โรงแรมกับการสร้างฉากทัศน์

โรงแรมกับการสร้างฉากทัศน์

ฉากทัศน์ การทำธุรกิจโรงแรมประจำแต่ละปีเป็นเรื่องที่ควรดำเนินการให้ชัดเจนเพื่อที่จะได้ประเมินความเป็นไปได้ และความน่าจะเป็นในแต่ละช่วงเวลาที่เกิดขึ้น และพร้อมรับมือกับสถานการณ์ต่างๆอย่างเป็นระบบ มีโรงแรมรีสอร์ทไหนบ้างที่เริ่มต้นปีกับแผนการทำงานที่ได้รับอนุมัติไปเรียบร้อยแล้วเมื่อช่วงปลายปีที่ผ่านมา หรือโรงแรมไหน ไม่มีแผนงบประมาณที่จะใช้ในปีนี้บ้าง ?

ฉากทัศน์ คืออะไร ?

ฉากทัศน์ แปลมาจากคำว่า Scenario ในภาษาอังกฤษ ที่หมายถึง สถานการณ์ภายใต้บริบทหรือปัจจัยต่างๆที่กำหนด

แล้วการทำ Scenario Analysis คืออะไร

คำนิยามที่เรียบง่ายและชัดเจน คือ การประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้นเมื่อสถานการณ์ต่างๆเปลี่ยนแปลงไป ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบต่อธุรกิจในด้านรายได้ หรือภาพรวมในการลงทุนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยต่างๆ

ทำไมโรงแรมจึงควรสร้างฉากทัศน์ในการประเมินธุรกิจ

เพื่อการเตรียมพร้อมรับมือในสถานการณ์ต่างๆอย่างรอบคอบ เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ เพราะหากไม่มีการกำหนดฉากทัศน์ที่มีปัจจัยแตกต่างกัน เราก็อาจจะมองธุรกิจในแบบเดียว ภายใต้สถานการณ์เดียวโดยไม่วางแผนเพื่อรับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นต่อไปในอนาคต

กรณีนี้ควรอธิบายให้ชัดเจนเพิ่มเติม กล่าวคือ การตั้งเป้าหมายทางธุรกิจประจำปี การอนุมัติงบประมาณเพื่อใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดเป็นเรื่องที่ธุรกิจควรตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน แต่การทำการวิเคราะห์ฉากทัศน์ในกรณีต่างๆ เป็นเรื่องการวางแผนรับมือหากสถานการณ์ไม่เป็นไปตามสิ่งที่ตั้งเป้าหมายไว้

คำถามคือ แล้วโรงแรมรีสอร์ทของคุณตั้งฉากทัศน์ในการดำเนินธุรกิจในปีนี้อย่างไร

เรื่องนี้ขอแบ่งโรงแรมที่พักของเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่

1. กลุ่มที่มีการทำงบประมาณประจำปีอย่างเป็นระบบ มีทีมในการจัดทำรายงานอย่างชัดเจน

สำหรับโรงแรมรีสอร์ทที่มีทีมการตลาดการขาย หรือผู้จัดการทั่วไป (ที่เป็นผู้จัดการทั่วไปจริงๆ มีความสามารถในการจัดทำงบประมาณประจำปีจริง และวิเคราะห์ตัวเลขต่างๆได้จริง) ที่จัดทำรายงานวิเคราะห์ต่างๆประกอบการทำงบประมาณประจำปีนั้น ก่อนที่ตัวเลขจะออกมาจะมีการประเมินสถานการณ์ต่างๆอย่างรอบคอบแล้ว จึงได้นำเสนอตัวเลขต่างๆเพื่อขออนุมัติ และใช้เป็นแนวทางในการกำกับการดำเนินงานในช่วงเวลาต่างๆ

