Night Audit โรงแรมเล็กก็ควรทำ
Night Audit โรงแรมเล็กก็ควรทำ
ตรวจสอบโรงแรม ไม่ใช่เรื่องการตรวจสอบบัญชีประจำปีโดยบริษัทผู้ตรวจสอบ แต่วันนี้เราจะพูดถึงการตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขต่างๆของโรงแรมในแต่ละวันว่าโรงแรมที่พักขนาดเล็กควรทำ และเห็นว่า “ต้องทำ” เพื่อให้มั่นใจว่าตัวเลขที่คุณเห็นผ่านทางรายงานรายได้ต่างๆนั้นเป็นตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงและถูกต้อง
เรามาเริ่มจากการทำความเข้าใจก่อนว่า Night Auditor หรือผู้ที่มีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของรายได้และสถานะห้องพักและเงินสด ของวันนั้นเขามีหน้าที่หลักใหญ่ๆ ในการตรวจรายงานที่เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง
.
หน้าที่หลักของ Night Auditor ในการ ตรวจสอบโรงแรม มีอยู่ 4 เรื่อง
1) ตรวจยอดรายได้ห้องพัก (Room Revenue)
2) ตรวจสถานะห้อง (ขายจริง / ว่างจริง / ปิดซ่อม )
3) ตรวจเงินสด เงินโอน และยอด OTA ว่าตรงหรือไม่
4) ปิดวัน (Daily Closing) เพื่อเปิดวันใหม่อย่างถูกต้อง
.
ถ้า “ไม่มี Night Auditor” ช่วย ตรวจสอบโรงแรม จะเกิดความเสี่ยงอะไรได้บ้าง
+ ยอดเงินไม่ตรงแต่ไม่รู้ว่าเริ่มพลาดวันไหน
+ OTA หักเงินผิด / คอมมิชชั่นคลาดเคลื่อน
+ พนักงานเช้าไม่รู้สถานะห้องจริง
+ เจ้าของดูรายงานย้อนหลังแล้ว “ไม่เชื่อข้อมูลตัวเอง”
.
โดยปกติ หน้าที่ ตรวจสอบโรงแรม รีสอร์ทขนาดกลางมักจะมีตำแหน่ง Night Audit หรือ Night Manager อยู่ในโครงสร้างทีมโรงแรม เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขต่างๆที่เกิดขึ้นตามที่กล่าวข้างต้น นั่นแปลว่า ทุกสัญญาที่ทำกับคู่ค้า ไม่ว่าจะเป็นทัวร์โอเปอเรเตอร์ต่างประเทศ ทราเวลเอเยนต์ต่างประเทศ หรือในประเทศ หรือแม้แต่ OTA และราคาห้องพักที่ขายตรงผ่านช่องทางต่างๆของโรงแรมก็ควรจะมีสำเนาของสัญญาอยู่ที่หน้าฟร้อนท์และเก็บอย่างมิดชิดเพื่อให้สามารถตรวจเช็คได้อย่างถูกต้อง
ยกตัวอย่างตัวเลขรายงานราคาห้องพักที่แสดงของห้องพักแต่ละ Room Type แต่ละห้องในแต่ละวัน ถ้าทีมงานคุณไม่ตรวจสอบความถูกต้องของราคาห้องพักที่ลงบันทึก และปิดรอบไปก่อนเลย นั่นแปลว่า มีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดของรายงานรายได้ห้องพักและรายได้อื่นๆขึ้นได้ เช่น ราคาแพ็คเกจรีสอร์ทช่วง Low Season ที่มักรวมสิ่งต่างๆเข้าไปด้วยนอกเหนือจาก Free Night Offer ที่รีสอร์ททางภาคใต้มักใช้กัน แปลว่าราคาห้องพักเฉลี่ยที่ควรบันทึกในแต่ละวันควรเป็นเท่าไหร่ มี Rate Code บันทึกในระบบหรือไม่อย่างไร และมีการผูกบัญชีวิ่งไปที่ A/R Account ของทัวร์โอเปอเรเตอร์นั้นๆหรือเปล่าเพื่อจะได้ส่งใบเรียกเก็บเงินเมื่อลูกค้าเช็คเอ้าท์แล้วถูกต้อง เป็นต้น
ดังนั้น ทีมงานที่เข้ากะดึกและทำหน้าที่ตำแหน่ง Night Auditor จึงเป็นหน้าที่ๆมีความรับผิดชอบในการตรวจสอบทุกรายการทุกห้องพักว่าถูกต้องหรือเปล่า
.
