OKR กับ โรงแรม – จะนำไปปรับใช้อย่างไร ?

OKR ได้รับความนิยมมากขึ้นหลังจากที่ John Doerr นำแนวคิดนี้มาใช้กับ Google ในปี 1999 และได้เขียนหนังสือ Measure what Matters ออกมาในปี 2017 แต่ผู้ที่เป็นคนเริ่มแนวคิด OKR คือ Andy Groove ที่ใช้แนวคิดนี้กับ Intel มาก่อนหน้านั้นกว่า 40 ปีเรียกได้ว่า มีมานานมากแล้ว แต่มาได้รับความนิยมหลังหนังสือตีพิมพ์ และมีคนนำมาถ่ายทอดกันมากขึ้น

OKR คืออะไร ?

OKR = Objectives and Key Resultแปลตรงตัวเลยก็คือ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และตัวชี้วัดหลักของผลที่ได้รับ หรือในความหมายรวมก็คือ การร่วมกันลงมือในการวางกรอบการตั้งเป้าหมาย (a collaborative goal-setting framework) ของบริษัท ทีมงาน และพนักงานแต่ละคนด้วยความมุ่งมั่นและมีตัวชี้วัดที่ชัดเจน (Measurable Results)

ถ้าเราลองนึกย้อนหลังไปในช่วงใกล้ ๆ สิ้นปี ทุกบริษัทจะมีการตั้งเป้าหมายในการทำงานในปีต่อไปพร้อมกับขออนุมัติงบประมาณที่คาดการ์ณว่าจะต้องใช้เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งแต่การตั้งเป้าหมายรวมทั้งงบประมาณทั้งหลายมักมาจากผู้บริหาร หรือเจ้าของกิจการ และส่งต่อลงมายังแต่ละทีม หัวหน้าทีมไปปฎิบัติ สำหรับพนักงานระดับต้น หรือบางแห่งถึงระดับกลาง จะไม่ได้มีส่วนร่วมในกระบวนการเหล่านี้ จะเป็นแค่การทำตามสั่งเท่านั้น แต่ก็จะมีตัวชี้วัดอื่นๆ เช่น KPI – Key Performance Index ที่ HR team ทำร่วมกับทีมบริหารอื่น ๆ ตั้งเกณฑ์ขึ้นมาเพื่อประเมินผลประจำปี

แต่ OKR จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย และสร้างตัวชี้วัดของตัวเองว่าจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของแต่ละคน เป้าหมายของทีม และของบริษัท รวมทั้งสามารถติดตามความคืบหน้าในแต่ละช่วงเวลาว่าคืบหน้าไปอย่างไรเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ทำให้พนักงานทุกคนมีโฟกัส และจัดลำดับความสำคัญของงาน ลดการทำงานที่ไม่จำเป็น หรือการทำกิจกรรมอื่นที่ทำให้ตัวเองออกห่างไปจากเป้าหมาย และสุดท้ายคือสะท้อนการทำงานที่โปร่งใสมากขึ้น

แล้วโรงแรมจะนำมาใช้ได้อย่างไร ?

เช่นเดียวกันกับธุรกิจอื่น ๆ ทุกปีก่อนจบเดือนพฤศจิกายน งบประมาณในการดำเนินงาน หรือ Operating Budget ของโรงแรมต้องคลอดเรียบร้อย ซึ่งถ้าเราต้องการให้ทุกสมาชิกในทีมมีส่วนร่วม สิ่งที่ควรเริ่มทำคือ

1) นำงบประมาณที่ได้รับอนุมัติมาชี้แจงให้ทุกคนในโรงแรมรับทราบด้วยการนำเสนอแบบง่าย ๆ ที่ไม่ว่าจะเป็น ranked & file หรือ Manager ก็เข้าใจความหมายเดียวกัน

2) ให้แต่ละคนไปตั้งเป้าหมายและตัวชี้วัดของตนเองว่า ถ้าเราต้องเดินไปตามเป้าหมายนี้ คุณจะต้องทำอะไรบ้างเพื่อช่วยผลักดันให้โรงแรมขับเคลื่อนไปในทิศทางที่เข้าใกล้เป้าหมายในแต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน แต่ละไตรมาสข้อสำคัญ เป้าหมายไม่ต้องตั้งหลายข้อ 3-4 ข้อก็เพียงพอ

3) การติดตามความคืบหน้า Progress vs. Plan อย่างต่อเนื่องเป็นระยะอย่างสม่ำเสมอยกตัวอย่างเช่น ตั้งเป้าหมายจะมีอัตราการเข้าพักขั้นต่ำ 50% ภายในไตรมาสแรกของปี 2565 แต่ละทีมก็ไปตั้งเป้าหมาย และตัวชี้วัดมา – ทีมการตลาดและการขาย อาจตั้งเป้าหมายในเรื่องการหาคู่ค้าธุรกิจเพิ่มเติมให้ได้ 10 ราย ในแต่ละเดือนก็มาลงบันทึกตัวเลขว่าได้ความคืบหน้าเป็นอย่างไร เช่นเดือนแรกอาจหาได้ 3 ราย เดือนต่อไปหาได้เท่าไหร่- ทีมแม่บ้าน อาจตั้งเป้าหมายลดการใช้น้ำยาทำความสะอาดที่เป็นภัยต่อสิ่งแวดล้อมอย่างน้อย 40% ก็ต้องมีตัวชี้วัดว่าถ้าที่ผ่านมาภายใต้อัตราการเข้าพักเฉลี่ยที่ 70% ต่อปี มีค่าใช้จ่ายในการซื้อน้ำยาทำความสะอาดเท่าไหร่ และเมื่อโรงแรมปรับเป้าหมายเหลือ 50% ปริมาณน้ำยาที่ควรใช้ควรเป็นเท่าไหร่ และจะค่อย ๆ เปลี่ยนเป็นน้ำยาที่ไม่เป็นพิษต่อสิ่งแวดล้อมปีละกี่เปอร์เซ็นต์- ทีมร้านอาหาร อาจจะตั้งเป้าหมายลดจำนวนแก้วที่แตก ชำรุดเพื่อจะได้ลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อใหม่เดือนละ 2 โหล ก็ทำได้เช่นกันตัวอย่างเหล่านี้ จะสะท้อนแผนการทำงาน เพราะการลดค่าใช้จ่าย ก็เป็นการช่วยโรงแรมประหยัดในภาวะที่โรงแรมยังไม่สามารถเพิ่มอัตราการเข้าพักได้ตามปกติเหมือนก่อนโควิด-19

แนวทางในการปรับใช้ไม่ได้ยาก ไม่ต้องกังวลเรื่องแบบฟอร์มที่จะต้องใช้ว่าจะต้องเป็นแบบนั้นแบบนี้ หรือต้องใช้ application แบบนั้นแบบนี้ถึงจะถูกต้อง แต่คุณควรประเมินศักยภาพของทีมงานของโรงแรมคุณ และออกแบบวิธีการถ่ายทอดที่ทุกคนอยากมีส่วนร่วมในการผลักดันโรงแรมให้เดินหน้าต่อไปได้