดยตรงกับโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ ไลน์ โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์โรงแรม จ่ายตรงกับโรงแรม เก็บล่วงหน้า 1 คืนทุกบุ๊กกิ้ง
OTA จ่ายเงินให้ทุก 30 วันขึ้นกับการส่งใบเรียกเก็บเงิน (Invoice) ไปทันรอบการจ่ายเงินของเขาหรือเปล่า
Overseas Agent/Tour Operator และ Inbound operator มีเครดิตระหว่างกัน 30 วัน
จำหน่าย Hotel Voucher ตามงานต่าง ๆ ก็ตามเทศกาลงานประจำในแต่ละปี เช่น เดือนมีนาคม เดือนตุลาคม
ร้านอาหารรับเงินสด โอน QR Payment และเครดิตการ์ดทุกวัน ปิดรอบส่งธนาคารทุกวัน
.
.
ถ้ารายรับ และ ค่าใช้จ่าย ตามตัวอย่างข้างต้น ไม่สามารถจับคู่กันได้ ไม่สามารถจัดสรรให้ลงตัวได้ คุณก็ควรบริหารจัดการรอบการจ่ายเงิน รอบการรับชำระเงินเพื่อให้มีความคล่องตัวมากขึ้นเรียกว่า บริหารโรงแรม ด้วยการจัดการความถี่ หรือจัดรอบการรับและจ่ายเงิน
.
ยกตัวอย่าง ที่พักขนาดเล็กจำนวน 38 ห้องพัก เป็นตลาด Weekday vs. Weekend มีร้านอาหาร 1 ร้านให้บริการส่วนใหญ่เฉพาะลูกค้าที่เข้าพัก เพราะการเข้าถึงโรงแรมค่อนข้างลำบากสำหรับลูกค้าภายนอก หากจะเข้ามารับประทานอาหารเพราะอยู่ค่อนข้างไกล ไม่ใช่ทางผ่าน ด้านห้องพัก ลูกค้ามักจะทำการจองห้องพักล่วงหน้าเฉลี่ย 14 วัน หรือ 2 สัปดาห์ล่วงหน้า และมักเข้าพักในช่วงคืนวันเสาร์ที่จะเต็มทุกสัปดาห์ แต่ในวันธรรมดาจะมีลูกค้าเข้าพักไม่ถึง 10 ห้อง เป็นอย่างนี้เสมอมา ส่วนลูกค้าฝั่ง Travel Agent / Overseas Tour Operator ไม่กล้าส่งลูกค้าเพราะห้องพักและสถานที่ไม่ผ่านความปลอดภัยเบื้องต้นที่โรงแรมควรจะมี ใช้พนักงานในอัตรา 2:1 คือพนักงาน 2 คนต่อลูกค้า 1 คน
.
ผู้บริหารโรงแรมมุ่งแต่การสร้างแบรนด์ ต้องทำร้านอาหารให้ดูดีเทียบเท่าโรงแรมระดับ 5 ดาว ใช้ของคุณภาพเยี่ยม เครื่องมือเครื่องใช้เทียบเท่า 5 ดาว เปิดไลน์บุฟเฟ่ต์ด้วยอาหารให้เลือกไม่ต่ำกว่า 20 รายการทุกวันแม้โรงแรมจะมีลูกค้าไม่ถึง 10 ห้อง จัดกิจกรรมร้านอาหารประจำสัปดาห์เช่น Seafood Theme Night แต่ไม่เคยสื่อสารการตลาด ประกาศในสื่อโซเชียล มักจะทำประชาสัมพันธ์ในนาทีสุดท้ายเสมอ
.
ดูกิจกรรมต่าง ๆ แล้ว คิดว่ารอบการใช้จ่ายโรงแรมนี้เป็นอย่างไร ?
.
การบริหารโรงแรม ในลักษณะนี้ ควรเริ่มจากการแก้ไขงานหลังบ้านก่อนอื่น เพื่อเพิ่มสภาพคล่องให้โรงแรม
เมื่อฝั่งรายรับถึงแม้จะมีสัดส่วนการจองตรงสูงกว่าฝั่งทราเวลเอเย่นต์ แต่ปริมาณเงินที่รับเฉลี่ยต่อบุ๊กกิ้งอยู่ในจำนวนที่น้อย และเข้ามาไม่สม่ำเสมอ เรียกว่ายอดขายไม่ได้เกิดขึ้นทุกวัน เพราะขาดการทำการตลาดแบบ B2C และ Social Media Marketing อย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นแหล่งที่มาของรายได้เพียงทางเดียวของโรงแรมจึงแน่นอนว่า ไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่ายที่รออยู่ทุกสัปดาห์ ทุก 15 วัน และทุกสิ้นเดือน (ไม่ต้องพูดถึงร้านอาหาร เรียกว่ามีลูกค้ามาใช้บริการเดือนละไม่ถึง 10 โต๊ะในแต่ละเดือน)
.