คราวนี้กลับมาที่โรงแรมที่พักขนาดเล็กที่จำนวนห้องไม่มาก การที่จะว่าจ้างพนักงานเพื่อทำตำแหน่ง Night Auditor โดยตรงคงเป็นการใช้งบประมาณไม่ตอบโจทย์มากนัก แต่ไม่ได้แปลว่า…
โรงแรมเล็ก ไม่ต้องทำ audit รอบดึก แต่ควรออกแบบการทำงาน ปรับขั้นตอนการทำงานให้อยู่ภายใต้หลักการการ “ตรวจสอบโรงแรม” อย่างมีประสิทธิภาพ
ทางเลือกที่โรงแรมขนาดเล็ก บูติกโฮเต็ลสามารถทำ Night Audit แบบย่อได้ เช่น
ทางเลือกที่ 1 : Front Office กะเย็นทำ (19.00-21.00 น.) สำหรับโรงแรมต่ำกว่า 15 ห้อง
สิ่งที่ควรทำก่อนปิดเคาน์เตอร์ / ปิดรอบ
- เช็คว่า Check-in/Check-out ครบหรือเปล่า
- ปิดยอดขายห้องพักของวัน **เช็คความถูกต้องของราคาห้องพักแต่ละห้อง**
- สรุปเงินสด ยอดเงินโอน และยอด OTA
- บันทึกใน Google Sheet/PMS
ทางเลือกที่ 2 : เจ้าของทำเองตอนเช้า (เหมาะกับโรงแรมที่เจ้าของยังดูเอง(ทุกสิ่ง))
อาจตรวจย้อนหลัง 1 วัน หากติดภารกิจอื่นๆ โดยให้ทำการตรวจรายการต่อไปนี้
- เทียบรายงาน OTA กับยอดจริงที่เกิดขึ้น
- เช็คเงินเข้าบัญชี
- ดูสถานะห้องพักจากเมื่อคืนก่อน
- เซ็นต์รับรอง Daily Report
ทางเลือกที่ 3 : แบบ Hybrid หรือแบบผสมผสานภายใต้หลักคิด “คนทำ ไม่ใช่ คนตรวจ”
- พนักงานกะเย็น “บันทึก”
- เจ้าของหรือ Supervisor ตรวจซ้ำตอนเช้า
.
.
Night Audit Checklist สำหรับโรงแรมเล็ก
- รายได้ห้องพัก (Room Revenue)
- ขายได้กี่ห้อง
- ราคาเฉลี่ยต่อคืน (ADR)
- มี Complimentary/House Use หรือเปล่า
- OTA
- จำนวนห้องที่ขายแต่ละ OTA แยกแต่ละรายให้ชัดเจน
- ราคาตรงกับที่ตั้งไว้หรือเปล่า
- มี No-show หรือ Late Cancellation หรือไม่
- เงินสด และการชำระเงิน
- เงินสดหน้าฟร้อนท์
- ยอดโอน/QR/บัตรเครดิต
- ต้อง “รวมกัน” จึงเท่ากับ “ยอดขาย”
- สถานะห้องพัก
- Occupied/Vacant/Dirty/Out of Order
- ต้องตรงกับ Housekeeping
- Closing Day ปิดวัน
- บันทึกเป็น “รายได้ของวัน”
- ห้ามนำยอดวันนี้ (Today) ไปปนพรุ่งนี้
.
ประโยชน์ที่เจ้าของจะเห็นทันทีหากทำการ ตรวจสอบโรงแรม อย่างสม่ำเสมอ
- รู้รายได้จริง “ทุกเช้า”
- เงินไม่รั่วโดยไม่รู้ตัว
- ตัดสินใจเรื่องราคาและโปรโมชั่นได้แม่นยำขึ้น
- ทีมทำงานเป็นระบบ ไม่พึ่งพาคนใดคนหนึ่ง
.
สรุปสุดท้าย ตรวจสอบโรงแรม
ไม่มี Night Auditor ไม่ใช่ ไม่ต้องทำ Night Audit
โรงแรมเล็กต้อง “ย่อขั้นตอน” ไม่ใช่ “ตัดขั้นตอน”
.
อย่าอ่านแต่รายงานตัวเลขโดยไม่ตรวจสอบให้มั่นใจว่าตัวเลขกับความจริงตรงกันหรือไม่
ยิ่งโรงแรมที่พักเปิดใหม่ มีแต่ลูกค้าอยากไปพัก รายได้เข้ามาทุกช่องทางมากมาย อย่าเลือกดูแต่ตัวเลขบรรทัดสุดท้ายโดยไม่รู้ที่มาที่ไปของตัวเลขต่างๆที่เกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณ
ยิ่งขายเร็ว ยิ่งขายหลายช่องทาง ยิ่งต้องมั่นใจว่าตัวเลขที่ขายถูกต้อง โดยเฉพาะยอด OTA ที่ต้องมีการหักค่าคอมมิชชั่นต่างๆ
.
อ่านบทความย้อนหลัง ค้นหาด้วยคำที่คุณต้องการได้ที่ https://thethinkwise.com
อ่านคู่มือการทำโรงแรม Hotel Handbook ไปที่ https://thethinkwisehotelconsulting.com/howtohotel
อ่านบทความ ขายห้องพักโรงแรมควรบริหารจัดการอย่างไร ได้ที่ https://thethinkwise.com/2024/06/06/ขายห้องพักโรงแรม-roominventory-management/
