ปัญหาที่พบบ่อยอีกประการของโรงแรมที่พักขนาดเล็กคือ แบ่งงบประมาณไม่เพียงพอในการเตรียมเปิด เพราะทุ่มงบไปกับการออกแบบ การก่อสร้าง มาเตรียมตัวและวางแผนการใช้จ่ายอย่างเป็นระบบและมีทิศทางกันดีกว่า
บทความนี้หยิบขึ้นมาโพสต์อีกครั้งเพราะมีหลายโครงการที่กำลังเร่งที่จะเปิดให้ทันในไตรมาสที่ 4 เรามาทบทวนกันอีกครั้งว่ามีอะไรที่ต้องทำบ้าง
โรงแรมที่พักขนาดเล็ก รวมทั้งโฮสเทลในบ้านเรามีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วตามเมืองท่องเที่ยวต่างๆ ในด้านหนึ่งก็เป็นการเพิ่มตัวเลือกให้กับลูกค้ามากขึ้น แต่ในอีกด้านหนึ่งก็เป็นการเพิ่มการแข่งขันระหว่างกันเองในธุรกิจเช่นเดียวกัน เพราะฉนั้นคุณภาพของสินค้าและบริการจึงต้องให้ความสนใจให้มากขึ้น เพื่อที่คุณจะไม่ต้องออกจากธุรกิจด้วยความรวดเร็วจนเกินไปนัก
โรงแรมที่พักขนาดเล็กที่เปิดใหม่ไม่ว่าจะเป็นโครงการที่สร้างใหม่ หรือเป็นโครงการที่นำอาคารเก่ามาปรับปรุงใหม่ ที่ใช้เวลาตั้งแต่ 4-8 เดือนในการก่อสร้างและปรับปรุงอาคาร จริง ๆ แล้วเป็นเวลาที่สั้นมาก ๆ ในการเตรียมงานก่อนเปิดในด้านต่างๆ เพราะฉนั้นควรจะวางแผนการทำงานให้ดี ๆ เรียงลำดับความจำเป็นของงาน และความเร่งด่วนของงาน
หลักๆ คือแบ่งงานออกเป็น 4 เรื่องใหญ่ๆ ได้แก่
1) งานด้านเตรียมการเปิด
งานด้านนี้ ได้แก่ การเตรียมข้าวของเครื่องใช้ อุปกรณ์ต่างๆที่ต้องใช้ในโครงการทั้งหมด ทั้งในส่วนที่ทีมงานต้องใช้ในการทำงาน และในส่วนที่ให้บริการลูกค้า ลองไล่เรียงไปแต่ละแผนกว่ามีเครื่องมือเครื่องใช้อะไรบ้างที่จำเป็นต้องใช้ คุณจะเห็นรายการต่างๆมากมาย และนี่ก็คือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นที่จะทำให้คุณพร้อมเปิดให้บริการ และเมื่อเห็นรายการสิ่งของแล้ว คุณจะรู้ทันทีว่าแบบที่คุณให้ผู้ออกแบบดำเนินการนั้นได้คำนึงถึงที่เก็บของบ้างหรือเปล่า และข้าวของเหล่านี้จะนำไปเก็บไว้ที่ไหน อย่างไร
2) งานด้านการตลาดและการขาย
นับว่าเป็นเรื่องหลักที่จะทำให้โครงการเราเป็นที่รู้จัก และสามารถสร้างรายได้ได้ตรงตามเวลาที่ต้องการ ตั้งแต่กำหนดการทำห้องตัวอย่างเพื่อใช้ถ่ายรูป ทำคลิปวิดีโอ เพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์ และทำการขาย การออกแบบเว็บไซต์ การทำระบบการจองห้องพัก การเลือกรูปที่จะใช้ลงกับออนไลน์เอเย่นต์ หรือ OTA การวางรูปแบบสื่อประเภทต่างๆทั้งออนไลน์และสื่อสิ่งพิมพ์ การสรุปราคา รูปแบบห้องพัก ราคาห้องพักแต่ละประเภท ราคาที่จะขายให้กับตลาดต่างๆ โปรโมชั่น การเขียนสคริปต์ที่จะใช้กับสื่อต่างๆ และอื่นๆอีกมากมาย
3) การสร้างทีมงาน