ฝั่งรายจ่าย การที่จะเจรจาปรับรอบการจ่ายเงินกับซัพพลายเออร์ในพื้นที่ได้ ก็ต้องชำระหนี้คงค้างให้เรียบร้อยก่อน ซึ่งส่วนใหญ่แล้วร้านค้ามักจะไม่ยินยอมให้เครดิตกับลูกหนี้ที่ผิดนัดขนาดนี้ ค้างจ่ายเกิน 3 เดือนหลายร้าน และแต่ละร้านก็บอกต่อ ๆ กันไปจนเป็นที่เลื่องลือในพื้นที่จังหวัด ดังนั้นเจ้าของโรงแรมจึงควรจัดสรรเงินเพื่อมาปิดยอดคงค้างเหล่านี้ให้เรียบร้อยก่อน
ในขณะเดียวกันก็ควรมาจัดรูปแบบการให้บริการภายในโรงแรมใหม่ โดยเฉพาะอาหารเช้าที่ให้บริการลูกค้า โดยกลับไปที่คอนเซ็ปต์ของโรงแรม ตัวตนที่ชัดเจน รูปแบบที่ควรส่งมอบและสร้างเอกลักษณ์และความประทับใจ ในขณะเดียวกันก็จัดการเรื่องค่าใช้จ่ายได้ดี ก็ควรกลับมาเป็น a la carte หรือเมนูสั้น ๆ ให้ลูกค้าเลือกในแต่ละวัน เปลี่ยนวิธีการสั่งของสดและวัตถุดิบใหม่ เชฟต้องดูคาดการณ์จำนวนลูกค้าในแต่ละสัปดาห์ให้ดี ต้องรับรู้ว่าจะมีอะไรเกิดขึ้น มีกรุ๊ปเข้าหรือไม่ มีจัดงานเล็กๆ Private Party/Dinner หรือไม่ในแต่ละสัปดาห์ หมุนเวียนของในสโตร์ใหม่
.
การปรับรูปแบบการให้บริการของร้านอาหาร ย่อมทำให้ต้นทุนอาหาร (Food Cost) ลดลงอย่างแน่นอน จากทะลุเพดานไปไกลถึง 45% อาจจะค่อย ๆลดลงมาเป็น 38% และ 35% ในที่สุด
.
เรื่องนี้อาจไปถึงเรื่องทีมช่างที่ควรมาช่วยตรวจระบบไฟฟ้าภายในโรงแรม และอุปกรณ์ไฟฟ้าทุกชนิด โดยเฉพาะในครัว พื้นที่ส่วนกลาง ปั๊มน้ำต่าง ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนช่วยลดค่าใช้จ่ายทีละเล็ก ทีละน้อยไปเรื่อย ๆ จนเข้าที่เข้าทาง
.
พร้อม ๆ กับทีมบัญชีค่อย ๆ จัดรอบ และเจรจากับร้านค้าใหม่
และที่สำคัญ
การตลาดปรับกลยุทธในการหาลูกค้าใหม่ เข้าถึงลูกค้าให้มากขึ้น ลูกค้าเข้าใจความแตกต่างของประสบการณ์ที่จะได้รับเมื่อเทียบกับเงินจำนวนเท่ากันกับที่ต้องจ่ายให้กับที่พักประเภทอื่น ๆ ในสถานที่ตั้งอื่น ๆ
ส่วนทราเวลเอเย่นต์ หากยังต้องการทำธุรกิจกับเขา ก็ควรปรับแก้ในประเด็นต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของลูกค้าที่เข้าพัก และถ่ายรูป ส่งรายงานให้เขารับทราบ จะได้เริ่มส่งลูกค้ากันใหม่อีกครั้ง
.
[ อ่านบทความย้อนหลัง ค่าใช้จ่ายที่โรงแรมอาจมองข้าม ได้ที่ https://thethinkwise.com/2022/07/23/explicit-implicit-cost-hotel-โรงแรมควรรู้/ ]
.
การจัดรอบค่าใช้จ่าย และรายได้ของโรงแรม เป็นสิ่งจำเป็นที่ผู้บริหารควรลงมาจัดการด้วยตนเอง
ระบบ PMS ของโรงแรมทางฝั่งบัญชีจะมีรายงาน Aging Report ซึ่งจริง ๆ เราสามารถจัดการได้ทั้งฝั่งรายได้ และฝั่งรายจ่าย เพื่อที่จะเห็นภาพรวมทั้งหมด แต่ส่วนใหญ่ยังคงดูเฉพาะเรื่องรายจ่าย ดังนั้น ควรทำความตกลงกันใหม่กับทีมการเงินและบัญชี ให้จับตาดูทั้ง Account Receivable และ Account Payable ให้ดี ให้ละเอียด
.
และปรับ Working Capital ใหม่ให้เหมาะสมกับธุรกิจ ขนาดธุรกิจ และปริมาณธุรกิจ
