โรงแรมที่พักขนาดเล็ก เลือกระบบใช้งานอย่างไร
เลือกระบบ บริหารจัดการโรงแรมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเป็นปัญหาที่พบบ่อยอีกหนึ่งข้อที่ควรมาตั้งหลักพิจารณาถึงหลักการและเหตุผลให้ถี่ถ้วน
เลือกระบบ สำหรับโรงแรมเริ่มต้นจากการเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของคุณก่อน ในฐานะเจ้าของธุรกิจ ในฐานะผู้บริหาร ในฐานะผู้ใช้งานหลัก ในฐานะผู้ใช้งานร่วม เพราะแต่ละหน้าที่ความรับผิดชอบมีความต้องการที่แตกต่างกัน ดังนั้นการลงนั่งเขียนแยกประเด็นถึงความต้องการและความจำเป็นที่ธุรกิจโรงแรมของคุณต้องการระบบต่างๆเพื่อมาช่วยในการบริหารงานให้มีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมไปถึงสามารถช่วยเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบได้ดีขึ้นและจะช่วยให้คุณสามารถทำการตลาดและทำกิจกรรมการขายสร้างโปรโมชั่นได้เหมาะสมมากขึ้น (หรือเปล่า?)
เรื่องนี้ขอแยกออกเป็น 2 ส่วนเพื่อความชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นดังนี้
- ระบบบริหารจัดการ (Property Management System) โดยเน้นเฉพาะการให้บริการส่วนหน้า หรือ Front Module ซึ่งเพียงพอสำหรับการจัดการธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ได้แก่ การจัดการห้องพัก การบันทึกการใช้ห้องพัก การจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าพัก การบันทึกการจองห้องพักจากช่องทางการขายต่างๆแยกเป็นหมวดหมู่ชัดเจน การสรุปรายงานในรูปแบบต่างๆที่จะทำให้เห็นอัตราการเข้าพักและราคาห้องพักเฉลี่ยในช่วงเวลาต่างๆ รวมไปถึงตัวเลขชี้วัด ตัวเลขสถิติอื่นๆที่จำเป็นอย่างเช่น จำนวนคืนเข้าพัก (Room Night Production) ที่แยกตามกลุ่มตลาดที่คุณสามารถกำหนดเองได้ เป็นต้น
- ระบบการจองห้องพัก (Booking Engine) เพื่อเพิ่มยอดการจองตรงที่อำนวยความสะดวกในการจองห้องพัก มีความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และมีความปลอดภัยในขั้นตอนการชำระเงิน ทำให้ลูกค้าสามารถเช็คห้องว่างได้แบบ Real Time ตรงกับจำนวนห้องพักจริงที่เปิดขาย อีกทั้งคุณยังสามารถเปิดหรือปิดการขายห้องพักในช่วงเวลาต่างๆ กำหนดราคาห้องพักแยกตามประเภทห้องพัก ตามช่วงเวลาต่างๆ รวมถึงการกำหนดเงื่อนไขการเข้าพัก จำนวนคืนขั้นต่ำต่อการเข้าพัก เป็นต้น
จาก 2 ประเด็นข้างต้นเชื่อว่าตอนนี้คุณสามารถมองเห็นภาพความต้องการของธุรกิจโรงแรมของคุณได้ชัดเจนขึ้น ไม่ไปเลือกระบบตามโรงแรมที่พักขนาดใหญ่ที่อาจจะเกินความจำเป็นที่คุณต้องการใช้ ยกเว้นคุณมีแผนที่จะขยายธุรกิจเพื่อรองรับการใช้งานในอนาคต
5 ข้อที่ควรพิจารณา มีดังนี้
- รู้จักโรงแรมตนเองอย่างแท้จริง เข้าใจความต้องการ ความจำเป็น และวิธีการใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ใช้งานง่าย ทั้งฝั่งพนักงาน และฝั่งลูกค้า