ตั้งแต่การรับสมัครทีมงาน จำนวนพนักงาน การแบ่งรอบเวลาในการเข้างาน เครื่องแบบ และกฎกติกามารยาทต่างๆ และที่สำคัญคือการเผื่อเวลาในการอบรมพนักงาน และทดลองซ้อมลงมือปฎิบัติงานจริงเพื่อสร้างความคุ้นเคย ความชำนาญ ก่อนการเปิดโรงแรม
4) เอกสารสำคัญทางราชการ
ได้แก่ ใบอนุญาตก่อสร้าง ใบอนุญาตเปลี่ยนแปลงการใช้อาคาร ใบอนุญาตประกอบโรงแรม (หากมีห้องพักมากกว่า 4 ห้อง) ใบอนุญาตขายเครื่องดื่มที่มีแอลกอฮอล์ และใบอนุญาตอื่นๆที่เกี่ยวข้อง การขอมิเตอร์ไฟฟ้า มิเตอร์ประปา ซึ่งในเรื่องนี้ควรเผื่อเวลาไว้มากพอสมควรในการเดินเรื่องต่างๆ
แล้วเราจะเรียงลำดับงานอย่างไร
1. ให้นับถอยหลังจากวันที่ต้องการเปิดโรงแรม โดยพิจารณาประกอบกับแผนงานการก่อสร้างและบวกลบเวลาอีกนิดหน่อยตามสภาพแวดล้อมและการประเมินในเรื่องอุปสรรครวมไปถึงสภาพอากาศต่างๆ
2. ให้เริ่มจากการกำหนดวันแล้วเสร็จของห้องตัวอย่าง
3. กำหนดระยะเวลา 2-3 เดือนก่อนวันเปิด สำหรับ
– การสั่งซื้อข้าวของเครื่องใช้ เนื่องจากของใช้บางอย่างต้องใช้เวลาในการสั่งทำ
– การวางแผนการรับสมัครงาน ซึ่งโดยเฉลี่ยจะใช้เวลาประมาณ 30-45 วันเนื่องจากผู้สมัครงานอาจต้องใช้เวลาในการบอกกล่าวที่ทำงานเดิมอย่างถูกต้อง และให้มีเวลาอบรมกันอย่างน้อยอีก 1 เดือนก่อนเปิด
– การถ่ายภาพ พัฒนารูปแบบการนำเสนองานออกสื่อต่างๆ กว่าจะแก้ไข กว่าจะลงตัว กว่าจะสรุปเรื่องสี วัสดุ คุณภาพงานประเภทต่างๆ
4. ทดลองก่อนเปิดเพื่อหาข้อบกพร่องจากการใช้งาน และเผื่อเวลาในการแก้ไข 30-45 วัน เนื่องจากงานระบบบางอย่างต้องใช้เวลาในการปรับและแก้ไขเพื่อให้ลงตัวและเหมาะสมกับการใช้งาน อย่าลืมทดลองการใช้งานแบบเต็มที่ หมายถึงเปิดใช้น้ำ ใช้ไฟทั้งโครงการเพื่อดูว่ากระแสไฟฟ้าภายในโครงการมีปัญหาติดขัดอะไรหรือไม่ การใช้น้ำมีการระบายน้ำทันหรือไม่เมื่อมีลูกค้าใช้งานพร้อมกัน น้ำไหลแรงหรือเปล่า
ส่วนงานเอกสารทางราชการ ขอให้เดินเรื่องและติดตามเรื่องอย่างสม่ำเสมอตลอดระยะเวลาการก่อสร้าง
ลองนำคำแนะนำนี้ไปวางแผนการทำงานให้เห็นภาพกว้างๆก่อน เราจะได้มีกรอบระยะเวลาในการทำงานแต่ละด้าน อย่าลืมว่างานแต่ละด้านยังมีรายละเอียดอีกมากที่ต้องลง และสรุปค่าใช้จ่ายเพื่อเตรียมเรื่องงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสดระหว่างทางให้ดีเพื่อไม่ให้ติดขัด
อย่าบอกว่า “งบเหลือไม่เท่าไหร่แล้วครับ” เพราะนั่นแปลว่าคุณใช้งบประมาณไปกระจุกตัวอยู่ที่การก่อสร้างและการตกแต่งเสียจนเกือบจะหมด ทบทวนตัวเลขใหม่ดีกว่า เพราะสิ่งที่จะทำให้โรงแรมของคุณมีชีวิตและสร้างรายได้ก็คือส่วนการเตรียมการเปิดให้บริการนี่แหละ