2. กลุ่มที่ “ไม่มี” หรือ “ไม่เคย” จัดทำงบประมาณในการดำเนินธุรกิจ

กลุ่มนี้จะบริหารธุรกิจในลักษณะแบบมีอะไรเข้ามา ก็อนุมัติออกไป ใครจะเบิกจ่ายอะไร ผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติก็อาจจะทักท้วงบ้าง หรือไม่อนุมัติบ้างตามสถานการณ์ในแต่ละช่วงเวลา ดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน แต่ละไตรมาส แต่ละปี จะไม่มีกรอบกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร แต่จะอาศัยความรู้สึกกับสิ่งที่เคยเกิดขึ้นในอดีตมาเป็นตัวประกอบการตัดสินใจอนุมัติ หรือไม่อนุมัติในเรื่องต่างๆ

เรียกว่า “ทำธุรกิจด้วยความเสี่ยง”

แนวทางในการกำหนด ฉากทัศน์ สำหรับธุรกิจโรงแรม

เราลองตั้งคำถามง่ายๆ เริ่มจากคุณคิดว่ามีปัจจัยที่ผลกระทบต่อผลประกอบการของโรงแรมรีสอร์ทที่จะเกิดขึ้นบ้าง ?

เช่น ค่าไฟฟ้าต่อหน่วยเพิ่มขึ้น ค่าแรงขั้นต่ำเพิ่มขึ้น ราคาของสด ผักสดปรับเพิ่มขึ้นอย่างมาก การขาดแคลนน้ำในพื้นที่ทำให้ต้องเสียค่าสั่งซื้อน้ำเพื่อนำมาใช้ให้เพียงพอกับจำนวนลูกค้าที่เข้าพักในแต่ละเดือน เป็นต้น

สำหรับธุรกิจโรงแรม อาจลองปรับเปลี่ยนตัวเลขแบบง่าย ๆ ในตัวชี้วัดต่างๆต่อไปนี้ แล้วลองประเมินดูว่าภายใต้ทรัพยากรต่างๆที่มีอยู่จะสามารถปรับเปลี่ยน ปรับแก้ไข และเตรียมแผนรองรับได้อย่างไร

ฝั่งการสร้างรายได้

1. Occupancy Rate
2. Average Room Rate / Average Daily Rate
3. Length of stay

ฝั่งค่าใช้จ่ายต่างๆ

1. ต้นทุนค่าอาหารและเครื่องดื่ม
2. ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำมัน
3. ค่าโฆษณาและการทำแคมเปญการตลาดบนโลกออนไลน์

จากนั้นกำหนดค่าตัวแปรต่างๆข้างต้น เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง ในแต่ละฉากทัศน์ โดยอาจสร้างฉากทัศน์ขึ้นมา 3 ฉากทัศน์ ได้แก่

1. Base Case หมายถึง การคาดการณ์สถานการณ์ที่เป็นไปตามปกติ ไม่มีผลกระทบของปัจจัยทางเศรษฐกิจต่างๆ
2. Most Likely Case หมายถึง การคาดการณ์สถานการณ์ที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด ภายใต้ปัจจัยต่างๆข้างต้นที่ยอมรับได้
3. Worst Case หมายถึง การคาดการณ์สถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด เช่น กรณีโรคระบาด น้ำท่วมในพื้นที่หนักต้องใช้เวลาในการฟื้นฟูในจังหวัดหลายเดือน

ตัวอย่างการสร้างฉากทัศน์ในสถานการณ์ต่างๆ

โรงแรม 26 ห้อง อัตราการเข้าพัก (Occupancy Rate) เฉลี่ยทั้งปี 70% ราคาห้องพักเฉลี่ย 5,800 บาทต่อห้องต่อคืน มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเฉลี่ยคิดเป็น 38% ของรายได้รวม

Scenario ฉากทัศน์	Occupancy Rate	ADR	Total Revenue	Operating Expense	Net Revenue
Base Case	70%	5,800	38,353,000	14,574,140	23,778,860
Most Likely Case	75%	6,200	43,971,000	15,829,560	28,141,440
Worst Case	60%	5,500	31,284,000	13,139,280	18,144,720

จากตารางข้างบน ปัจจัยที่จะทำให้ตัวเลขเพิ่มขึ้น หรือ ลดลง ขึ้นอยู่กับนโยบายการตลาดและการจัดสรรงบประมาณของแต่ละโรงแรมว่าเป็นอย่างไร บางโรงแรมอาจมองฉากทัศน์ในกรณี Most Likely Case ด้วยตัวเลขสูงหรือต่ำกว่า Base Case เพราะเหตุปัจจัยที่กำหนด