- ราคาสมเหตุสมผล โดยพิจารณาค่าบริการว่าเป็นประเภทไหน รายเดือน ราย 3 เดือน รายปี คิดตามจำนวนห้องพักต่อเดือน เปรียบเทียบกับฟังก์ชั่นการใช้งานที่มีให้ในแต่ละแพ็คเกจ
- การเชื่อมต่อกับโลกภายนอก ไม่ว่าจะเป็น OTA หรือ POS ภายในโรงแรม ข้อนี้เป็นสิ่งจำเป็นเพราะจะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานได้ ลดการผิดพลาดของการคีย์ข้อมูล
- มีทีมสนับสนุนที่พร้อมให้บริการอย่างเต็มที่และเต็มใจให้บริการ หากผู้ให้บริการจะคิดค่าบริการเพิ่มเติมก็ต้องให้มั่นใจว่าให้บริการหลังการขายอย่างเต็มที่ รวมทั้งการให้การอบรมการใช้งานกับพนักงานได้อย่างเต็มที่ ทั้งอบรมจริงหน้างาน และทบทวนบทเรียนผ่านระบบออนไลน์
[อ่านบทความย้อนหลัง โรงแรมควรรู้ เลือกใช้เทคโนโลยีให้เป็น ได้ที่ https://thethinkwise.com/2022/06/25/how-to-choose-technology-for-hotels-เทคโนโลยี/ ]
สำหรับระบบจองห้องพัก (Booking Engine) นั้น มีคำแนะนำเพิ่มเติมที่ง่ายๆ และทุกคนสามารถทำได้ นั่นคือ การสมมติตนเองเป็นลูกค้า หรือให้นึกถึงเวลาที่คุณกำลังเข้าไปที่เว็บไซต์โรงแรมใดโรงแรมหนึ่งและกำลังกดปุ่ม “BOOK NOW” เพื่อต้องการที่จะจองห้องพักโดยตรง พร้อมกับความหวัง(เล็กๆ)ทั้งในเรื่องเงื่อนไขการจอง ราคาห้องพักที่พิเศษ สิ่งที่ได้เพิ่มเติม (Benefits & Offers) ที่โรงแรมจะจัดให้ ไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการชำระเงิน และได้รับเอกสารยืนยันการจองห้องพักจากโรงแรม —- ขั้นตอนทั้งหมดนี้ คุณประทับใจ และไม่ประทับใจตรงจุดไหนบ้าง ให้ทดลองเปลี่ยนไปตามโรงแรมต่างๆที่อาจจะมีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่ใกล้เคียงกับโรงแรมของคุณ หรือโรงแรมที่มีราคาห้องพักที่ใกล้เคียงกับคุณว่าเขาใช้ระบบอะไร หรือหากเขาไม่มีระบบ การจองผ่าน Line หรือ Facebook Messenger มีการออกแบบการสื่อสารอย่างไร สะดวกรวดเร็วในการตอบกลับ การตอบคำถามอย่างไร
.
จากนั้นนำประเด็นต่างๆเหล่านั้นมาประเมิน และลองเลือกมาสัก 2-3 ระบบที่คุณชอบ ประเมินข้อดีข้อเสีย และประเด็น 5 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น แล้วสุดท้ายให้คะแนนภาพรวม ก่อนที่จะตกลงตัดสินใจเลือกใช้บริการ
เลือกระบบ โรงแรม อย่าเลือกตามกระแส หรือเลือกตามเพื่อนร่วมธุรกิจโรงแรมอื่นๆ กลับมาพิจารณาที่ตัวธุรกิจของคุณเอง
ที่พักดูดีมีสไตล์ แต่พอลูกค้าจะเข้าไปจองห้องพักโดยตรงกับคุณ กลับไม่ประทับกับหน้าตาเว็บไซต์ ไม่พอใจกับวิธีการสื่อสาร การให้ข้อมูลของพนักงาน ขั้นตอนการจองจนถึงการได้รับเอกสารยืนยันการจองห้องพัก
[อ่านบทความรีวิวระบบจองห้องพัก https://thethinkwise.com/2020/04/14/hotel-booking-engine-how-to-choose/ ]
ไม่พลาดคำแนะนำดีๆในการบริหารจัดการโรงแรมที่พักด้วยตัวคุณเอง กดติดตามได้จากช่องทางต่างๆ ที่ https://linktr.ee/thethinkwise