จากตัวเลขในตารางทีมผู้บริหาร(ตัวจริง) และทีมบัญชีการเงินไปจนถึงทีมการตลาดและการขายจะสามารถมองเห็นภาพในสถานการณ์ต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้น หรืออาจจะไม่เกิดขึ้น แต่จะสามารถวางแผนรับมือในสถานการณ์ต่างๆได้โดยเฉพาะเรื่องการบริหารจัดการเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป

นอกจากจะเห็นตัวเลขในสถานการณ์ต่างๆแล้ว หากทีมบัญชีการเงินมีตัวเลขค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost) และค่าใช้จ่ายแปรผัน (Variable Cost) คุณก็ยังจะสามารถคำนวณหาอัตราการเข้าพักที่จะทำให้ธุรกิจโรงแรมของคุณอยู่ที่จุดคุ้มทุน (Break-even Occupancy)

ลองมาดูสูตรการคำนวณกัน

Break-even Occupancy =Fixed Cost / (ADR x 365 days x No. of Rooms) – (Variable Cost x ADR x 365 days x No. of Rooms)

ตัวอย่างการคำนวณ หากค่าใช้จ่ายคงที่ของโรงแรมคุณอยู่ที่ปีละ 12.0 ล้านบาท และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานตามโจทย์คือ 38%

Break-even Occupancy = 12,000,000 / (5,800 x 365 x 26) – (38% x 5,800 x 365 x 26) = 35%

ทดลองทำตัวเลขใน case ที่เหลืออีก 2 case ได้เลย

.

.

การตระหนักถึงตัวเลขจุดคุ้มทุนของธุรกิจจะทำให้คุณ ไม่ว่าจะอยู่ในฐานะเจ้าของโรงแรม หรือผู้บริหาร ก็จะรู้จังหวะในการกระตุ้นทีม การวางทิศทางในการดำเนินธุรกิจ และการให้กำลังใจทีมเป็นระยะ

แน่นอนว่าการทำธุรกิจไม่ใช่ “การทำแค่ให้พอจุดคุ้มทุน” แต่ควรตั้งเป้าหมายในการทำธุรกิจอย่างชัดเจนว่าจะเติบโตแบบมั่นคง แข็งแรง และมีทิศทางที่ไปสู่เป้าหมายที่วางไว้

.

ตัวอย่างโรงแรมที่พักที่เป็นการบริหารธุรกิจในแบบครอบครัวยิ่งควรให้กำลังใจกันให้มากๆ ช่วยการออกแบบวางแผนการทำงานที่เหมาะสมกับกำลังของครอบครัว และรู้ศักยภาพของสมาชิกในครอบครัวแต่ละคน แล้วเลือกผลักดันไปในทิศทางที่เกื้อกูลกัน ไม่ใช่ต่างคนต่างทำไปคนละทิศคนละทางจนส่งผลกระทบต่อธุรกิจที่ตั้งใจร่วมกันทำ

การช่วยกันวางแผนในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายของธุรกิจ เป้าหมายของครอบครัว และเป้าหมายของแต่ละคน ทุกเป้าหมายมีความสำคัญ ควรจัดสรรเวลาและทรัพยากรที่มีให้เหมาะสม และร่วมกันวางมาตรการป้องกันความเสี่ยงในด้านต่างๆให้ดี ๆ

ขอให้ทุกท่านประสบผลสำเร็จตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ในปี 2568 และปีต่อๆไป

เดินต่อไปอย่างมั่นคงแบบมีทิศทางในแบบ “รู้ให้จริง ทำให้เป็น”

.

อยากลงทุนทำโรงแรมเล็ก ควรรู้เรื่องอะไรบ้าง อ่านได้ที่ https://thethinkwise.com/2024/04/04/ลงทุนโรงแรมเล็ก-small-hotels-investment/

อยากติดตามเทคนิคการบริหารจัดการโรงแรมด้วยตนเอง ติดตาม thethinkwise ได้ที่ https://linktr.ee/thethinkwise